Como otimizar a análise de documentos?

Análise de documentos
Análise de documentos

Independentemente do tamanho do seu negócio, a análise de documentos é uma etapa fundamental e eficaz contra o cometimento de golpes. Seja manual, seja automática, essa verificação é imprescindível para que a sua empresa tenha segurança quanto aos dados contidos nos documentos dos seus clientes. 

Além de segurança, o que o seu negócio também precisa é que as verificações de dados sejam feitas da forma mais otimizada possível. Dessa maneira, confiabilidade e agilidade serão características que vão alavancar os seus resultados.

Confira como a análise de documentos, aliada a soluções tecnológicas, é a resposta para que a sua empresa opere com mais proteção e rapidez. 

O que é análise de documentos?

Análise de documentos é um processo pelo qual é feita a confirmação das informações inseridas em um documento. Com isso, as empresas estão mais resguardadas nas relações comerciais das quais fazem parte e diminuem as chances de sofrerem golpes. 

Com a análise de documentos, é possível confirmar: 

  • a autenticidade dos documentos;
  • a existência de irregularidades na documentação; 
  • se o documento, de fato, pertence àquela pessoa. 

Dentro da validação (análise) de documentos, existe a documentoscopia, que é voltada especificamente à ciência forense, com o objetivo de apurar a autenticidade ou a falsidade documental. 

A documentoscopia é um trabalho bastante minucioso, já que analisa os diversos aspectos de um documento, para que sejam identificadas quaisquer espécies de adulterações, das mais grosseiras às mais sutis. Para isso, são utilizadas técnicas de análise específicas, como a grafotecnia, a mecanografia e o exame de tintas e de selos. 

Não é à toa que, há algum tempo, já se anuncia a falta de profissionais na área da grafotecnia — área que analisa a escrita manuscrita —, justamente pela demanda advinda da necessidade de se certificar a autenticidade dos documentos. 

Qual a importância da análise de documentos para sua empresa?

É muito importante ter em mente que um processo de análise documental é complexo: não se trata de uma simples verificação. Muitas empresas dão pouco valor à validação e ao armazenamento de documentos, o que pode gerar uma série de malefícios aos negócios. 

Uma boa análise documental conta com um banco de dados robusto e uma verificação minuciosa de cada um dos dados constantes no documento. Todas as informações são checadas com o fim de ser assegurada a consistência dos dados. 

A empresa que conta com um efetivo processo de validação documental está blindada contra fraudes e prejuízos. Dentre os benefícios da análise de documentos, podemos citar:

  • evitar cometimento de fraudes;
  • confirmar a identidade dos clientes, usuários e fornecedores;
  • garantir o armazenamento e compartilhamento de dados em ambiente seguro;
  • facilitar cadastros e demais operações, pela possibilidade de se ter uma identidade digital. 

É importante salientar que isso vale tanto para documentos físicos, como digitais. Afinal, os métodos fraudulentos englobam ambas as vias. Portanto, invista em soluções que auxiliem o seu negócio na guarda/armazenamento, conferência, validação e autenticidade de quaisquer espécies de documentos. 

Quais as maneiras de analisar documentos?

Com tantas vantagens, além da própria segurança das operações, atreladas à análise documental, os negócios que não estão atentos a isso estão em desvantagem no mercado. Ou seja, a sua empresa precisa investir nessa etapa. 

Para tanto, a validação de documentos pode se dar de duas maneiras: manual ou automatizada. 

Na modalidade manual, o negócio deve dispor de uma equipe específica para analisar documentos. Os colaboradores são responsáveis por colher todas as informações da pessoa e verificar — dado a dado — a consistência do que está ali contido. 

Sem contar que, a depender do ramo da empresa, essa equipe também deve averiguar aspectos típicos do negócio, como atendimento de score de crédito. 

O fato é que formas tradicionais de análise documental são mais demoradas em razão do considerável tempo que é despendido com tantas verificações. E justamente pela delicadeza dessa etapa, erros podem acontecer. 

Além disso, processos manuais demandam mais custos de capital humano, o qual poderia ser destinado a operações que demandam atividades que não podem ser automatizadas e que poderiam contribuir para o crescimento da marca. 

Especialmente diante de um cenário de inovação fraudulenta, não podemos ignorar que procedimentos clássicos de análise documental acabam por ficar mais vulneráveis. A verdade é que a tecnologia oferece opções acessíveis e eficazes de automatização de processos de validação documental. 

Como a tecnologia pode ajudar na análise de documentos?

Investir em ferramentas que automatizam o processo de análise de documentos é a resposta aos negócios que desejam operar de forma mais rápida e segura. 

Dentre as muitas vantagens que a automatização de etapas pode trazer à sua empresa, devemos mencionar: 

  • rapidez em fluxos operacionais, acelerando o fechamento de vendas e proporcionando aos clientes uma experiência mais agradável
  • garantia de maior produtividade, dando-se mais atenção aos resultados em detrimento das etapas pré-venda; 
  • redução de custos de equipe e realocação do capital humano para setores que efetivamente precisam de tarefas que envolvam a cognição; 
  • foco no bem-estar do cliente, que, além de se sentir mais seguro, não passará por longos constrangimentos ao se sentir investigado pela sua empresa. 

Portanto, com a mecanização desse processo, a sua empresa poderá atingir mais rapidamente os seus objetivos. 

Isso  porque há redução dos riscos do negócio, são evitados prejuízos, a marca consegue se posicionar melhor no mercado e os clientes sentem-se mais satisfeitos com a agilidade do processo. 

Existem, no mercado, soluções tecnológicas que possibilitam a otimização da análise documental e, ainda, contribuem para outras etapas, como assinatura de contratos. 

O Autentica é uma ferramenta de validação de identidade facial e prevenção à fraude que se utiliza da biometria facial. Por meio de um mapeamento de dezenas de pontos da face,  essa inteligência artificial é capaz de: 

  • evitar fraudes em análises de crédito, transações digitais e processos cadastrais; 
  • validar a identidade de consumidores, em diversas fases do negócio, como cadastramento, pagamento, criação de contas digitais, assinatura de contratos etc.;
  • assinar e formalizar contratos de maneira menos burocrática, à distância e com segurança. 

Na medida em que crescem as facilidades tecnológicas à sociedade como um todo, inevitavelmente, serão aprimorados os métodos fraudulentos. Além disso, estar alinhado ao mundo digital não é mais uma opção aos negócios: é condição para manutenção no mercado. 

Desse modo, seja para segurança, seja para acompanhar o mercado, a sua empresa precisa apostar em ferramentas tecnológicas. Não só aliadas da sua produtividade, as soluções digitais são acessíveis, independentemente do tamanho e do ramo do seu negócio. 

Se você reconheceu a importância de se proteger contra golpes e entendeu a necessidade de investir em medidas preventivas, que tal se inteirar mais? Recomendamos a leitura do nosso artigo Sistema antifraude: como proteger a sua empresa. 

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