A gente sabe que, em épocas de crise, grande parte das famílias brasileiras precisam fazer cortes de gastos e adaptações financeiras para não se tornarem inadimplentes. Ainda assim, nem todo mundo consegue sair dessa situação ileso e, por mais essencial que seja, a educação não fica fora dos cortes. É por isso que a cobrança de mensalidade escolar em atraso merece atenção, principalmente porque envolve decretos em lei a serem seguidos.
Como empreendedor desse ramo de negócios é preciso um jogo de cintura ainda maior. Isso porque o relacionamento com os pais dos alunos é mantido à longo prazo, geralmente, durante ciclos de estudos (educação infantil, ensino primário, fundamental e colegial). Ou seja, garantir essa relação duradoura é um passo importante para manter o fluxo de caixa positivo.
Assim, preparamos um texto essencial para gestores educacionais que querem saber como cobrar mensalidade escolar de maneira assertiva. Além de dicas importantes de cobrança, você encontrará algumas ferramentas que podem te ajudar nessa etapa do seu negócio.
Confira!
Direto ao ponto:
Dá pra evitar ou diminuir a cobrança de mensalidade escolar em atraso?
Não pense você que é só a sua escola que sofre com o atraso ou o não pagamento das mensalidades. A inadimplência escolar é citada entre os vilões da inadimplência no Brasil, em uma pesquisa divulgada pela Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL), com 26% de usuários negativados.
E é por isso que, antes mesmo de entender como fazer a cobrança de mensalidade escolar em atraso, é essencial saber que é sim possível evitar (ou pelo menos diminuir) as taxas de inadimplência da sua escola. Isso pode acontecer por meio de planejamento, tanto financeiro quanto de relacionamento, que podem ser pré-definidos em uma Política de Cobrança adequada.
Como assim? É isso que vamos te explicar agora, mas vamos começar por partes…
Em relação ao planejamento financeiro, é importante que você tenha em mente os números do seu caixa. O que entra, o que sai, o que é mensal, o que é anual e por aí vai. Isso se faz necessário neste primeiro momento para que você possa entender qual é o limite de inadimplência suportado para que a instituição não corra riscos de quebrar.
Calculando e analisando sua taxa de inadimplência
A conta que você tem que fazer é simples, deixamos a fórmula certinha para você. Olha só:
Valor total de mensalidades não pagas
(em dinheiro e não em número de alunos inadimplentes)
____________________________
Valor total de mensalidades cobradas
Atenção! O detalhe aqui é saber exatamente quem é o seu cliente devedor, afinal, existem diferentes situações e indicadores de pagamentos em aberto. Defina essa sua classificação e coloque tudo na ponta do lápis.
Na hora de analisar, saiba que, em geral, índices abaixo de 2% são considerados ideais. De 2% a 3%, satisfatório, enquanto aqueles de mais de 3% de inadimplência são vistos como um alerta.
Criando sua Política de Cobrança
Uma Política de Cobrança é um guia para todo o negócio. Ela reúne regras importantes para a manutenção financeira e também de relacionamento entre empresa e cliente. É ainda um passo essencial na hora de prevenir a cobrança de mensalidade escolar em atraso.
Isso porque ficam pré-definidos pontos como limites financeiros da escola, taxas de juros em parcelas atrasadas, quem é considerado inadimplente, prazos e valores máximos de renegociação da dívida etc. Além disso, o tipo de conteúdo, a frequência e os meios de contato com os pais na hora da cobrança também devem ser registrados.
Neste texto aqui você pode ler 5 dicas para criar uma Política de Cobrança eficiente para sua empresa. Alguns desses pontos podem, inclusive, ser disponibilizados de antemão no contrato da mensalidade escolar.
O que mais você pode fazer para evitar os atrasos?
- Estabeleça dias favoráveis ao pagamento: dê ao menos 3 datas como opção para que cada família se adeque;
- Envie lembretes de recordação: por e-mail, SMS ou WhatsApp envie mensagens lembrando a data de vencimento da mensalidade (2 ou 3 dias antes);
- Facilite o pagamento: envie o boleto por e-mail ou até mesmo já o número do boleto de pagamento por mensagem;
- Ofereça “prêmios” aos bons pagadores: ofereça descontos para pais que querem pagar antecipado.
