A estruturação e a contínua organização de uma empresa envolve firmar contratos com fornecedores, empregados, clientes e diversos parceiros. Diante dessa imensidão de contratos, já parou para pensar que a sua empresa precisa estar atenta, simultaneamente, a todas as cláusulas contratuais? É o que a gestão de contratos promete.
A gestão de contratos garante um controle próximo de todas as transações firmadas por uma empresa, atentando-se àquilo que deve ser cumprido, exigido e melhorado.
A boa gestão de um negócio, inevitavelmente, perpassa um atento gerenciamento de contratos, tema este vital que será tratado neste artigo.
Direto ao ponto:
O que é gestão de contratos?
Gestão de contratos é o resumo de técnicas, teorias, métodos, funções e procedimentos que estão relacionados a todo o processo de contratação de uma empresa.
Existe mais de um tipo de contrato e o seu negócio vai precisar estar atento a todas as especificidades ligadas às contratações. Só no âmbito comercial existe mais de uma dezena de tipos de contratos, dentre eles os de fornecimento de matéria prima, de distribuição, de trabalho e de arrendamento mercantil.
Os contratos estabelecem direitos e obrigações das partes envolvidas e, portanto, ter um sistema de gestão disso é essencial para garantir bons resultados.
Cada contrato tem um ciclo de vida, ou seja, desde a pré-contratação até o seu encerramento ou renovação. Etapa à etapa da vida dos contratos deve ser acompanhada de perto: só assim evitam-se erros, tanto da própria empresa, como da outra parte envolvida.
Todos os contratos, dessa forma, devem ser submetidos a um processo de gestão para que a empresa se beneficie dos lucros advindos das vendas, bem como pela supressão de riscos relacionados a erros contratuais.
Objetivos e a importância da gestão de contratos
Antes de mais nada, é importante ter em mente o quão importante é firmar um contrato. O contrato é o instrumento legal por meio do qual serão estabelecidas obrigações e direitos das partes, além do objeto de contratação, dos prazos e das multas.
Sem essa formalização, reduzem drasticamente as chances de reclamação diante de qualquer descumprimento, o que pode gerar sérios prejuízos ao negócio. Ademais, qualquer discussão relativa à transação comercial depende da celebração do contrato. E a sua empresa precisa estar sempre protegida.
Portanto, além de gerenciar todo contrato, o qual, por si só, é essencial aos negócios, os principais objetivos da gestão de contratos são:
- Trazer segurança de que as obrigações contratuais serão cumpridas por todas as partes envolvidas;
- Acompanhar de perto as etapas de todo o ciclo dos contratos;
- Manter um histórico de todos os contratos já firmados pela empresa;
- Ter um controle sobre os prazos de vencimento e de renovação para, inclusive, desenvolver táticas de vendas específicas;
- Perceber quando é necessário mudar, excluir e adicionar alguma cláusula contratual;
- Desenvolver um canal de comunicação eficiente com os contratantes.
Levando em conta os objetivos acima listados, fica claro que a boa gestão de contratos tem como principal importância o fato de que todas as partes ficam felizes com a negociação. Os prazos são cumpridos, os serviços são corretamente prestados, diminuem as chances de inadimplência e aumenta a probabilidade de renovação.
Quais são as principais etapas da gestão de contratos?
