Poucos são os tipos de negócios que não dependem de outras empresas para operar. Seja para o fornecimento de insumos essenciais, de itens acessórios ou até mesmo de serviços, o cadastro de fornecedores é parte fundamental da estratégia de qualquer organização.
Apesar disso, muitas empresas ainda hoje funcionam sem aderir a essa prática. Mesmo quando o fazem, na maioria das vezes trata-se de um processo incompleto, que não alcança seus principais objetivos.
Realizar e manter um cadastro de fornecedores é algo que envolve uma série de estratégias e etapas que, se conduzidas de maneira eficiente, podem melhorar os processos e tornar a operação altamente eficiente.
Além disso, trata-se também de uma boa prática de compliance conhecida como “Know Your Supplier, ou “conheça seu fornecedor”.
Continue conosco para entender melhor quais são essas etapas e estratégias, quais são as melhores práticas de cadastro, além de passar a compreender a importância dessa prática tão fundamental para qualquer empresa.
O que é o cadastro de fornecedor?
Cadastro de fornecedor é um banco de dados que guarda as informações de todas as pessoas físicas ou jurídicas que prestam serviços ou vendem produtos para a sua empresa. Esse banco de dados, pode se apresentar tanto no formato digital ou até mesmo manual.
Um bom controle de fornecedores, contém informações básicas dos parceiros (denominação da empresa, endereço, todos os contatos, CNPJ — veremos mais sobre isso adiante), registros precisos sobre as transações efetuadas: datas, valores, produtos comprados ou serviços contratados, dentre outros.
Trata-se, em linhas gerais, de uma ferramenta que deve existir e ser utilizada desde o primeiro dia de operação da empresa. Uma boa gestão de fornecedores formar um forte alicerce de relacionamento entre as partes da relação comercial proposta.
Importância do cadastro de fornecedores na gestão de negócios
O principal benefício de se manter um cadastro de fornecedores eficiente para o negócio é poder contar com agilidade, organização e assertividade no processo de compras e controle de pagamento de clientes, principalmente nas etapas em que é necessário realizar cotações.
Nesse sentido, um bom banco de dados de fornecedores permite, por exemplo, que as consultas para cotações sejam feitas de maneira automática e padronizada, evitando todo o trabalho de realizar consultas empresa por empresa. Além de ser um esforço desnecessário, consultar e cotar sem um cadastro pode gerar confusões.
Uma gestão de fornecedores, quando ancorada em um bom cadastro, ajuda a manter e fortalecer parcerias B2B, o que pode resultar em preços e condições muito melhores.
Como fazer o cadastro de fornecedores? Conheça as principais etapas!
Agora que já estamos bem alinhados quanto aos conceitos principais e suas importâncias, vamos passar agora para as questões práticas: como, afinal, é feito um cadastro de fornecedores?
Vamos listar a seguir as principais etapas que devem ser seguidas e adotadas para que se tenha um bom cadastro de fornecedores.
Levantamento de informações essenciais
Assim como pessoas físicas possuem seus dados básicos, exigidos em qualquer cadastro, as empresas fornecedoras também possuem um rol de informações essenciais para compor um cadastro de fornecedores.
Com isso, o primeiro passo é levantar essas informações. Dentre as mais importantes estão: razão social, endereço, CNPJ, dados bancários. Esses são os básicos, sem os quais não é possível nem começar. Aqui podem entrar subprocessos importantes, como análise de documentos e validação cadastral.
Outros dados importantes, são aqueles considerados mais estratégicos: formas de pagamento, tipos de parcelamento, prazos de entrega, descontos e políticas afins.
Por fim, uma classe de informações que precisa de uma atenção mais do que especial: informações de contato. Aqui vale: telefone, e-mail, Whatsapp, formulários, tudo o que for essencial para esse fim. Outro ponto fundamental é a fazer a confirmação dessas informações de contato em um sistema de validação, como o Assertiva Localize.
Análise de histórico financeiro e referências comerciais
O próximo passo para a construção ou adequação de um cadastro de fornecedores eficiente é realizar uma análise do histórico financeiro daquelas empresas e das referências geradas por elas.
Em outros termos: qual seria a reputação daquele fornecedor no mercado? Trata-se de uma abordagem muito importante de ser feita, pois dela depende não apenas uma criação e manutenção de relacionamento, mas também a garantia de que a operação não sofrerá com problemas que poderiam ter sido evitados.
