Higienização de Dados – o que é, como funciona e tudo o que você precisa saber

Tempo de leitura: 9 minutos

O processo de higienização de dados, por vezes conhecido como higienização cadastral, pode ser realizado em diversas situações. Às vezes você tem um maling com nomes, endereços, documentos ou telefones, mas esses dados estão desorganizados, incompletos e com endereços sem números, tipo de logradouro, telefones fora de um padrão, etc.

É nessa hora que entra em ação a higienização cadastral. Esse processo costuma ser realizado de forma automática realizando consultas em bancos de dados que contém todas as informações cadastrais necessárias.

Nesse artigo você vai encontrar:

Higienização de dados
Base de dados segmentada
Mailing higienizado e HotPhone
Tratamento de dados
Enriquecimento de dados
5 Dicas para manter os seus dados atualizados
Como dados higienizados ajudam o call center
Assessorias de cobrança precisam de mailings higienizados
Higienização e tratamento de dados no varejo
Higienização de dados para consignado
Localização de devedores

Higienização de dados

A higienização de dados pode realizar uma grande quantidade de operações para entregar o melhor resultado. A higienização serve para limpar, padronizar e organizar uma base de dados. Nesse processo podem ser realizadas ações como:

  • Padronização de nomes de ruas, bairros e cidades, UF
  • Completar nomes de pessoas ou empresas
  • Eliminação de espaços em branco
  • Identificação do tipo de pessoa(Física ou Jurídica)
  • Normalização de telefones
  • Normalização de escrita(Caixa alta, baixa, etc)

A higienização visa aumentar a produtividade e a assertividade de equipes e empresas ao tornar as informações mais claras, padronizadas e certeiras na hora de realizar campanhas via telefone, mala direta, e-mail, etc.

O objetivo principal da higienização é melhorar a qualidade de uma informação que o cliente já tinha.

O tipo de higienização escolhida depende da necessidade e do uso que o mailing vai ter. É possível realizar apenas a higienização dos endereços, dos nomes, ou mesmo uma higienização de telefones. A grande vantagem de realizar uma boa higienização de telefones é que, em operações de call center e cobrança, o telefone do mailing é o principal ponto de contato e aquilo que
realmente ajuda a garantir uma boa taxa de CPC.

Base de dados segmentada

Quando um processo de higienização da base é realizado, fica mais fácil organizar e segmentar as informações, pois os dados estão mais completos, normalizados e seguindo um mesmo padrão, o que e ajuda na hora de agrupar e definir os segmentos.

Uma dica importante na hora de realizar a segmentação da base é ter uma ideia prévia de quais tipos de grupo se deseja criar. Por exemplo, se você pretende segmentar a base por idade, renda e sexo, vai precisar dessas informações. Caso elas ainda não existam talvez seja necessário realizar junto com o processo de higienização um enriquecimento da base de dados.

Mailing higienizado e Hot Phone

Um dos processos possíveis na hora de higienizar o mailing é a realização de uma validação automática de dados de contato como telefone ou e-mail. No caso do telefone essa validação ajuda a determinar quais são os melhores telefones para entrar em contato com aquela pessoa no momento da higienização.

O Hot Phone é um telefone que apresenta uma probabilidade maior de obter-se um CPC – Contato com a Pessoa Certa. Essa validação automática classifica o telefone em grupos como:

  • Contato efetivo com a pessoa procurada
  • Contato para deixar recado
  • Contato negado – não é e não conhece a pessoa
  • Telefone apenas chama, mas não atende
  • Telefone nem chama

Esse tipo de validação é importante para diminuir custos e aumentar a efetividade tanto de operações de cobrança quanto de televendas.

Tratamento de dados

O tratamento de dados é um processo que engloba a higienização e a validação de dados. O processo de higienização puro serve para remover dados duplicados, normalizar informações, remover espaços em brancos e deixar a base seguindo um mesmo padrão.

Para ser efetivo o tratamento de dados conta com processos para tratar telefones, e-mails, logradouros, números duplicados, prefixos e outros dados relacionados a localização e contato com determinadas pessoas. Além disso, ele consegue resolver diversos problemas com nomes pessoais incompletos ou duplicados.

Enriquecimento de dados

O processo de enriquecimento de dados não é o mesmo que higienização de dados e ambos servem para atender usos e necessidades diferentes. O enriquecimento de dados visa trazer para o mailing informações que estão faltando. Ele serve para completar informações – ou enriquecer.

O enriquecimento pode ser feito através de documentos, telefones ou mesmo e-mails. Existem casos em que algumas empresas tentam realizar o enriquecimento com o uso de endereços e outras variáveis, mas nessa aplicação ele se parece mais com uma seleção e montagem de mailing do que um enriquecimento.