O ciclo de vida de todo e qualquer contrato envolve três grandes fases, quais sejam, pré-contratação, contratação e pós-contratação. Dentro de cada uma delas existem etapas específicas, de modo que as mais importantes são:
- planejamento: diante da necessidade de firmar um contrato, que pode ser com clientes e fornecedores, vai ser pensado sobre tudo que é essencial constar no contrato. Serviços prestados, condições, prazos, multas, preços, enfim, tudo que deve ser acordado;
- redação: sabendo-se tudo que deve constar no contrato, é o momento de redigir todas as cláusulas. Trata-se de uma fase delicada, já que é imprescindível garantir que tudo está claro, sem duplas interpretações;
- negociação: colocado tudo a termo, é o momento das partes analisarem o que foi escrito e negociarem, sendo o caso, cláusulas que devam ser suprimidas, alteradas ou adicionadas;
- aprovação e revisão: quando as partes finalmente chegam a um senso comum, é o momento de aprovar e revisar o contrato, com análise final por parte do jurídico da empresa. Assim que assinado pelas partes, o contrato passa a ter eficácia jurídica;
- execução: com a formalização dos deveres e das obrigações das partes, é iniciada a etapa de execução, que é quando tudo que foi assinado é colocado em prática. As partes envolvidas devem ficar próximas à toda execução contratual, garantindo que todos estão cumprindo com o combinado;
- armazenamento: independentemente da fase em que está o contrato, toda empresa deve armazenar os seus contratos. Isso serve tanto para consultar as suas cláusulas, bem como para cobrar as obrigações das partes ou, ainda, como meio de prova;
- revisões e aditivos: toda empresa está sujeita a imprevistos. Por isso, não é raro as partes terem que renegociar termos contratuais em razão da mudança de circunstâncias. Isso pode gerar a revisão de cláusulas, bem como adendos (adicionar conteúdo) aos contratos;
- encerramento ou renovação: chegada a data final de duração do contrato, este pode ser encerrado ou renovado. Principalmente para empresas prestadoras de serviços, esta etapa é crucial para a renovação contratual e fidelização do cliente. Gerenciar o contrato de maneira eficiente aumenta significativamente a chance de renovação.
Como implementar a gestão de contratos?
Com tantos benefícios, certamente você deve estar se perguntando como colocar em prática todas as técnicas que envolvem a gestão de contratos.
Alguns passos simples são capazes de dar início à gestão de contratos no seu negócio:
Mapeamento de fluxo de contratos
O primeiro passo da gestão de contratos é fazer um levantamento completo de todos os contratos do negócio, independentemente de qual fase estão.
Essa primeira relação vai te ajudar a perceber em qual etapa está o maior fluxo dos contratos, possibilitando o desenvolvimento de estratégias a partir disso. Se existem muitos contratos próximos ao encerramento, por exemplo, a empresa pode investir em estratégias que levem à renovação, como, por exemplo, promoções para antigos clientes.
Identificação dos pontos de atenção
Fazendo o mencionado levantamento, fica mais fácil visualizar em quais momentos a sua empresa está mais fragilizada. Ao conciliar os tipos de contrato e as fases contratuais em comparação aos principais problemas do seu negócio, você pode perceber os seus pontos fracos.
Exemplificando, é possível notar que existem dificuldades em conciliar os prazos de pagamento de fornecedores com o fluxo de caixa. A boa gestão de contratos traz harmonia a todos os setores do negócio e alerta, no exemplo, de que os próximos contratos deverão ter prazos de pagamento diferentes.
Padronização de etapas
Os negócios que desejam prosperar precisam agir com constância, obedecendo a todos os padrões que foram elaborados, justamente, para alcançar o melhor resultado. Não é à toa que muitas empresas optam pela automação de processos.
Executar as etapas do negócio sempre da mesma forma é a maneira de garantir que todas as obrigações e os prazos serão cumpridos, bem como de que não serão perdidas oportunidades de novos negócios.
Controle de prazos
Seja por meio de um funcionário específico, seja pela implementação de um sistema, a empresa precisa monitorar todos os prazos de vencimentos. Isso vale tanto para as próprias obrigações, bem como àquelas dos demais envolvidos.
Dessa forma, é possível identificar a eventual necessidade de mudanças, exclusões e adições de cláusulas contratuais.
A tecnologia tanto auxilia na gestão de contratos, bem como está presente na própria essência contratual, já que tem crescido o número de contratos digitais. Capazes também de garantir a segurança jurídica da sua empresa, o contrato digital é uma realidade que se submete a tudo que falamos neste artigo.
Para que a sua empresa continue acompanhando as tendências de mercado, de maneira segura e lucrativa, é essencial saber mais sobre o assunto. Para isso, um bom ponto de partida é entender mais sobre como funciona o contrato digital. Confira!