Não há como falar de eficiência processual dentro de uma empresa sem mencionar o GED, sigla que significa Gerenciamento ou Gestão Eletrônica de Documentos.
Podemos entender aqui que “documentos” são todas aquelas unidades de informação produzidas por uma organização, com alto valor estratégico e operacional.
São planilhas, contas, registros, contratos, e-mails e documentos impressos em geral que, de alguma forma, contam uma história que precisa ser facilmente acessada. É aqui que entram ferramentas como o GED.
Vamos então entender um pouco melhor o que é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, seus principais benefícios e aprimoramentos na gestão de sua empresa?
Direto ao ponto:
O que é um sistema GED?
Um sistema GED é um conjunto de procedimentos que tem como principal objetivo gerenciar eletrônica e digitalmente todas as informações de negócio de uma empresa ou organização.
Em outros termos, GED traduz-se em um sistema integrado e unificado, utilizado para manter acessíveis e seguros os documentos de uma empresa, produzidos por todo e qualquer processo de negócio que decorra de sua atuação.
Essa gestão eletrônica de documentos pressupõe uma sistema integrado em que um usuário (com as devidas permissões) consiga ter acesso imediato e de qualquer lugar, com segurança, agilidade e precisão.
Em sistemas mais avançados, é possível até que o GED disponibilize funcionalidades que permitam a validação de documentos, seja via assinatura digital por meio de carimbos de tempo ou de reconhecimento facial.
Ou seja: fazer a gestão eletrônica e virtual de informações tão importantes já é algo que podemos fazer com total segurança e garantia jurídica de validade de todas as informações.
Qual é a importância da gestão de eletrônica de documentos?
Fazer a gestão de documentos de maneira eletrônica, ou seja, via sistema integrado e informatizado, tem uma série de benefícios. Vamos conhecer alguns deles?
Redução de gastos e de espaço
Um sistema de GED contribui muito para a agilidade de todos os processos que envolvam documentos, gerando assim economia de tempo, pessoal e, por consequência, reduzindo muitos gastos.
Além disso, manter documentos em papel armazenados ocupa um espaço que muitas vezes pode ser utilizado de maneiras muito melhores pela empresa, podendo até mesmo refletir em uma locação de imóvel menor e mais barata.
Recuperação de documentos
Nunca mais tenha que se preocupar com documentos perdidos ou danificados por qualquer tipo de evento. Em sistemas de gerenciamento de documentos, tudo fica guardado em segurança, em um único local.
Segurança
Falando em segurança, eis um dos grandes benefícios da gestão eletrônica de documentos. Todas as informações são acessadas mediante muitas camadas de autenticação e de segurança, com logs e registros de todas as movimentações.
Sustentabilidade
Dê adeus às montanhas de papel que ou vão para o lixo ou para a reciclagem. A gestão de documentos com sistemas eletrônicos permite que o próprio consumo de papel seja reduzido, em uma forma muito mais eficiente de sustentabilidade.
Gerenciamento à distância
Sistemas de gestão de documentos integram-se com uma grande variedade de soluções paralelas, em especial àquelas que permitem acesso via nuvem. Com isso, basta uma conexão com a internet para acessar as informações a partir de qualquer gadget.
Como a tecnologia pode ajudar na gestão eletrônica de documentos?
Um dos ganhos mais visíveis na adoção de sistemas de gestão eletrônica de documentos é aquele relacionado à experiência, tanto de colaboradores como de clientes que precisam acessar qualquer tipo de informação.
Preenchimento, consolidação e guarda de cadastros e contratos (via OCR), por exemplo, são processos inerentes a esses sistemas que evitam erros humanos e riscos jurídicos de diversas naturezas.
Além disso, temos a redução de custos em diversas instâncias, como impressão de documentos, deslocamento para entregas ou coletas de assinaturas, processos de cartório, tempo de tramitação, dentre muitos outros benefícios.
Em suma, a gestão eletrônica de documentos atua como suporte essencial para qualquer equipe administrativa, na forma da centralização digital de processos que facilmente se tornariam morosos, inseguros, inexatos e, com toda a certeza, obsoletos.
Melhore a sua gestão de eletrônica de documentos com o Assertiva Autentica
Todos esses benefícios da gestão eletrônica de documentos — e mais alguns outros — estão reunidos em uma única solução que pode revolucionar os processos de cadastro e documentação em sua empresa: o Assertiva Autentica.
O Autentica é uma ferramenta utilizada por mais empresas de todos os tipos e tamanhos, que hoje estão se beneficiando de suas funcionalidades. Quer conhecer um pouco mais?
Extração de dados em documentos
O Autentica atua em processos que envolvem cadastro e validação digital de dados de clientes e fornecedores por meio de reconhecimento e extração de dados em documentos impressos via OCR. Tudo muito simples, rápido e muito seguro.
Aceite digital de contratos
Outro fator de ganho de tempo enorme para a sua empresa é o sistema de aceite de documentos — contratos, minutas e comunicados, por exemplo. O Autentica utiliza a ferramenta do carimbo de tempo (timestamp), tornando o aceite inequívoco e com validade jurídica.
Digitalização de documentos
A tecnologia OCR também atua na digitalização de documentos físicos, o que permite economia de espaço de armazenamento, tempo de procura e custos com impressão.
Cadastro digital fácil de novos clientes
O Autentica permite a criação de um fluxo orgânico e facilitado de cadastro, no qual o cliente consegue enviar e validar suas informações com rapidez e segurança, utilizando a biometria facial como mecanismo de proteção.
Identificação de fraudes de identidade
Fraudes documentais e de cadastro são muito comuns hoje, fruto da intensa digitalização dos serviços. O Autentica utiliza biometria facial para identificar mais de 180 pontos ósseos do rosto de uma pessoa para validar sua identidade, garantindo a segurança de suas operações.
Concluindo
O universo da gestão eletrônica de documentos é um caminho sem volta para um cenário de melhor gerenciamento da informação como um todo, em qualquer empresa ou organização.
Pensando nisso, que tal ampliarmos nossos conhecimentos? Sugerimos então a você a leitura do artigo Contrato Digital: Como isso facilita a rotina das empresas. Depois nos diga o que achou!