5 dicas para uma boa gestão do banco de dados de clientes

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O banco de dados de clientes garante maior eficiência nos processos internos, orienta as estratégias de comunicação e marketing, permite a criação de e-mails e mensagens personalizadas, melhora o atendimento e o serviço do SAC, oferece subsídios para o setor comercial alavancar vendas, aproxima o relacionamento com o consumidor e aumenta os rendimentos corporativos.

Todo bom empresário reconhece a importância da base de dados e sabe que ela é uma das chaves para o sucesso do negócio. Afinal, quanto mais informações um empreendimento tiver sobre o seu consumidor, mais ajustada será a sua estratégia de marketing e vendas – tanto para fidelização de clientes atuais como para prospectar clientes potenciais.

Quais informações devem contar no banco de dados?

Informações que costumam preencher os bancos de dados incluem nome do contato, CPF ou CNPJ, telefone para contato, e-mail, data de aniversário, assuntos de interesse (para mailing), profissão, nome da empresa, endereço físico, entre outros.

Dependendo do ramo de atuação ou da capacidade do sistema para cruzar informações, o banco de dados ainda pode comportar informações sobre o prazo dos contratos, a demanda média de compra do cliente, o seu perfil de consumo, a dores e necessidades do consumidor, etc.

Como o universo das informações é infinito, a primeira dica é definir quais informações são relevantes para a sua empresa captar, seja ao criar um banco de dados ou ao reestruturar um sistema existente já em funcionamento. Essa decisão parte diretamente dos objetivos corporativos.

Se for para o mailing de parabéns é fundamental conhecer a data de aniversário. Já o envio de cartas, convites e correspondências demandam endereço físico. Histórico de negociações e vendas é útil para a equipe comercial e vencimento de débitos de inadimplentes auxilia o setor jurídico e de cobranças.

Se a empresa conta com vários departamentos, é recomendável unificar a base de dados em um único arquivo ao qual todos (comercial, SAC, jurídico, RH, marketing, etc) terão acesso.

Dicas para gerir uma base de dados de clientes

Talvez tão importante quanto conter as informações corretas seja a atualização em massa do banco de dados existente. Uma base desatualizada dificulta a localização de clientes ou devedores, por exemplo, o que reduz a geração de negócios. Também as informações inseridas fora do padrão atrapalham o uso do sistema e podem comprometer novas oportunidades. A segunda dica, portanto, é investir em serviços de higienização da base de dados.

E quando a empresa não pode contar com todas as informações necessárias sobre seus clientes, pois dispõe somente de um CPF ou de um telefone para contato? Nesses casos, a terceira dica é buscar serviços de enriquecimento da base de dados cadastrais, seja de clientes, prospects ou de inadimplentes.

Mas mesmo com bases cadastrais satisfatórias, as empresas estão constantemente mudando seus objetivos corporativos, e para que o banco de dados de clientes continue atendendo as suas necessidades recomenda-se como quarta dica estabelecer metas mensuráveis e com prazos temporais.

Vamos colocar como exemplo a seguinte meta: ampliar a lista de envio de newsletter em 20% até o final do semestre. A partir disso, o departamento responsável pelo engajamento de clientes deve planejar estratégias para atingir tal objetivo, como lançar promoções e realizar sorteios nas redes sociais ou disponibilizar um e-book gratuitamente em troca do cadastro do consumidor.

Com tanto trabalho para desenvolver um bom banco de dados, ele não pode ficar vulnerável, não é mesmo? Por isso, a quinta e última dica é garantir a segurança das informações ali contidas. É muito importante contar com um sistema de armazenamento para evitar que falhas técnicas ou vírus comprometam toda a base de dados. Além disso, as informações devem ser protegidas do acesso de pessoas externas à empresa, como a concorrência ou hackers.