Você pode não saber, mas o conceito de automatização de processos faz parte de sua vida. Já aconteceu de se esquecer de alguma tarefa que faz todos os dias, tipo escovar os dentes? Isso é um dos efeitos de ações repetitivas quando realizadas manualmente.
Nas empresas realizamos atividades repetitivas o tempo todo. O problema é que, no caso das organizações, as tarefas não podem ser esquecidas, mas, muitas delas, dependem de ações manuais para serem realizadas, o que é um risco.
A seguir, explicamos mais sobre automatização de processos e damos indicações de como implementá-los em sua empresa. Confira!
Direto ao ponto:
O que é automatização de processos?
A automatização é um formato de gestão de processos que permite a automação como forma de padronizá-los e também de garantir que eles sejam realizados sem precisar de ação humana.
Processos são importantes para as empresas e, muitas vezes, tomam um tempo precioso. Como resultado, processos que foram desenhados com atenção passam a ser esquecidos pela equipe.
A automatização de processos auxilia a evitar essa situação. Por meio de recursos tecnológicos para agilizar e otimizar o andamento das tarefas, a automatização substitui ações manuais por softwares ou sistemas inteligentes.
Portanto, automatização é uma forma de operacionalizar processos permitindo controle absoluto das informações e acesso a dados estratégicos da organização.
Como saber se minha empresa precisa de automatização de processos?
Quando falamos sobre automatização de processos, muitos empreendedores pensam em ações que fazem sentido apenas em grandes empresas. Mas essa visão não é a das mais corretas.
A princípio, qualquer empresa de qualquer porte se beneficiaria de processos automatizados. Mas tudo depende da realidade do negócio, certo?
Há métodos que exigem mais ou menos automação. E há processos que sequer são realizados em determinados negócios.
E aí? Como saber se a sua empresa precisa realizar essa mudança?
Faça um mapeamento organizacional dos processos
Você está acostumado com os processos manuais, mas será que está funcionando mesmo? Para ter certeza disso, é preciso fazer um mapeamento de processos, a fim de identificar gargalos e falhas.
Por onde começar? Primeiro, selecione áreas e processos específicos para analisar e identificar os problemas. Segundo, identifique quais são os objetivos desse processo e como ele agrega valor para a sua empresa. Por fim, faça os ajustes.
Por exemplo, na produção de um produto, sempre que uma etapa é concluída, deve passar imediatamente para a etapa seguinte.
Se esse procedimento não acontece rapidamente, há um gargalo operacional, isto é, algo que impede o andamento da produção.
O impacto desse andamento demorado é grande. Pode atrasar a entrega do produto e até gerar falhas na conferência da qualidade.
Quais são as vantagens da automatização dos processos?
Há diversas vantagens em apostar na automatização dos processos, a começar por oferecer maior qualidade aos seus clientes e aumentar a produtividade.
Buscamos, porém, detalhar melhor esses benefícios para que você consiga visualizá-los dentro da sua realidade. Veja só!
Redução de custos e aumento da produtividade
Por meio da automatização dos processos, a empresa ganha em redução de custos, já que o acompanhamento revela os processos desnecessários e o modo como podem ser otimizados.
Além disso, a equipe se torna muito mais produtiva e eficiente, já que se concentra nas tarefas que dizem respeito às suas funções e que são realmente necessárias para atingir os objetivos da organização. Tudo dentro da conformidade, claro.
Padronização e agilidade da operação
Qual a vantagem de padronizar processos? Em relação ao cliente, você garante a mesma boa experiência, seja na compra de um produto, seja na recepção do serviço.
Imagine que você vá a um restaurante e se encante pelo bom atendimento e pela comida deliciosa. Claro que você vai voltar, certo? Mas, se a segunda impressão não for tão boa quanto ou até melhor do que a primeira, isso vai prejudicar sua fidelização como cliente.
Por isso, as empresas definem padrões de qualidade e buscam reproduzi-lo em todas as vendas. Mas tem outro motivo pelo qual a padronização se faz necessária: porque otimiza a operação.
Quando todos os colaboradores sabem o passo a passo de suas tarefas, não há tempo a perder definindo de que forma devem proceder para atender bem o cliente ou para produzir com qualidade.
Controle do desempenho e integração com sistemas
Ter controle total do negócio é um sonho para muitos empreendedores. A automatização dos processos fornece relatórios e consolidados do sistema que vão auxiliar na tomada de decisões da empresa.
Para ampliar a inteligência da gestão, a integração dos sistemas oferece uma visão ainda mais completa, ao mensurar resultados e corrigir falhas de forma pontual.
Desta forma, as informações ficam centralizadas, possibilitando o controle da gestão e ações práticas para proteger o negócio.
Múltiplas formas de interação e rastreabilidade dos processos
Por meio de um sistema automatizado, é possível vincular diversos canais da empresa, de modo que os colaboradores, assim como consumidores, possam se comunicar e interagir.
Do mesmo modo, os processos ficam fáceis de rastrear, nos casos em que há algum tipo de auditoria ou necessidade de identificar os responsáveis por falhas no andamento da produção.
Quais são os tipos de automatização de processos?
De modo geral, a escolha pelo tipo de automatização necessária para a sua empresa tem a ver com as exigências do negócio e com o seu formato de gestão.
Porém, existem algumas tarefas constantes em mais de uma organização e que costumam ser automatizadas para benefício da empresa. Confira se essas ações são comuns em sua empresa e verifique se deve adotá-las no formato indicado.
- Backoffice e/ou área administrativa: alguns processos são realizados repetidamente, como conferência de documentos ou cadastro de novos clientes. Por que não tornar esses processos automatizados? Com isso, a equipe ganha tempo para se concentrar em outras demandas que exigem maior atenção e são mais estratégicas.
- Área de vendas ou atendimento ao cliente: as pessoas estão cada vez mais acostumadas a comprar sem contar com interação humana. Seu negócio pode investir em ferramentas que atendam o cliente por meio de robôs ou mesmo alterar uma das etapas de venda para a automação de processos.
- Captação e retenção de leads: por meio de ferramentas do marketing, é possível captar e reter leads de forma automatizada, a fim de construir a jornada do cliente de forma compatível com a realidade do negócio.
- Controle financeiro: sistemas de controle financeiro permitem que você atue mediante dados, tenha possibilidade de visualizar métricas e acesso a relatórios para guiar a empresa rumo ao sucesso.
- Controle burocrático: a automatização promove gestão segura dos documentos da empresa, garantindo que haja assinaturas, arquivos e rápido acesso.
Como a tecnologia pode ajudar na automatização de processos?
Como ficou claro até aqui, a automatização de processos beneficia diferentes áreas do negócio, como a área de produção, as rotinas administrativas, a gestão da informação e financeira do negócio, a área de marketing e muito mais.
A tecnologia é a essência dos processos automatizados. Por meio dela, é possível contar com sistemas nos quais se registram desde o tempo dedicado para a realização das tarefas até o custo de produção.
Se está em dúvida sobre como começar a automatizar os processos da empresa, priorize aqueles que representam alto grau de impacto para o negócio. Por exemplo? A entrada de clientes.
Para isso, conte com a solução de onboarding digital, como o do Autentica. É um auxílio para a entrega de documentos, para a realização de assinatura, tornando essa etapa do contato com o cliente totalmente digitalizada e, por isso, muito mais segura, ágil e eficiente.
O sucesso de qualquer negócio está atrelado à experiência do cliente. Por isso, recomendamos a leitura de mais esse texto do blog “Gestão da experiência do cliente: o que é e como aplicar na sua empresa”.