Por conta do COVID-19 e as ações de isolamento, nunca um tema foi tão comentado como o home office. No anseio de continuar a operação de seus times comerciais, de teleatendimento, cobrança, entre outros, muitos gestores se movimentaram para garantir que suas atividades não sofressem tanto mesmo no modo remoto.

Para confirmar a relevância do tema, o Google Trends, ferramenta que verifica tendências de pesquisa no buscador, apontou um crescimento no interesse por essa palavra-chave entre os usuários da plataforma.

Aumento das pesquisas pelo termo "home office" no Google

Além disso, empresas de vídeo chamada e que auxilia no processo de reuniões online também ganharam relevância nesse período. Um exemplo real foi o da empresa Zoom, plataforma que conecta pessoas por vídeo e é muito utilizada em ambientes de trabalho. Veja o quanto as suas ações subiram nos últimos dias:

Aumento das ações do aplicativo Zoom desde que começamos o período de home office

Recentemente, ela apresentou queda em suas ações, mas isso foi devido a um problema de vazamento de informações que foi relatado no dia 10/04/2020. Porém vale a pena destacar que no momento atual empresas como a Zoom apresentam uma tendência maior de consumo, o que reflete diretamente em suas ações. 

Certo, mas, diante de todos esses fatos, como implantar e gerenciar esse método de trabalho em empresas que nunca o fizeram antes? E ainda garantir a produtividade dos times? Essas perguntas têm sido feitas por diversos líderes e até colaboradores que precisaram adequar suas rotinas com a mudança de cenário.

A boa notícia é que muitas empresas que já tinham suas operações trabalhando de casa, começaram a produzir conteúdos com a intenção de fazer com que esse período de adaptação fosse menos conturbado. 

No post de hoje, vamos falar um pouco sobre como realizar a gestão de trabalhos remotos e como se tornar mais produtivo em ambientes home office. Continue a sua leitura!

Gerenciamento de equipes home office

Muitos líderes de equipes estão literalmente sem saber para onde ir ou por onde começar. Em um cenário de tantas incertezas, uma sentença é certa: o mercado nunca mais será o mesmo. Por isso, nós separamos essas valiosas dicas que irão te ajudar a melhorar o gerenciamento de suas tarefas e equipes:

1. Tenha um bom planejamento

Saber para onde ir é fundamental para o atingimento de qualquer objetivo, mas essa máxima ficou ainda mais real diante das circunstâncias atuais, onde as pessoas estão buscando respostas. 

Comece a traçar metas levando em consideração todas as possibilidades. Geralmente a melhor forma de realizar esses planejamentos é imaginando três tipos de cenários: e se tudo der errado? E se tudo sair como planejado? E se for melhor que o esperado?

Cada um desses cenários precisam ter ações a serem tomadas caso eles venham a se concretizar. É como se a empresa tivesse um plano de voo onde houvesse um mapeamento de todas as possíveis falhas e a identificação de oportunidades para a solução desses problemas.

2. Certifique que todos os membros da equipe saibam para onde ir 

O alinhamento das expectativas e dos objetivos da empresa precisam estar no coração de cada colaborador nesse momento. Com o distanciamento físico é muito comum algumas pessoas se sentirem desamparadas, e são em momentos como esses que o foco nos objetivos são esquecidos.

Mais do que ter a certeza de que estão alinhados com os propósitos da organização, é muito importante que os membros da equipe tenham clareza sobre a importância e o papel que desenvolvem. Por isso, é fundamental que haja um aumento nos encontros para feedbacks entre gestores e colaboradores.

Existem diversas ferramentas em nossa plataforma que ajudam tanto na comunicação com clientes, quanto na gestão da equipe. Esse é o caso do Web Phone, com ele além de você realizar ligações pelo nosso portal é possível ainda ter um relatório completo de sua operação, facilitando o gerenciamento à distância.

Quer saber mais? Então clique aqui para descobrir como essa ferramenta funciona!

3. Realize reuniões de alinhamento e feedbacks

Os encontros de feedbacks garantem que individualmente os colaboradores saibam para onde ir. Já os de alinhamento com os times, garantem que o espírito de equipe não se perca por conta do distanciamento.

Mais do que frases de inspiração, esse é um momento no qual todos precisam ter a oportunidade de compartilhar suas dificuldades, expectativas e conquistas. Esses encontros também ajudam na manutenção dos laços entre a equipe e na identificação de possíveis ajustes a serem corrigidos.  

4. Utilize softwares de gestão de tarefas

Esse é o momento dos gestores mais tradicionais abrirem mão de dogmas e barreiras com a tecnologia para a manutenção de seus times. É óbvio que o material humano é indispensável, mas o apoio de metodologias que facilitem a comunicação e a gestão de tarefas diárias torna-se fundamental para o acompanhamento e diagnóstico de desempenho.

Algumas ferramentas já são bem conhecidas pelo mercado, como é o caso do Trello, Monday, Asana, entre tantos outros. Todas elas, além de possibilitar o gerenciamento das tarefas diárias, permitem também que todos os membros da equipe sejam incluídos em um mesmo projeto, facilitando a compreensão do status de cada tarefa.

