O método de cobrança pro rata é utilizado nos mais diversos setores e tipos de pagamento para o cálculo proporcional dos valores, baseados num determinado período.
É provável que em sua vida você já tenha se deparado com situações em que ao contratar um serviço com pagamento mensal, não precisou pagar pelo período completo do mês e pagou apenas o “proporcional” ao período em que lhe forneceram o serviço. Esta é a famosa cobrança pro rata!
Neste texto, exploraremos como surgiu a cobrança pro rata, todos os tipos desta modalidade e as vantagens e desvantagens da implementação desse método de cobrança. Acompanhe este artigo e compreenda todas as técnicas da cobrança proporcional.
O que significa pro rata e qual a sua origem?
O termo “pro rata” é uma expressão em latim e significa “proporcionalmente”. Esta palavra é normalmente utilizada pelos setores de finanças, contabilidade para se referir e calcular aos valores proporcionais de um determinado período.
Você sabia que este conceito de “pro rata” se estende desde o direito romano, quando utilizam essa expressão para dividir as responsabilidades e os direitos dos cidadãos e das partes interessadas de maneira proporcional?
Existem diferentes formas de cálculo proporcional de valores e tudo dependerá do contexto de aplicação da pro rata, no entanto, os tipos mais comuns são:
- Pro rata temporis: esta é a modalidade mais comum de aplicação do pro rata, uma vez que o cálculo é baseado em períodos específicos, como dias, meses ou anos.
- Pro rata a parte: este tipo de pro rata é usado para calcular os valores proporcionais de cada parte interessada, como, por exemplo, na divisão de custos entre os sócios de uma empresa.
- Pro rata die: nestes moldes de pro rata, o cálculo é feito com base em dias pré-definidos, como nos casos de contratos de aluguel, em que o pagamento é feito conforme o número de dias em que o imóvel estava ocupado.
Em que situações a cobrança proporcional deve ser aplicada?
Por se tratar de um modelo de cálculo proporcional de valores, a cobrança pro rata deve ser aplicada quando houver a necessidade de cobranças em períodos específicos para o pagamento ser justo para todas as partes. Alguns exemplos comuns são:
- Aluguel de imóveis: imagine a situação em que o inquilino inicie a locação de um imóvel por um período de dias que não seja um mês completo. A cobrança deste inquilino será pro rata, ou seja, o cálculo para pagamento será o proporcional aos dias em que o imóvel ficou ocupado.
- Serviços de assinatura: as assinaturas de streaming de filmes/séries ou música são geralmente feitas por cobrança pro rata, sendo proporcional ao tempo de utilização do serviço. Da mesma forma acontece quando o usuário decide cancelar a assinatura antes de completar o fim do mês e será cobrado apenas pelos dias em que utilizou o serviço.
- Seguros: no ramo de seguros, a cobrança pro rata também é muito comum, normalmente esta base proporcional de cálculo é utilizada para verificar o valor do prêmio que será pago pelo tempo de cobertura do plano. Se o seguro for cancelado antes do término do período de cobertura do plano contratado, o segurado terá direito ao reembolso pro rata do valor que foi pago, por exemplo.
Como é feito o cálculo da cobrança pro rata?
Você já sabe que o cálculo para cobranças pro rata variam conforme o contexto de aplicação desta modalidade e podem existir fórmulas diferentes de cálculo dependendo da empresa ou do serviço.
No entanto, existem alguns modelos de cálculo mais fáceis e práticos de calcular o pro rata que podem se aplicar em diferentes situações:
- Aluguel de imóveis
Para realizar o cálculo do valor pro rata do aluguel de um determinado imóvel, normalmente a fórmula utilizada é:
Valor pro rata: Valor total do aluguel / Nº de dias do mês x Número de dias ocupados
Exemplo prático: Se o aluguel mensal é de R$ 1.000,00 e o inquilino ocupou o imóvel pelo período de 10 dias em um mês com 30 dias, o cálculo proporcional seria:
Valor pro rata: 1.000,00 / 30 × 10 = 333,33
Assim, o valor pro rata a ser pago pelo inquilino será R$ 333,33.
- Serviços de assinatura
O modo de cálculo do pagamento pro rata dos serviços de assinatura seguem a mesma lógica.
Valor pro rata: Valor total da assinatura / Nº de dias do período de cobertura x Número de dias utilizados
Exemplo prático: Se o valor da assinatura mensal é R$ 50,00 e o usuário solicita o cancelamento da assinatura após 10 dias, ele deverá pagar:
Valor pro rata: 50 / 30 × 10 = 16.667
Ou seja, o valor pro rata a ser pago pelo cliente será R$ 16,67.
Quais são as vantagens e desvantagens da cobrança pro rata?
A cobrança pro rata, assim como todo modelo de pagamento, possui vantagem e desvantagens que devem ser consideradas pela empresa no momento de implementação.
As principais vantagens da cobrança proporcional está na distribuição justa e satisfatória dos custos e lucros entre os envolvidos, que poderão se sentir prejudicados, caso tenham que pagar por serviços que não foram prestados.
Além disso, o faturamento proporcional permite maior flexibilidade nas situações em que os períodos de uso não correspondem a um mês completo, facilitando o cálculo e a maneira de cobrança dos clientes.
Mas como todo procedimento financeiro, a cobrança pro rata exige certa lógica na fórmula de cálculo e contém variáveis matemáticas, como valores e tempo, o que pode representar potencial chance para erros.
Por isso, ter estabelecido quais serão as variáveis consideradas e a forma de cálculo é essencial para otimizar e facilitar o dia a dia dos times operacionais que executarão estas tarefas.
Além disso, ter modelos prontos de explicação da fórmula de cálculo do pro rata para demonstração aos clientes será essencial para sanar qualquer dúvida que eles possam ter neste processo.
Como implementar a cobrança proporcional na sua empresa?
Para superar os desafios da implementação da cobrança pro rata, a empresa poderá criar algumas estratégias que facilitem e façam a transição do modelo de pagamento ser o mais tranquila possível para os funcionários e também para os clientes. Como, por exemplo:
- Adotar sistemas de automação: usar sistemas de automação para o cálculo das cobranças proporcionais reduzirá significativamente os erros humanos que poderão acontecer, caso o cálculo seja feito de maneira manual, além de simplificar todo o processo de gestão dos recebíveis.
- Criar políticas claras de cobrança: as políticas de cobrança pro rata precisam ser transparentes para as aplicações serem uniformes em todos os clientes e para que seja fácil a explicação para o time e para o usuário, além de evitar correção do cálculo destas cobranças.
- Implementar medidas de monitoramento e revisão: monitorar e revisar periodicamente as práticas de cobrança proporcional são essenciais para garantir a saúde financeira da empresa, a satisfação dos clientes e execução de estratégias de uma cobrança inteligente.
Até aqui você viu que a cobrança pro rata é uma modalidade extremamente útil para cálculo de valores proporcionais, além de otimizar o processo de faturamento da empresa, ainda traz uma percepção de satisfação do cliente com o pagamento justo para todos os envolvidos na relação comercial.
É importante se atentar que alguns cuidados devem ser tomados para a implementação correta desse procedimento, evitando transtornos financeiros para a empresa e perda de clientes pela insatisfação do modo de cobrança da empresa.
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