Se você deseja melhorar o controle financeiro da sua empresa, é hora de conhecer uma ferramenta que pode ajudar e muito nas rotinas do fluxo de caixa. O Aging list é, basicamente, um relatório que registra, de maneira cronológica, as contas a pagar e a receber.
Sua tradução pode ser entendida como ‘lista de envelhecimento’, pois conta com as datas e períodos de vencimento de cada título. Essas informações são reunidas em uma tabela, o que permite uma visualização mais fácil e rápida.
Ficou interessado e quer conhecer esse recurso que vai ajudar na rotina da sua empresa? Então continue a leitura deste artigo e saiba tudo sobre aging list!
Direto ao ponto:
Conhecendo o Aging List
O aging list é a organização, através de uma lista, das contas a pagar e a receber, ou seja, entrada e saída de caixa. Elas são feitas em tabelas separadas e por períodos. A ferramenta é importante para a gestão financeira, pois permite visualizar o saldo do período em vigência, assim como a previsão para os próximos dias e semanas.
Ter esses dados possibilita analisar a situação da empresa, assim como tomar decisões, afinal, é possível planejar de maneira adequada a aplicação e uso dos recursos. Caso tenha um problema com urgência, o gestor também consegue visualizar como estará a saúde financeira da empresa para os próximos dias.
Portanto, é um importante recurso para ajudar em momentos estratégicos e que necessitam de solução rápida e sem erros, ou então minimizando agravantes.
O aging list costuma ser organizado por períodos de 30 dias, o que auxilia na previsão de problemas futuros, fazendo com que seja possível agir preventivamente. Ou seja, como os pagamentos e recebimentos são colocados em ordem cronológica de vencimento é possível verificar como está a relação entre despesas e receitas.
Aging List colocado em prática
Alguns dados são fundamentais para estarem presentes no aging list. Tendo organizada cada coluna da tabela, o essencial é sempre atualizá-lo conforme chegarem novas informações para o período.
Portanto, ao criar a sua planilha não esqueça de colocar os seguintes itens:
- Despesas
- Receitas
- Datas de Vencimento
- Cliente e Fornecedor
- Tipos de pagamentos
- Especificações de como foram determinados os pagamentos (se parcelados, se em boleto único, etc.)
- Forma de pagamento/recebimento (boleto, transferência, depósito, etc.)
Para que fique mais fácil de visualizar as ações, é possível classificá-las por grupos, ou até mesmo por prioridades e urgências.
Caso você não conte com uma solução digital, como um software ou um sistema de gestão para organizar as demandas, é possível criar o arquivo em excel. Ele também irá suprir suas necessidades. O mais importante é não perder o controle financeiro de vista e entender exatamente como está o fluxo de caixa da empresa, inclusive sabendo como anda o nível de inadimplência dos clientes.
Tendo seu aging list organizado e atualizado é possível gerar relatórios com mais agilidade e precisão, o que permite que se possa entender como está a movimentação de valores da organização.
Aging list x fluxo de caixa
Já foi possível notar que o aging list tem um conceito simples de funcionamento, mas uma utilidade bastante ampla e prática para o cotidiano de uma empresa.
É importante destacar que há uma diferença fundamental entre o aging list e o fluxo de caixa: o detalhamento das informações. O fluxo de caixa permite uma visão mais geral dos acontecimentos, como o total a ser pago ou recebido dentro de um período.
Já o aging list tem um conteúdo mais específico, permitindo que o gestor entenda o que cabe para cada cliente e fornecedor no quesito receitas e despesas respectivamente, incluindo o que já estiver vencido.
Porém, o aging list não substitui o fluxo de caixa. Pelo contrário, ele é uma ferramenta complementar que vai auxiliar no bom funcionamento do setor financeiro da empresa.
Vantagens em utilizar o aging list
Por permitir a visualização de entradas e saídas, utilizar o aging list é um excelente recurso para planejar e monitorar ações que envolvem a régua de cobrança, para que ela seja mais assertiva e eficiente.
Ou seja, com um relatório do que está prestes a vencer é possível colocar em prática as ações de pré-cobrança, enviando um lembrete para informar aos clientes de que está próximo do prazo de vencimento e assim atuar proativamente na busca pela redução do índice de inadimplência.
Ações de cobrança também podem ser melhor planejadas. Tendo a fácil identificação do que está em atraso (valor e período) você consegue entender o panorama de maus pagadores e dedicar esforços para reverter cada situação.
Para cada período de recebimento em atraso é possível criar uma estratégia de abordagem para a recuperação de valores. Ou seja, é importante ter diferentes formas de conduzir uma conversa na tentativa de entrar em um acordo e garantir que a empresa receba o que estava previsto.
Com relação a prioridades na hora de efetuar uma cobrança, é interessante primeiro buscar a recuperação de valor mais altos, pois eles afetam com mais força o fluxo de caixa.
Vale lembrar que as informações que o aging list permitem visualizar refletem diretamente no setor de recuperação de títulos vencidos. Isso porque fica evidente qual o perfil do devedor e planejar ações preventivas e estratégicas para reverter cada quadro. Ou seja, um relatório bem apurado vai conceder a possibilidade de analisar a carteira de clientes, assim como as medidas necessárias para agir na recuperação de valores.
Passo a passo para utilizar o aging list
Agora que você já sabe sobre a importância de utilizar o aging list, é hora de colocar o uso dessa ferramenta em prática. Confira o passo a passo para isso:
- Crie uma planilha em excel (caso não tenha um software de gestão) com os campos que são essenciais para o bom funcionamento do aging list. Separe uma coluna para cada tópico. Já mencionamos cada item logo acima, mas vale recapitular: Despesas, Receitas, Datas de Vencimento, Cliente e Fornecedor, Tipos de pagamentos, Especificações de como foram determinados os pagamentos (se parcelados, se em boleto único, etc.) e Forma de pagamento/recebimento (boleto, transferência/depósito, etc.);
- Estipule uma data base em que o relatório deve ser gerado, assim você terá comparativos em períodos específicos e regulares;
- Alimente a planilha sempre que tiver novas informações, seja de baixas de pagamento, novas despesas, etc;
- Tenha o cuidado de sempre respeitar a ordem cronológica de cada vencimento/recebimento. Não esqueça que o intuito do aging list é justamente ajudar na organização e previsão do setor financeiro;
- Se for melhor para você se organizar, crie classificações para as informações mais relevantes ou utilize cores diferentes de preenchimento das células. Isso vai permitir que você visualize com mais facilidade ao gerar relatórios.
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