Ser empresário é se cercar de desafios. Se já é complicado garantir expansão e viabilidade em tempos de normalidade, imagine quando surge uma crise sem precedentes. É preciso rever as metas e fazer adequações para se manter em pé e operando. Isso incluí uma séria redução de custos na empresa.

Entretanto, não dá para sair cortando tudo de maneira indiscriminada. Um erro nessa estratégia pode ter sérias implicações, de perdas com a qualidade à queda drástica das vendas. Equilíbrio é a chave.

Para não ficar só no discurso, separamos algumas dicas para você aplicar uma redução de custos na sua empresa, de forma organizada e prática. Prepare o seu negócio tanto para a recessão quanto para a retomada do crescimento.

Identifique os gastos não essenciais

Qualquer processo de redução de custos em uma empresa precisa se iniciar com a análise e levantamento de tudo: custos e despesas, fixos e variáveis. Partimos então do princípio que esses gastos precisam ser devidamente registrados e controlados, seja por planilhas ou um sistema de gerenciamento financeiro.

Muitas empresas já estão com boa parte de suas equipes em home office, o que gera uma diminuição nos gastos com infraestrutura, reembolso de combustíveis etc. Tem também aqueles modelos de negócio que não se enquadram nessa realidade e necessitam da força presencial de seus colaboradores.

Em ambos os casos, ainda dá para rever todas as saídas de caixa e encontrar o que realmente é fundamental para a operação e o que pode ser retirado ou substituído.

Além das tradicionais reduções com cafezinho e descartáveis, reveja questões como a compra de materiais de escritório, gerenciamento do estoque e custos invisíveis, como problemas na qualidade de atendimento, que levam seu cliente a partir para a concorrência.

Estimule uma cultura de redução de custos na empresa

Parte do desafio quando se enxuga custos é engajar os colaboradores na ideia. Sem a participação deles, fica bem mais complicado economizar. Sem contar que eles conhecem melhor do que ninguém os pontos em suas respectivas rotinas que podem gerar desperdícios.

A ideia é fazer com que eles se sintam parte do negócio, motivados a querer o sucesso dele. Promova uma gestão aberta, instruindo líderes a serem mais receptivos, a ouvirem sugestões e reclamações de seus liderados.

Além de expor a necessidade de utilizar os recursos de forma inteligente, você pode também oferecer um sistema de recompensas — financeiras ou não — para aqueles que trouxerem boas ideias de como reduzir custos variáveis.

Estude os atuais fornecedores

Esse é um daqueles aspectos delicados, mas necessários. Um movimento errado pode comprometer a qualidade do produto ou serviço e até mexer com crenças internas do gestor. Ainda assim pode ter muito dinheiro sendo desperdiçado com seu rol de fornecedores.

Vamos explicar melhor. Depois de determinado tempo muitos se acostumam com os atuais fornecedores. Tudo está sendo entregue no prazo e com a qualidade esperada. A relação de confiança já foi estabelecida. Pode ser que o mercado tenha outras boas opções — mais acessíveis — que não foram avaliadas.

Reveja essas parcerias e o que pode ser substituído. É importante pesquisar também outras terceirizadas para as áreas de limpeza, segurança, portaria e assessoria jurídica, conforme a sua realidade.

Só não realize esses cortes pensando apenas no preço. Antes de decidir, repense acerca dos impactos sobre o produto final, atendimento e vendas. 

Se for o caso, converse com o fornecedor atual sobre a possibilidade de descontos, remessas em bonificação ou adendo contratual para baixar os custos. É bem provável que ele flexibilize, afinal ele também não quer perder oportunidades de venda.

Faça uma revisão tributária

As crises chegam e a alta carga de impostos permanece a mesma. Para tentar reverter os impactos, o governo anunciou a prorrogação do prazo para recolhimento de alguns tributos em 2020, como o FGTS, envio da DCTF, Simples Federal, contribuição patronal e outras obrigações. 

Essas medidas ajudam o caixa momentaneamente, mas dá para ir além. Peça o apoio da contabilidade ou de uma consultoria para fazer um estudo de recuperação tributária no seu negócio. 

Em qualquer segmento é possível encontrar impostos que foram pagos a maior e de maneira incorreta nos últimos 5 anos. É feito então um pedido de reembolso para a União e o valor pode ser liberado a partir de 2 meses de abertura do processo. 

Assim você garante mais entradas, sem contar que o recolhimento desses tributos será feito corretamente a partir de então. A correção contribuirá para sua redução de custos ao longo do tempo.

Reorganize processos operacionais

Uma maneira de reduzir custos operacionais na empresa e evitar os desperdícios com estoque. Reveja também os fluxos de produção e outras rotinas, buscando maneiras diferentes de executar as tarefas. Com um mapeamento de processos de cada setor dá para ter uma visão do que pode ser eliminado ou otimizado.

Outro ponto é pensar em saídas para reduzir custos e aumentar a produtividade simultaneamente. De nada adianta reduzir ao máximo as impressões se o funcionário vai gastar o dobro do tempo para fazer uma análise de crédito, por exemplo.

Aplique tecnologia para redução de custos na empresa

Com a migração de áreas inteiras para o digital foi possível perceber ainda mais quanto o uso inteligente da tecnologia pode facilitar a redução de custos nas empresas. É verdade, algumas implementações exigem investimento, contudo, o retorno em economia e melhoria nos processos chega rapidamente.

Aproveite para rever seus gastos com telefonia e serviços de internet. Quem depende desses recursos para prospectar e manter relacionamento com os clientes — todo mundo, praticamente — pode estudar alternativas mais baratas e eficientes para a comunicação.

Experimente o WhatsApp, e-mail e SMS para efetuar cobranças, enviar avisos e oferecer novidades. Os dois últimos permitem disparos em massa e tem boa aceitação de público.

A redução de custos nas empresas é fator essencial, mas como vimos, requer habilidade de gerenciamento, jogo de cintura e participação dos colaboradores. Está mais que provado que a sobrevivência dos negócios vai além da alavancagem nas vendas. Reveja a cultura e os valores. Chame o time para essa responsabilidade e faça a sua parte. 

Mantenha o fluxo de caixa em segurança

O pagamento de salários, fornecedores, gastos essenciais e impostos depende da efetividade dos seus recebíveis. Clique aqui e confira mais um artigo com medidas úteis para evitar que a inadimplência ameace esse equilíbrio.

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