10 dicas para ter sucesso na cobrança de mensalidade escolar em atraso
Bom, agora é hora de saber como agir! Separamos 10 dicas que vão ajudar seu script de cobrança a ser muito mais assertivo. O ideal é que você leia essas dicas e adapte-as para cada cobrança de mensalidade escolar em atraso.
Pode parecer trabalhoso, mas a gestão educacional pede sim essa personalização na hora de tratar de uma dívida. Mas se você chegou até aqui, sabemos que pelo menos está disposto a fazer essa cobrança de mensalidade escolar em atraso da melhor maneira possível. Então vamos às dicas!
1. Liste aqueles pais que são devedores constantes
Antes de enviar um aviso de atraso de mensalidade escolar ou até mesmo entrar em contato por telefone fazendo a cobrança, conheça seus clientes. Faça uma lista de devedores constantes e os separe em grupos para entender a situação de cada um deles.
Por exemplo, alguns pais podem entrar na lista de devedores constantes simplesmente porque o salário/renda da família só chega 3 dias depois da data da mensalidade. Eles preferem pagar a taxa de juros da escola ao ter que usar recursos do banco como cheque especial.
Ou seja, é essencial separar e analisar esses grupos de devedores para entender qual a melhor abordagem de cobrança. Afinal, de nada adianta ligar cobrando um dia depois do vencimento da mensalidade para as famílias do exemplo anterior. Essa medida só vai desgastar o relacionamento com eles. Isso porque você já identificou que a tendência desse grupo é pagar no terceiro dia de atraso. Faz sentido, não faz?
Por isso, estude seus clientes e saiba identificar quem é o mau pagador de verdade!
2. Identifique o canal de comunicação mais eficaz com cada família
Não tem jeito, cada família tem a sua rotina. Pais médicos, por exemplo, têm horários e hábitos diferentes de pais administradores ou professores. Isso nos leva à necessidade de encontrarmos a melhor maneira e hora para fazer a cobrança da mensalidade escolar.
Um jeito de fazer isso é ter um campo com algumas opções de contato (ligação, e-mail, mensagem de WhatsApp) já no contrato de matrícula da criança. Peça também uma sugestão de horário mais adequado para o contato.
Para os alunos já matriculados, uma opção é fazer uma breve pesquisa por e-mail ou presencial, aproveitando algum evento da escola. O importante é ter esse dado.
E lembre-se: seguir as normas do Código de Defesa do Consumidor é essencial para evitar uma dor de cabeça ainda maior que a dívida em aberto.
3. Separe sua equipe de cobrança do pedagógico
Professor, diretor, nem nenhum profissional ligado ao pedagógico pode fazer a cobrança das mensalidades da sua escola. Misturar isso pode complicar a negociação.
Esse ponto tem bastante a ver com os riscos de exposição ou de qualquer possibilidade de um tratamento diferenciado com o aluno devedor. Esses direitos estão em lei, nosso próximo tópico.
Então já sabe: deixe a cobrança com a secretaria da escola, uma equipe de cobrança ou pessoas do seu administrativo.
4. Atente-se à lei
A prestação do serviço de educação é regulamentada pela Lei 9.870/99. O texto evidencia o que não pode ser feito nessa relação entre instituição e estudante. Resumimos aqui algumas ações que são proibidas:
- Expor o aluno por conta de dívidas em aberto (ex: enviar recados de cobrança pelo aluno, tornar pública a inadimplência, comentar sobre a situação com pais de outros alunos);
- Impedir que o aluno realize provas;
- Não disponibilizar documentos (ex: histórico escolar e declaração de transferência);
- Impedir que o aluno termine o ano letivo (ou semestre, em caso do ensino superior).
5. Cobre de forma privada
Além de fazer parte do Código de Defesa do Consumidor, cobrar de forma privada é essencial para seu relacionamento duradouro com os pais dos alunos. Isso evita constrangimentos tanto para o aluno, quanto para os adultos.
