Você sabe o que significa ciclo de cobrança e como otimizar esse processo em sua empresa?
Imagine ter um processo que não apenas acompanha a emissão de faturas, mas também garante que você receba os pagamentos em dia, reduzindo a inadimplência e otimizando seu fluxo de caixa, tornando a gestão financeira mais previsível e segura?
Neste artigo, vamos explorar o que é o ciclo de cobrança, suas etapas e benefícios, e as melhores práticas de cobrança para garantir sua eficácia, além da importância de seguir leis e regulamentações relevantes. Também destacaremos soluções tecnológicas que podem auxiliar sua empresa.
O que é o ciclo de cobrança?
O termo ciclo de cobrança se refere a todas as etapas do processo de gerenciamento de uma carteira de cobrança, desde a emissão de uma fatura até o pagamento do cliente. Empresas que adotam um gerenciamento estruturado conseguem controlar melhor seus recebíveis e reduzir o risco de inadimplência.
Em linhas gerais, uma boa gestão do ciclo de cobrança é capaz de garantir que os pagamentos sejam realizados dentro dos prazos, podendo evitar problemas de fluxo de caixa e graves perdas financeiras. Geralmente empresas que não conseguem monitorar adequadamente este ciclo arriscam prejudicar a saúde financeira do negócio e o destino certo é o encerramento do negócio.
Quais são as etapas de um ciclo de cobrança?
As etapas de um ciclo de cobrança podem variar entre os tipos de negócio, mas normalmente incluem:
- Geração da fatura: a empresa faz a emissão de uma fatura após a prestação de serviço ou venda de produto.
- Cobrança preventiva: antes mesmo do atraso é feita uma abordagem preventiva que pode ser feita com, por exemplo, o envio de lembretes adicionais.
- Nesta etapa, a empresa pode criar uma régua de cobrança que funciona como um cronograma, onde é possível verificar quais canais e meios foram utilizados para o contato e lembrete do cliente. É importante que a cobrança preventiva seja feita antes do vencimento do pagamento.
- Monitoramento do pagamento: a empresa faz o acompanhamento do pagamento, para garantir que este seja efetuado dentro do prazo.
- Negociação de inadimplência: em caso de inadimplência, a empresa pode oferecer alternativas de pagamento, com o intuito de manter um bom relacionamento. A negociação pode ocorrer por diversos canais, como e-mails, SMS, telefonemas ou até notificações extrajudiciais.
- É essencial entender as particularidades de cada cliente, já que a inadimplência pode ocorrer por diversos motivos. Por isso, adotar estratégias de cobranças preventivas e um bom conhecimento do perfil dos clientes evitam inadimplências e melhoram os resultados econômicos da empresa.
- Recuperação de crédito: em casos de inadimplência onde a empresa não consegue a resolução da dívida e recebimento dos valores de maneira amigável, pode ser necessária a intervenção de por meios mais formais, como a notificação extrajudicial ou até mesmo, processos judiciais.
Quais são os benefícios de um ciclo de cobrança eficiente?
Aplicar um ciclo de cobrança estruturado para uma empresa pode trazer benefícios para a saúde financeira do negócio e incentiva que o consumidor confie e busque a empresa para uma negociação amigável. Além disso, alguns dos outros benefícios são:
- Redução da inadimplência: com a adoção de estratégias que otimizem o ciclo de cobrança, incluindo a implementação de canais de comunicação e flexibilidade de negociação, o resultado certo é a redução dos números de inadimplentes e a recuperação de valores considerados perdidos.
- Melhoria no fluxo de caixa: planejar o fluxo de caixa e a melhor forma de aplicar os investimentos é o sonho de todas as empresas que prezam pela sua saúde financeira, por isso, uma vez que a empresa consegue prever e monitorar os seus recebíveis, o fluxo de caixa deixa de ser uma preocupação e passa a ser apenas mais um processo de gerenciamento.
- Automação e eficiência de cobrança: o uso de tecnologias, como uma etapa da implementação do ciclo de cobrança, é essencial para automatizar diversas etapas da recuperação de crédito, otimizando o trabalho do time interno que poderá focar em processos mais estratégicos para a companhia.
- Fortalecimento da relação com o cliente: um dos principais benefícios deste processo é a criação de um vínculo ainda mais forte com o seu cliente, que passará a te considerar essencial e prioridade na lista de credores a serem pagos.
Como posso melhorar o ciclo de cobrança na minha empresa?
Existem algumas maneiras de melhorar o ciclo de cobrança da sua empresa, abaixo listamos sugestões que poderão auxiliar neste processo:
Automatize processos: o uso de softwares inteligentes de cobrança automatiza a emissão de faturas, o envio de lembretes e o monitoramento de pagamentos, otimizando os trabalho e reduzindo riscos de erros ocasionados por processos manuais.
Defina uma política clara de cobrança: estabeleça prazos, multas e condições de pagamento de forma clara desde o início da relação comercial, o que padronizará o processo e aplicação de forma justa e igualitária a todos os devedores.
Realize cobranças preventivas: implementar a cobrança preventiva e personalizar a comunicação com o cliente antes do vencimento poderá mitigar drasticamente o número de clientes inadimplentes e garantirá maior receita ao fluxo de caixa.
Utilize tecnologias avançadas: adotar softwares de cobrança que permitam ajustar abordagens com base na probabilidade de pagamento das dívidas, criando réguas de comunicação para cada grupo e focando nos clientes mais propensos a quitar a dívida. Como a Cobrança Inteligente do Assertiva Recupere!
Quais sistemas podem ajudar a melhorar o ciclo de cobrança?
Falar em ciclo de cobrança eficaz e otimizado é o mesmo que falar em aplicação de tecnologias que auxiliam em cada etapa do processo de cobrança, extraindo da operação o potencial máximo de capacidade de recuperação dos valores.
Assim, soluções disponíveis no mercado como o Assertiva Localize e o Assertiva Recupere são ferramentas poderosas que otimizam o processo de cobrança empresarial.
Assertiva Localize
Essa ferramenta permite localizar devedores de maneira eficiente, usando dados atualizados para melhorar a comunicação, seja por telefone, seja por SMS ou até de maneira presencial, aumentando a taxa de recuperação. Com informações como telefone, e-mail e endereços, a empresa pode reduzir o tempo de pesquisa e aumentar as chances sucesso em localizar o cliente cobrar a dívida.
Assertiva Recupere
Este sistema oferece uma solução completa para a recuperação de crédito, desde notificações automáticas até a gestão de acordos e negociações. Utilizando inteligência artificial, classifica a carteira de devedores em alto, médio e baixo potencial de pagamento, justamente para que você direcione esforços de forma mais eficiente.
Conclusão
Hoje você descobriu que implementar boas práticas de cobrança, utilizar tecnologias avançadas e garantir a aplicação de estratégias realmente eficazes são a chave para o sucesso na recuperação de crédito da sua empresa. Viu ainda, que usar ferramentas como facilitam esse processo, diminuindo drasticamente os fluxos operacionais de sua equipe de cobrança.
Saiba mais sobre o Assertiva Recupere e descubra como ele pode ajudar sua empresa a cobrar e receber em dia dos seus clientes. Solicite uma demonstração gratuita agora mesmo.
