Base de dados atualizada: entenda qual é a sua importância!

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A pressão que os profissionais de cobrança sentem no dia a dia é muito grande. Procurar as pessoas inadimplentes e oferecer um acordo viável para ambas as partes é o objetivo. Porém, isso precisa ser feito rapidamente e com o alcance de bons resultados. Você sabe como chegar a esse patamar? A resposta está na base de dados atualizada!

Por meio dessa prática, você organiza e alimenta as informações dos clientes, o que evita perda de tempo e de dinheiro na procura por alguém que trocou de telefone ou mudou de endereço, por exemplo. Da mesma forma, há mais facilidade na comunicação e menor ocorrência de erros, prejuízos e fraudes.

Esse contexto já demonstra a importância de atualizar sempre a base de dados, certo? Mas ainda tem mais. Por isso, criamos este post, que apresenta por que você deve se preocupar com as informações e o que fazer para ter eficiência nesse processo. Acompanhe!

A importância de manter uma base de dados atualizada

Atualizar a base de dados é fundamental para proteger a empresa de diversas situações inesperadas. Entre elas, estão:

• fraudes por falsificação de documentos ou de comprovantes de renda e de residência;
• dificuldades de encontrar o devedor;
• repasse da cobrança para outra empresa devido à demora na busca pelo inadimplente;
• problemas para transformar o indivíduo com débitos em aberto em potencial comprador, a fim de gerar novas oportunidades para o negócio.

Diante desse contexto, fica claro que o banco de dados é essencial para encontrar soluções rapidamente. Isso acontece porque as informações são organizadas por período. É possível cruzar os dados, compartilhar aqueles que forem relevantes, garantir sua segurança e integridade etc.

Na prática, essa medida impacta positivamente o setor de vendas, pois os vendedores deixam de perder tempo procurando dados sobre o consumidor antes de fechar um negócio a prazo. Os resultados são a melhoria do desempenho e o aumento do faturamento.

Para o marketing, também há pontos positivos. As ações se tornam mais precisas porque o banco de dados atualizado fornece informações importantes, que ajudam a identificar o público-alvo que se deseja atingir com uma campanha, por exemplo. Assim, o custo-benefício das atividades é aperfeiçoado.

Em suma, uma base atualizada de dados traz aumento da produtividade e da chance de os colaboradores da sua empresa focarem outras atividades — por exemplo, a negociação com os devedores para fechar bons negócios e fazer com que as duas partes ganhem. Com isso, a pressão do trabalho de cobrança também é reduzida, porque as ações são mais rápidas.

4 dicas para manter a base de dados atualizada

As vantagens de atualizar sempre a base de dados são muitas. Os processos internos são otimizados, especialmente aqueles que requerem contato com os clientes. Isso traz mais eficiência e é possível estabelecer um melhor comunicação com os consumidores.

A qualidade do pós-venda também é aprimorada. Os dados permitem entrar em contato para saber qual é a satisfação com a compra, se existem dúvidas ou necessidades. Com isso, há mais chances de fidelização dos clientes.

Para alcançar todos esses benefícios, é preciso ser eficiente na hora de atualizar essa base de dados. Você pode fazer isso por meio de várias práticas. Listamos as principais a seguir.

1. Ofereça benefícios para o cadastro dos clientes

Sua empresa precisa do cadastro dos consumidores. Para incentivá-los, ofereça benefícios.

As vantagens devem ser relacionadas aos negócios. Por exemplo: ofereça um cupom de desconto para quem repassar os dados. Na internet, você pode usar a estratégia de encaminhar um material rico e útil, como um e-book, em troca das informações.

Essa é uma maneira eficiente de obter o que se deseja sem precisar comprar listas de contato finalizadas, que costumam ser desatualizadas. O cuidado com a base construída é com o prazo de validade. É preciso ter atenção frequente e revalidar os dados para que continuem úteis.

2. Faça pesquisas de mercado

As pesquisas de mercado e de satisfação são bons instrumentos para entender as necessidades dos clientes e traçar estratégias de marketing. Agora, elas também podem ser usadas para atualizar e organizar a base de dados. Talvez você nunca tenha pensado nisso, mas é uma ação bastante simples, na verdade.

O formulário pode ser encaminhado por e-mail ou SMS. Se tiver oportunidade, aplique-o na sua loja física. O importante, nesse caso, é que, entre as perguntas, estejam informações de contato. É assim que você atualizará a base.

Além de alcançar ideias relevantes, que podem aumentar a vantagem competitiva da sua empresa, essa também é uma forma de otimizar os resultados do setor de cobrança. Com a atualização das informações, basta entrar em contato e oferecer aos inadimplentes uma boa oportunidade para quitar a dívida. Assim, fica mais fácil aumentar a chance de novos negócios.

3. Peça a confirmação de contato dos clientes

A ferramenta de confirmação de contato é interessante para manter a base atualizada. Uma maneira eficiente de fazer isso é pelo e-mail marketing (que inclui a newsletter). Envie a mensagem e pergunte o que o consumidor acha dos conteúdos recebidos, se são úteis etc.

Coloque um botão para ele pressionar se tiver uma resposta positiva. Se o resultado for negativo, ofereça a opção de se descadastrar, para que os envios sejam interrompidos.

Nesse momento, você deve estar pensando: isso é realmente válido? A resposta é “sim”. Com o resultado, há uma indicação clara do que fazer. Se a taxa de retorno for baixa, há grande probabilidade de que boa parte dos clientes tenham deixado de receber seus e-mails ou estão ignorando as mensagens.

Nesse caso, use outro dado para entrar em contato e tentar resgatar o consumidor. Você pode oferecer algum benefício, como um cupom de desconto ou enviar uma lembrança. Desse modo, há mais chance de o cliente atualizar o cadastro e voltar a ter contato com o negócio.

4. Invista em tecnologia

A atualização da base de dados é um trabalho importante, mas que leva tempo. Com a tecnologia, você tem a oportunidade de fazer essa atividade de forma automatizada e estratégica. Com isso, tem resultados melhores.

Você pode usar diferentes ferramentas, mas é imprescindível contar com um sistema específico para essa função, como o Base Certa. Ao optar por uma solução apropriada, você tem em mãos o enriquecimento e a higienização da base, além de encontrar os dados de que precisa facilmente.

O sistema automaticamente encontra os devedores que estão com dados incorretos e faz o tratamento adequado. De quebra, é possível enviar mensagens para os inadimplentes que estão com os dados automatizados, medida que facilita o trabalho do setor de cobrança.

Resumindo: manter a base de dados atualizada é essencial para quem deseja ter bons resultados no setor de cobrança. Esse trabalho interno é burocrático, mas vale a pena executá-lo. Além disso, você pode contar com um sistema apropriado para otimizar os processos e alcançar ainda mais vantagens.

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