Ao entrar em contato com o cliente pelo canal de comunicação preferido por ele, ainda assim sua equipe de recuperação de dívidas deve perguntar se a pessoa está em um ambiente em que ela possa conversar sobre uma cobrança.
6. Faça ligações para entender melhor o problema
Se você quer fazer a cobrança de mensalidade escolar em atraso e, ao mesmo tempo, manter a boa relação com esses pais, é preciso querer ajudá-los.
Escute o que seu cliente tem a dizer e entenda a situação que ele está expondo. Uma conversa por telefone pode ser uma boa aliada a sua estratégia. Além de mais natural, entende-se que é um ser humano falando com outro, e não apenas uma cobrança de um boleto com juros.
7. Tenha empatia na cobrança
Empatia, essa é a palavra! Cada família tem a sua própria realidade. É claro que você não pode ficar no prejuízo, mas saiba a hora de fazer concessões. Isso porque compreender e facilitar a situação pode fazer não apenas que você receba o valor da dívida, mas também com que a família veja sua escola e sua gestão como aliados.
Afinal, você mostrará que se importa com a educação dos filhos desses pais e não apenas com seu próprio lucro.
8. Seja flexível na hora de quitar as dívidas
Como falamos no começo deste texto, o planejamento financeiro é essencial. Ter uma margem “aceitável” de inadimplência pode te ajudar a oferecer uma solução para seu cliente. Isso pode variar desde as formas de pagamento até a taxa de juros cobrada pelo atraso.
Olha só algumas sugestões que você pode considerar na hora da renegociação:
- Ofereça um desconto para pagamentos à vista;
- Retire multas ou taxa de juros até determinada data;
- Parcele a dívida;
- Reduza os juros;
- Defina com o responsável da dívida uma nova data de pagamento para os próximos meses.
9. Tenha uma régua de cobrança ou de relacionamento
Aqui, a régua de cobrança também pode ser chamada de relacionamento. Afinal, ela prevê uma interação escola-cliente desde a negociação da matrícula.
Esse será o passo a passo da sua escola para uma cobrança de mensalidade escolar efetiva. Pense, por exemplo, em ações de interação mesmo antes de uma situação de falta de pagamento.
Uma ótima dica é mostrar as benfeitorias da escola aos pais (por e-mails, aplicativo da escola ou SMS) para que eles vejam além do que apenas o pagamento de uma conta. Estar em contato com esses pais de maneira mais frequente pode naturalizar e fortalecer ainda mais essa relação.
10. Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia pode (e vai) ajudar muito sua escola a organizar tudo isso. Automatizar alguns processos da cobrança além de agilizar, evita erros e pode até criar laços mais fortes.
Um sistema de gestão educacional, por exemplo, pode organizar e integrar funções pedagógicas e financeiras.
No próximo tópico falamos de outras ferramentas que você pode unir a sua estratégia.
Ferramentas úteis de cobrança
Pra colocar em prática todas essas dicas de cobrança de mensalidade escolar em atraso, separamos duas ferramentas que podem ajudar diretamente. Olha só:
#SMS
É uma boa maneira de se comunicar com muitas pessoas ao mesmo tempo.
- Mande um aviso de pagamento de mensalidade escolar
- Envie o link do boleto por mensagem para os pais
- Ligue para o contato sem sair da plataforma (e sem custos adicionais)
#Assertiva Localize
A maior base de informações de cadastros do Brasil.
- Encontre dados atualizados dos seus clientes para fazer uma cobrança mais certeira
- Tenha mais de uma possibilidade de contato com seu cliente
- Faça uma validação cadastral dos pais responsáveis pelo pagamento das mensalidades
Torne a cobrança da sua escola mais produtiva!
Apostando nas dicas que te demos neste texto, você vai ver como a cobrança de mensalidade escolar em atraso pode ficar mais fácil.
E se você quer aperfeiçoar ainda mais suas técnicas de cobrança, confira o guia completo que produzimos sobre o tema. Pode ficar tranquilo porque ele que é gratuito. Para ler, é só clicar aqui.
