Carta de cobrança – O que é e como funciona?

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Nos dias de hoje, lidar com a inadimplência tem sido um dos maiores desafios das empresas e dos gestores financeiros. Por se tratar de um assunto extremamente delicado, essa prática pode ser prejudicial para o crescimento da empresa, além de afetar sua segurança fiscal e financeira. Olhando por uma visão estratégica, o setor que cuida das finanças da empresa tem que ser tratado como um departamento que irá alinhar as medidas para que uma estratégia de cobrança efetiva seja adotada.

Cobrar um cliente nem sempre se resume a colocar o seu setor comercial em contato com o devedor, pois isso pode gerar atraso no fluxo de vendas da empresa e comprometer a receita final. Uma das estratégias mais adotadas de um tempo para cá é a carta de cobrança. Com o tom de voz correto e com clareza nas informações, essa medida tem ajudado de forma efetiva a reduzir a inadimplência que, de acordo com dados extraídos pelo SPC e CNDL, só no primeiro trimestre de 2017 mais de 900 mil pessoas entraram para a lista de inadimplentes.

 

O que é uma carta de cobrança?

Uma carta de cobrança nada mais é do que uma das ferramentas mais utilizadas na gestão de inadimplentes, ajudando a combater este índice que só aumenta a cada dia. Por meio dela um credor pede a um devedor que efetue o pagamento da dívida vencida, dando a oportunidade do inadimplente entrar em contato com a empresa para realizar uma negociação. No documento, o credor pode estipular uma data para que o devedor deverá realizar o pagamento.

Quando esta estratégia é adotada, a empresa pode traçar estratégias para que consiga recuperar o débito da melhor forma. Vale a pena salientar que ao enviar uma carta de cobrança, o credor pode tanto solicitar o pagamento com um ajuizamento da ação na justiça, como pode fazer ela de forma mais branda, solicitando um contato do devedor para com a empresa. Desta forma, eles podem chegar em um acordo comum que seja benéfico para ambas as partes.

Algumas empresas lançam mão desta estratégia antes mesmo de protestar o débito do inadimplente, assim o envio da carta funciona como um aviso amigável de que aquele valor não foi pago. Nela pode constar a data que o título será protestado, além de oferecer as possibilidades pagamento para o devedor. Esta estratégia pode ser adotada em qualquer momento, porém vale a pena levar em consideração o perfil do seu consumidor.

 

Ações baseadas no planejamento estratégico de cobrança

Nós sabemos como o fluxo de trabalho de uma empresa pode ser fora do normal nos dias de hoje. Sempre vivendo em busca de resultados, então pensando nisso, deslocar um funcionário para ser responsável apenas em ligar para os devedores todos os dias pode ser uma estratégia não tão possível. A saída, neste momento, é otimizar o processo de cobrança.

Como falamos anteriormente, uma vez que você traça uma estratégia e começa a aplicá-la dentro do seu setor financeiro, o retorno destes débitos atrasados começam a ter mais resultados. Você pode dedicar um tempo do seu expediente para entrar em contato com estes clientes, além de encaminhar outras medidas – protestar títulos e encaminhamentos jurídicos.

Também deve ser alinhado em qual momento ocorrerá o primeiro contato com o devedor e como ele será feito, se será através de contato telefônico ou através de um SMS. Esta estratégia é muito particular em cada uma das empresas, então vale a pena você discutir com o seu gerente financeiro e entender qual é a melhor postura a ser adotada diante desta situação.

 

É melhor realizar a cobrança por e-mail ou carta?

Por se tratar de um assunto delicado, muitas vezes ficamos em dúvida sobre qual postura devemos adotar. A verdade é que nunca devemos ser invasivos a ponto da pessoa se sentir assediada moralmente, então sempre use um tom de voz direto, amigável e sem nenhum ponto de agressividade. A carta de cobrança serve para lembrar o devedor que ele tem um débito com a empresa e não para coagi-lo e ofendê-lo.

Se você prefere ter todos os contatos com os devedores de forma documentada, saiba que a forma escrita pode ser mais eficiente do que a telefônica. E por isso você tem duas opções de contato, uma dela é o e-mail e a outra é a carta de cobrança propriamente dita. O e-mail pode facilitar a resposta do cliente, uma vez que ele tem acesso mais direto a plataforma, fazendo com que ele responda em qual dia pretende quitar o débito e tudo mais.

A carta já é adotada em um momento mais avançado, uma vez que, em sua maioria, já leva a informação que o título foi protestado ou que o caso foi encaminhado para o setor jurídico da empresa. Uma dica valiosa neste momento é enviar a carta por Sedex ou como carta registrada – com aviso de recebimento – para identificar quando o cliente recebeu o documento.

 

Quando enviar uma carta de cobrança?

O momento em que devemos enviar a carta de cobrança vai muito de como a empresa quer lidar com aquele débito. Há alguns casos em que, se for adotada da forma correta, o devedor irá quitar de forma mais rápida, contribuindo assim para a diminuição da inadimplência. O ideal é que você, como gestor financeiro, trace estratégias e alinhe os objetivos a serem alcançados. Entenda a necessidade da empresa, faça os cálculos de quanto a empresa está perdendo com as dívidas que foram se acumulando e comece a colocar em ação algumas ferramentas para diminuir este número.

A carta de cobrança é uma solução eficaz, uma vez que ela pode ser um documento em que informe ao devedor, de forma amigável e sincera, que há uma possibilidade que ele quite aquela dívida de uma forma que seja benéfica para ambas as partes.

 

Como escrever uma carta de cobrança amigável?

A primeira coisa que devemos ter em mente é que em uma carta de cobrança nós não podemos ultrapassar o limite do bom-senso. Temos que ser amigáveis, cordiais e objetivos no nosso propósito. De acordo com o Art. 42 do Código de Defesa do Consumidor, “na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça”, ou seja, fica vedada a empresa agir de má fé e de forma que ocasione acionamento jurídico por parte do devedor.

Sabendo que há um conjunto de leis que norteiam como a cobrança deve ser feita, saiba que há uma diferenciação nas cobranças realizadas em pessoas físicas e jurídicas. Se optar pelo envio físico, ela não pode conter nenhuma informação que seja relacionada a inadimplência do consumidor, caso contrário outras pessoas poderão saber da condição do cliente. Veja abaixo um modelo de carta de cobrança que pode te ajudar:

Modelo 1 – Cobrança de pagamento

[idea]

Município, dia, mês e ano atual

Prezado ____________ (nome completo do devedor),

Consta em nosso sistema que o pagamento da parcela/mensalidade da mercadoria/serviço ____________ (identificação da mercadoria/serviço), com vencimento na data ________ (dia do vencimento), ainda não foi realizado.

Anexamos um boleto com o valor atualizado. Pedimos que o pagamento seja efetuado até o novo prazo de vencimento.

Se tiver dúvidas, por gentileza, entre em contato pelo telefone ___________ (número do telefone de contato) ou responda este email. (Se for uma correspondência, você poderá remover esse trecho final).

Atenciosamente,

____________ (nome do credor)

____________ (cargo que ocupa)

[/idea]

O que você acha de começar o seu planejamento estratégico de cobrança?

A carta de cobrança é uma das ferramentas que podem auxiliar na recuperação de débitos vencidos. Porém, a escolha dessa forma de comunicação sem um planejamento das demais ações tornará seu efeito muito menor do que o esperado. Por isso, é muito importante trabalhar na criação de passos para que a cobrança seja feita corretamente desde o primeiro telefonema.

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