Se o financeiro é considerado por muitos o coração de um negócio, o setor de contas a receber é a artéria principal. Quando um alto percentual de recebimentos atrasa, falta sangue e oxigênio para pagar fornecedores, salários e para manter a operação. Consequentemente, reduzir a inadimplência na empresa é vital.
Também é um tremendo desafio, ainda mais em um cenário de crise e queda do poder aquisitivo da população. É necessário reunir o máximo de técnicas e estratégias para enfrentar os casos diários de atraso e claro, prevenir ao máximo o problema.
Como nosso papel é ajudar você e sua empresa a conquistar excelência, acompanhe nosso texto a seguir e descubra 7 passos para conter a inadimplência!
Direto ao ponto:
1. Entenda qual é a origem da inadimplência
Faça um levantamento da situação dos atrasos e calcule o percentual real de inadimplência da empresa. Se possível, realize um estudo caso a caso para descobrir as possíveis lacunas que geraram a falta do pagamento.
Essa fase de análise é fundamental para descobrir os pontos fracos do seu sistema de crédito e cobrança, assim como quais processos e ferramentas devem ser priorizados para fortalecer o gerenciamento das duas áreas.
2. Organize sua estrutura de cobrança
A cobrança é uma etapa do pós venda bastante delicada. Requer ações rápidas e uma abordagem que mantenha a educação e o respeito com o devedor em todos os momentos. Para manter esses objetivos você precisa ter um bom controle da informação de seus inadimplentes.
Nessa hora a tecnologia é uma excelente aliada. Existe atualmente diversas ferramentas que facilitam a organização, o acompanhamento, a localização dos inadimplentes e outras facilidades que tornam a gestão de cobrança mais assertiva.
3. Utilize réguas de cobrança para reduzir a inadimplência da empresa
A régua de cobrança entra no grupo de ferramentas indispensáveis para diminuir a inadimplência. Embora alguns encarem como complexa, ela nada mais é do que um follow-up (acompanhamento) de comunicação com o cliente para garantir o pagamento do crédito concedido.
É importante para estabelecer uma etapa crucial de prevenção da inadimplência: o envio do aviso de recebimento. Este pode ser disparado por SMS ou e-mail, por volta de 3 dias antes do pagamento. Deve ser remetida também uma mensagem no dia do vencimento, anexando a cópia do boleto.
Se o cliente não efetuar o pagamento dentro da data, novos avisos podem ser disparados com 1, 2 e 5 dias de vencimento. Esses são os alertas básicos, mas já colaboram para evitar esquecimentos ou melhorar a organização financeira do cliente.
Um toque importante é alternar os canais de comunicação ao longo da régua de cobrança, de modo a alcançar o cliente no meio em que ele tenha maior familiaridade e contato.
Além dos recursos citados, é possível ainda acrescentar o uso do WhatsApp, do telefone e das notificações impressas. Por terem maior custo, utilize estes dois últimos na abordagem de inadimplentes recorrentes ou nos atrasos prolongados.
4. Busque a qualidade da informação
Se você já vende a prazo há algum tempo, provavelmente percebeu como a informação é fundamental nesse modelo. Afinal, sem coletar e validar as informações do tomador, o risco de não receber se torna imenso. Isso sem contar na dificuldade que o agente de cobrança terá para encontrar o devedor.
Para reduzir a inadimplência e melhorar os resultados da empresa é preciso organizar as informações sobre cada cliente ou prospect. Solicite o preenchimento da ficha cadastral e tenha um CRM, ou outra ferramenta, que permita a coleta e armazenamento desses dados.
Não se esqueça também de fazer a higienização periódica do seu banco de dados, já que é comum a rotatividade de telefones, endereços ou até mesmo a presença de CPFs incorretos nos sistemas.
A manutenção e acompanhamento constante dessas informações é essencial para trabalhar qualquer medida futura em prol da redução da inadimplência.
5. Defina seus perfis de clientes
A clusterização ou definição de grupos de clientes facilita o trabalho tanto do setor de cobrança quanto do de crédito. Se por um lado qualquer consumidor pode ser um devedor em potencial e precisa de uma abordagem específica, por outro, a análise de crédito pode identificar quais geram maior ou menor risco para a empresa.
Percebeu como está tudo interligado? Utilize sua coleta de dados para delimitar clientes devedores esporádicos, recorrentes, negligentes, maus pagadores crônicos ou possíveis golpistas. Oriente suas estratégias de concessão de crédito e cobrança de acordo com cada tipo para otimizar processos e reduzir a inadimplência na empresa.
6. Crie uma política de crédito
Costumamos dizer que a inadimplência começa muito antes da venda ou do financiamento ser realizado. Muitas empresas trabalham com processos de liberação no qual a consulta de crédito é realizada apenas nas vendas para clientes novos.
Outras nem sequer definem critérios, sinal de que não foi dada atenção à política de crédito. Ao delimitar regras e processos básicos para a concessão, sua empresa ganha pontos na prevenção da inadimplência, reduz perdas e pode maximizar os lucros com uma possível ampliação do crédito.
Muitos podem pensar que o sistema eleve os custos ou engesse a operação de crédito, tornando a liberação mais lenta. Um passo importante para evitar ambos é estabelecer critérios mínimos de venda antes de realizar uma análise de crédito completa.
Os demais casos podem ser resolvidos com uma consulta simplificada. E, claro, não exagere na solicitação de documentos e informações para a ficha cadastral. Peça o que realmente for necessário para uma boa análise.
7. Negocie e busque o acordo quando necessário
Nem sempre é possível receber todo o valor devido por um cliente. Por isso, não se esqueça de acrescentar na política de cobrança algumas regras e parâmetros de negociação. Ao delimitar essas informações você garante ao operador maior segurança para:
- não cobrar juros;
- conceder desconto sobre cada parcela devida;
- permitir um desconto sobre o montante da dívida;
- oferecer maior prazo;
- entre outras ações.
Algumas empresas que atuam com serviços fazem, por exemplo, acordos que oferecem descontos e condições especiais para novas compras, desde que o cliente honre o pagamento da dívida. Esse modelo é interessante, pois, além de incentivar o pagamento, retém o cliente e permite a criação de relacionamento.
Vender a prazo é necessário, mas extremamente desafiador. Neste artigo você viu que não há como reduzir a inadimplência na empresa com decisões aleatórias e descoordenadas. É preciso se basear em processos, ferramentas e em estratégias, acompanhando continuamente os índices de atraso.
Lembre-se que antes de devedor, você tem um cliente. Logo, não se esqueça de aplicar essas dicas em parceria com as boas práticas de atendimento.
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