Já não é novidade dizer que a prevenção à fraude é uma luta diária das empresas, não é mesmo? De acordo com o Relatório Global de Fraude e Risco, da Kroll — uma empresa global especializada em investigações corporativas —, 89% das empresas brasileiras já sofreram algum tipo de fraude.
Os golpes mais comuns no mercado são aqueles relacionados a roubo de identidade, clonagem de cartões e lavagem de dinheiro. Essas e outras ações são sinônimos de prejuízos que, muitas vezes, podem ser irreversíveis.
Em razão disso, é preciso adotar medidas preventivas eficientes em todos os processos do negócio. Neste post, você vai conhecer alguns métodos e iniciativas simples que podem ajudar a evitar situações como essas. Acompanhe!
Direto ao ponto:
1. Tenha e pratique um código de ética
O código de ética nas empresas serve como instrumento para guiar todos os funcionários e gestores sobre os princípios, missão e visão da instituição.
No entanto, esses direcionamentos não devem ficar só no papel. Muitas instituições até têm um código de ética, mas nem sempre essas regras e definições são respeitadas, aplicadas ou cumpridas. Ter um código de ética empresarial e cumpri-lo pode ser uma das suas estratégias de prevenção à fraude mais eficazes, uma vez que é um meio para a transparência e boa postura no mercado.
Para evitar possíveis atos de desonestidade, todos que trabalham na empresa, sem distinção de cargos ou salários, devem estar a par das orientações desse documento.
2. Analise documentações com atenção
Muitas fraudes encontram brechas em documentações. Sendo assim, é fundamental que cada documento (notas fiscais, recibos, contratos etc) que for assinado ou que tenha relação com a empresa seja lido e relido com atenção.
Lembre-se de que pequenas cláusulas podem passar despercebidas, e também podem ser sinal de fraude ou prejuízo. Sempre confira os nomes envolvidos no documento, verifique o CNPJ e todas as descrições. Além disso, em caso de qualquer desconfiança ou irregularidade, comunique os responsáveis.
Outra dica para fazer essas análises é apostar na tecnologia. Por meio da automatização de alguns setores, ou por um banco de dados atualizado e confiável, é possível ter mais segurança nos pagamentos, na movimentação de recursos da empresa, no preenchimento de endereços, de notas fiscais e na consulta de dados cadastrais de funcionários ou fornecedores, por exemplo.
3. Faça avaliações para risco de fraude
Tendo consciência de que os riscos existem, outra medida importante a ser tomada é o método de avaliação para risco de fraude.
Por meio dessa avaliação, você consegue identificar com mais precisão quais são os pontos fracos da sua empresa que podem estar suscetíveis às fraudes. Com ela, gestores e empresários poderão desenvolver planos de ações preventivos aos golpes mais conhecidos.
Para ter bons resultados, é importante que as instituições tenham um programa bem definido, que passe por constantes atualizações, que sensibilize todos os membros da empresa e os envolvidos, como fornecedores e prestadores de serviço.
Geralmente, uma avaliação para risco de fraude efetiva segue uma estrutura básica:
- conscientização — que é a disseminação das políticas e dos programas preventivos;
- detecção — o processo de avaliação dos riscos e dos pontos fracos da empresa;
- tratamento — deve ser inadmissível a flexibilidade frente a qualquer tipo de fraude.
4. Conte com mecanismos de informações
Para que as avaliações para risco de fraude sejam eficientes, é indicado que sejam implementados mecanismos de informações e controles internos — que auxiliam a instituição a garantir que os planos de ações de prevenção à fraude e de riscos estejam em pleno funcionamento.
Entre eles, podemos citar os sistemas de relatórios e de conferências, as senhas de acesso, o bloqueio de informações e sistemas de controle rigorosos.
5. Faça auditorias frequentes
Um erro muito prejudicial à empresa e que muitos gestores cometem é realizar auditorias somente quando a empresa passa por algum tipo de mudança. Entretanto, é preciso que os planos e as políticas de prevenção passem por atualizações e alinhamentos frequentemente.
Os acompanhamentos e balanços regulares são medidas que auxiliam a demonstrar transparência e a extinguir o interesse de pessoas mal-intencionadas a cometer qualquer tipo de fraude. Afinal, sempre que os métodos e mecanismos de prevenção são divulgados e se tornam de conhecimento de todos, surge o sentimento de insegurança no próprio infrator.
6. Conheça o funcionário antes da contratação
Em algumas situações, o próprio funcionário de uma empresa pode ser o responsável por fraudes que geram prejuízos financeiros e para a integridade de uma instituição. Sendo assim, é importante criar algumas medidas preventivas também nesse sentido.
Antes de contratar qualquer colaborador — seja para cargos operacionais, seja para cargos executivos ou administrativos —, é fundamental fazer um processo seletivo completo.
Conheça o histórico do candidato, busque referências profissionais, verifique o motivo dos desligamentos das empresas em que trabalhou e avalie seus dados cadastrais.
7. Confie desconfiando
Quando as fraudes são praticadas por funcionários, é comum que elas aconteçam quando o gestor ou proprietário demonstra completa confiança no colaborador ou o deixa encarregado de processos delicados e confidenciais. Isso é um prato cheio para pessoas mal-intencionadas.
Por esse motivo, nossa última dica é: confie desconfiando. Seja cuidado com suas ações, observe o seu negócio, mantenha uma boa gestão e procure conhecer aqueles que trabalham com você para evitar futuros problemas.
A prevenção à fraude deve ser composta por um conjunto de métodos e estratégias para identificar e implementar planos preventivos contra golpes de qualquer tipo — sejam eles de origem interna, sejam de origem externa.
Para isso, adote as medidas necessárias e certifique-se de elas estão sendo respeitadas por todos a sua volta. Por fim, tenha atenção aos documentos da empresa e na verificação e compartilhamento de dados.
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