Dentre esses problemas, estão questões financeiras que podem trazer muita dor de cabeça. O fornecedor tem um bom score de crédito no mercado? Tem garantias? Uma boa análise de crédito pode fornecer essas respostas, ajudar a prevenir fraudes e embasar uma análise mais acertada sobre esse tipo de reputação do fornecedor.
Por fim, e não menos importante, vale o nosso velho conhecido “boca a boca”. O que dizem os clientes que já fizeram negócio com esse fornecedor? Quais foram as condições, os prazos praticados e os valores (em oposição aos que estão sendo negociados)?
Estabelecimento de critérios de seleção
Um cadastro de fornecedores realmente eficaz não possui apenas uma quantidade de dados significante; tem, além disso, uma série de critérios bem estabelecidos para fomentar uma seleção de fornecedores que seja condizente com as atuais necessidades.
Alguns dos critérios que podem ser utilizados em qualificação de fornecedores são:
Definição de requisitos de qualidade e conformidade
O que se espera de um fornecedor em termos da materialidade da entrega? De maneira geral, qualidade é o básico. Mas há algum aspecto técnico ou prático que deva ser considerado na hora de escolher quais fornecedores vão receber solicitação de cotação?
Avaliação de capacidade de entrega e prazos
Além da qualidade e da conformidade técnica, outro requisito se faz importante: prazos de entrega e capacidade de atender às demandas da empresa.
Após fechado o negócio, qual o tempo máximo que se pode esperar para receber os produtos ou a execução dos serviços? O fornecedor tem capacidade operacional para realizar as entregas de que a empresa precisa?
Centralização e organização de informações
Já definimos quais informações são importantes em nosso cadastro de fornecedores, bem como vários critérios de classificação. A próxima etapa, é cuidar para que a utilização prática desses dados seja possível.
Para tanto, uma solução inteligente é centralizar a disposição desses dados em um banco de dados único, organizado de maneira a permitir a utilização de filtros e seleções. É possível utilizar planilhas, mas o cuidado com a ação de multi usuários deve ser redobrado. Prefira um sistema especializado, com acesso por usuário.
Monitoramento e atualização constante das informações do fornecedor
Como ocorre em qualquer banco de dados, é preciso estabelecer uma prática constante e periódica de atualização dos dados. Afinal, quanto mais empresas estiverem no cadastro, maior é a chance de algumas delas terem alterado suas formas de contato, políticas de vendas e até mesmo não existirem mais.
Criação de políticas que definem obrigações e direitos do fornecedor e contratante
Por fim, uma formalidade que pode evitar muitos problemas: a criação de políticas e diretrizes que estabeleçam obrigações e direitos tanto dos fornecedores quanto da empresa contratante, que podem inclusive fazer parte de um conjunto maior de políticas de compliance.
Exemplos de pontos importantes em diretrizes desse tipo estão: o que acontece quando uma das partes falha em suas obrigações, regras para devoluções e reembolsos, multas e outros itens que possam ser importantes, a depender da especificidade da operação.
Uso de ferramentas e sistemas para agilizar o processo
O processo de cadastro de fornecedores é uma tarefa que leva tempo para se consolidar e demanda certo esforço dos envolvidos para que tudo fique dentro do esperado. Apesar disso, existem algumas soluções que podem ajudar muito nessa atividade: Vamos conhecer algumas delas?
- Consulta cadastral: O Assertiva Localize é uma plataforma em que é possível fazer buscas por CPF e CNPJ, ajudando assim a validar os dados dos fornecedores.
- Análise de crédito: Score de crédito, faturamento e renda presumida, participações em empresas e capacidade de pagamento podem ser consultados de maneira facilitada com o Assertiva Crédito Mix.
- Validação de identidade: Para validar a identidade dos responsáveis pelo fornecedor e gerir documentos de maneira ágil, incluindo aqui assinaturas eletrônicas com validade jurídica, use o Assertiva Autentica.
Conclusão
Como vimos, as questões essenciais que envolvem o processo de criação e manutenção de um cadastro de fornecedores são a qualidade da informação e a maneira com que ela é apresentada e organizada.
Em qualquer caso, vale muito empregar certo tempo e pessoal nessa empreitada. Uma ferramenta que pode ser essencial aqui é o Assertiva Localize, uma plataforma que traz uma enorme variedade de informações para que o cadastro de fornecedores de sua empresa permaneça sempre completo!