5 Dicas para manter os seus dados atualizados

Infográfico sobre manter dados dos clientes do varejo atualizados
Como manter os dados dos clientes atualizados no varejo

Como dados higienizados ajudam a operação de call center

O local no qual informações cadastrais desatualizadas mais impacta é na operação de um call center. Dentro de um call center de vendas ou em uma operação de cobrança cada telefone que não entrega um CPC – Contato com a Pessoa Certa – representa tempo e dinheiro perdidos.

Em média% dos Contatos com a Pessoa Certa geram valores recuperados, mas em uma base de dados sem higienização de dados um operador consegue em média 8% de CPC nas primeiras tentativas.

Infográfico - Higienização de Dados
Infográfico sobre as vantagens da higienização de dados

Assessorias de cobrança precisam de mailing higienizado

Uma Assessoria de Cobrança é uma operação de call center especializada em realizar o serviço de cobrança terceirizado para outras empresas. Sendo assim, a higienização do mailing de cobrança é uma das partes mais importantes do sucesso desse tipo de empresa.

A Assessoria de Cobrança trabalha em cima de métricas rígidas de CPC, TMA, Spin Rate e Hit Rate. Essas métricas ajudam a nortear a operação e são de fundamental importância para os cálculos de custo e desempenho. Todas esses KPI’s estão de uma forma ou de outra ligados a qualidade das informações presentes no mailing.

O tipo e qualidade dos telefones impactam a taxa de CPC – Contato com a Pessoa Certa. A variação dessa taxa influência quantas voltas – taxa de Spin Rate – vão ser necessárias para abordar o mailing de forma segura e com a máxima eficiência.

Higienização e tratamento de dados no varejo

O varejo é um dos segmentos com maior potencial de uso de dados para retenção de clientes. Isso porque existem fatores como, por exemplo, programas de fidelidade e os próprios cadastros de clientes, que tornam mais fácil a captação de informações dos consumidores. As possibilidades de ações de recompra com base nas informações cadastrais são diversas, entretanto, todas elas dependem da qualidade da base de dados utilizada.

Imagine sua empresa possui uma base com mais 5 mil clientes, construída ao longo de 10 anos de empresa e que nunca recebeu nenhum tipo de tratamento. Você decide realizar uma ação com envio de SMS comunicando sobre a abertura de uma nova unidade ou o lançamento de um produto. Quantos destes contatos receberão de fato essa comunicação? Provavelmente, muitas dessas pessoas deixarão de receber sua mensagem apenas por um erro de digitação no cadastro ou até mesmo pela falta de um DDD no número. Isso porque, no momento da venda, nem sempre o cadastro é priorizado e, em alguns casos, por ser preenchido pelo próprio cliente, podem haver erros na transcrição.

A higienização de dados funciona para o varejo como uma forma de otimizar os dados e prevenir prejuízos em ações de vendas e cobrança. É através desse tipo de tratamento que o padrão de endereços e telefones será aplicado, além da correção de caracteres incorretos e eliminação dos contatos duplicados. Estas medidas podem parecer bastante simples, mas são capazes de evitar gastos desnecessários e aumentar a assertividade das ações promovidas.

Se você tem um negócio de varejo e gostaria de saber mais sobre ações de marketing baseadas em dados, confira aqui um artigo completo sobre o tema.

Higienização de dados para consignado

O empréstimo consignado, que também é chamado de crédito consignado, é uma modalidade de concessão de crédito no qual o grande diferencial é a forma de pagamento – que é descontado todos os meses direto no contracheque. Isso significa que para a obtenção de um empréstimo nessa modalidade é preciso estar empregado com carteira assinada ou estar recebendo algum benefício do governo como pensão ou aposentadoria.

A grande maioria dos empréstimos consignados são fornecidos para pessoas que trabalham de alguma forma no setor público ou recebem algum tipo de benefício como aposentadoria, pensão, etc. Como o público é muito específico, ter dados atualizados é ainda mais importante na hora de realizar contatos para a prospecção desse tipo de público.

Localização de devedores

Um dos usos mais comuns da higienização de dados é para a localização de devedores. A localização de clientes inadimplentes é sem dúvida um desafio para escritórios ou assessorias de cobrança.

Se uma pessoa realiza uma compra, empréstimo ou qualquer outro tipo de financiamento, há sempre um risco dela se tornar inadimplente. Quando isso ocorre a empresa pode tentar cobrar ela mesmo a dívida ou transferir para uma assessoria de cobrança. Em geral essa decisão é pautada por dois motivos: ou a empresa não consegue cobrar por indisposição do devedor ou ela não consegue contato devido a alguns, ou todos os dados, de contato estarem desatualizados ou incompletos.

É nesse ponto que a higienização dos dados pode ajudar tornado o mailing mais completo, limpo e organizado. Além disso, quando esse processo também realiza o enriquecimento cadastral é possível ter dados de contatos completamente novos.

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