Mas nós sabemos que nem todas as organizações podem bancar um sistema pago para gerenciar sua rotina. Nesses caso,s vale lembrar que uma simples planilha no Excel pode ser a grande aliada para sua gestão.

5. Esteja sempre disponível

Manter um canal aberto é essencial em trabalhos remotos, pois a comunicação entre os membros da equipe precisa ser fluida e constante. Por isso, a criação de grupos no WhatsApp ou em qualquer outro meio de comunicação é fundamental para que a equipe mantenha o contato diário.

Se para os colaboradores esse canal é necessário, para o gestor é indispensável, pois esses profissionais desempenham um papel fundamental nas tomadas de decisões e qualquer ação atrasada pode trazer sérias consequências para a empresa.

Como aumentar a produtividade do meu time?

Até aqui nós falamos sobre como gerenciar uma equipe à distância e quais as ferramentas necessárias para garantir a efetividade no acompanhamento dos colaboradores. Tudo isso é muito importante, mas todos os esforços se tornam em vão caso a equipe não esteja rendendo o esperado, e a improdutividade de um time pode ocorrer por diversos fatores. 

Nós separamos alguns desses fatores em nosso conteúdo que mapeia os Vilões contra a produtividade do time comercial, que também se aplica para outros departamentos de uma organização.

Mas afinal, como tornar meu time mais produtivo trabalhando de casa? Existem vários métodos de gestão de tempo, um deles é o Método de Pomodoro, que sugere pequenos intervalos durante o dia para aumentar a produtividade:

Como funciona o Método Pomodoro e como ele pode ser usado em períodos de home office?

Com esse método, você conseguirá manter foco total no que é necessário naquele momento, garantindo entregas de qualidade no final do dia.

Além de técnicas ou métodos, é necessário também ter uma boa organização pessoal. Sem o controle da agenda fica praticamente impossível realizar boas entregas dentro do prazo. Por isso, a seguir vamos trazer excelentes dicas que vão te ajudar a tornar seu time mais produtivo:

1. Crie um manual de boas práticas para o home office

Cada organização tem a sua própria cultura e manter esses valores enraizados nos funcionários acaba sendo mais fácil quando eles estão dentro das empresas. Mas como fica quando o posto de trabalho vai parar dentro das casas dos colaboradores?

Bom, nesses casos precisa haver um acordo operacional para que as normas e diretrizes da organização acompanhem o funcionário até mesmo em casa. Uma boa saída é a criação de um manual de boas práticas para o home office. Nesse documento é importante frisar o que a empresa espera do funcionário neste período e como irão funcionar as dinâmicas diárias.

2. Cuidado com a infraestrutura

Uma infraestrutura adequada faz toda a diferença no home office. Às vezes é difícil garantir a mesma estrutura de uma empresa em ambientes remotos, mas essa missão fica ainda mais complicada se o mapeamento das possíveis dificuldades não for realizado antes.

Alguns pontos como: internet, ergonomia, telefonia e espaço são considerados cruciais para o desempenho de atividades diárias. Por isso, entender quais são essas dificuldades e ter um plano de ação para contê-las, torna-se indispensável.

3. Estabeleça uma rotina para o seu time

O fato da equipe estar em casa significa que algumas mudanças serão necessárias para a adequação dos horários e o estabelecimento de uma nova rotina. Os eventos externos podem facilmente tirar a atenção ou até mesmo causar interrupções inesperadas durante a jornada de trabalho.

Por isso, o ideal é manter nesse período os mesmos hábitos de uma rotina de trabalho em uma empresa. Aqui vão algumas dicas:

  • Estabeleça um horário para iniciar as atividades;
  • Se arrume para começar o dia;
  • Tome aquele café da manhã;
  • Planeje o seu dia e suas entregas;
  • Faça suas pausas durante a jornada de trabalho;
  • Se desconecte de suas tarefas ao final da jornada.

4. Alinhe e acompanhe as entregas diárias

É muito normal que em um período de adaptação os membros do time se comprometam a fazer grandes entregas, mas no final do dia não seja possível. Isso porque existe um tempo para que sua equipe consiga mensurar suas atividades e administrar de forma assertiva o seu tempo.

O importante nesse momento é estar perto dos colaboradores e, através de alinhamentos diários, estabelecer entregas para aquele dia. Além de gerir o tempo, essa é uma boa saída para a mensuração da produtividade do time.

O trabalho remoto traz muitos benefícios para qualquer empresa. Na maioria dos casos, a produtividade aumenta e a qualidade de vida também melhora. Mas é muito importante se atentar para todos os pontos que comentamos neste. Assim, essa será uma experiência prazerosa e que trará bons frutos para seu negócio e seus colaboradores!

Saiba como as metodologias ágeis podem tornar seu time mais produtivo!

Você sabe o que são metodologias ágeis e como elas podem tornar seu time ainda mais produtivo? Clique aqui e confira um artigo sobre esse tema! Este conteúdo, aliado com tudo o que vimos aqui, pode potencializar as suas estratégias na implantação da cultura home office.

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