Boletos não são apenas alvos de memes constantes na internet: são também uma questão importante para empresas credoras, quando atrasados. Estas sempre perguntam: como, afinal, fazer cobrança de boleto em atraso?
A resposta para a pergunta sobre como realizar cobrança e recuperação de dívida de boleto está em uma série de estratégias que visam não apenas recuperar todo ou uma parte do valor, mas também manter o bom relacionamento com o cliente, transformando-o em bom pagador.
Vamos analisar tópico a tópico o tema e trazer aqui algumas das soluções práticas, ágeis e muito eficientes na hora de fazer a recuperação de valores em atraso, principalmente na modalidade de boletos.
Também vamos abordar alguns temas mais delicados — por exemplo, a maneira de falar com clientes inadimplentes, que palavras utilizar e que caminhos de comunicação tomar. Estas são estratégias de extrema importância para a saúde financeira da empresa e para o bom relacionamento com o cliente.
Como fazer cobrança de boleto em atraso: entendendo a situação
Atrasos em pagamentos via boleto podem acontecer por conta de diversos motivos, que vão desde esquecimento, passando por desorganização financeira e até mesmo impossibilidade total de arcar com aquela dívida.
Há até mesmo casos de clientes que atrasam o pagamento dos seus boletos por julgarem que não serão cobrados, e se forem, passarão a “enrolar” e até mesmo a ameaçar a empresa credora.
Por isso, a cobrança de débitos vencidos deve ser um processo ágil e principalmente assertivo, feito de modo a deixar o cliente inadimplente consciente de sua obrigação e das consequências do não pagamento, tudo isso de maneira educada e sem ameaças.
Sem esse processo bem desenhado, estruturado e operacionalizado, a empresa corre o sério risco de sentir impactos financeiros de grande ordem, dado o desequilíbrio que aqueles valores, quando acumulados, podem trazer para as contas.
Em linhas gerais, o processo fica mais eficiente se você, ao realizar uma notificação de cobrança:
1 – Procure entender os motivos do atraso e estabeleça uma conexão com o cliente sobre seus problemas. Isso pode ser muito positivo para a negociação.
2 – Jamais leve a situação para o lado pessoal. Lembre-se de que a empresa está amparada por lei para esse tipo de situação.
3 – Faça a abordagem já com uma proposta em mente e com pelo menos uma alternativa a essa proposta.
4 – Evite usar palavras, como “dívidas”, “cobrança” ou “inadimplência”.
5 – Use processos de automação e de scripts de cobrança (falaremos sobre isso mais adiante).
Análise da documentação e registros de pagamento
Antes de partir para o processo de cobrança de boleto em atraso, é preciso realizar algumas análises que garantirão que o processo é devido e que não há falhas ou vícios.
Esse tipo de preparação prévia ajuda a compor uma estratégia de cobrança eficiente, ao permitir atuar somente nos casos em que, de fato, a cobrança deve ser realizada e que não será apenas uma perda de tempo, recursos e pessoal.
Dentro desse escopo, deve ser realizada uma verificação minuciosa dos registros de pagamento do cliente e de toda a documentação relacionada ao boleto em atraso. Isso tudo para a cobrança ser feita a partir de dados concretos e não gerar desgastes desnecessários.
Além disso, essa análise pode identificar possíveis erros ou problemas que possam ter contribuído para o atraso do pagamento — por exemplo, a não identificação do mesmo no sistema, ou até mesmo uma falha que mantenha no sistema um cliente que tenha cancelado os serviços.
Contato com o cliente devedor
Uma vez consolidada a pesquisa prévia ao processo de recuperação de crédito que citamos no item anterior, é hora de entrar em contato com o cliente devedor.
Toda comunicação com o cliente deve ser simples, assertiva e precisa, mostrando dados corretos e consolidados, e sempre de maneira clara e direta. Em cobranças assim não cabe fazer nenhum tipo de ameaça.
Como também já falamos aqui, é muito importante manter a cordialidade e buscar entender as razões do atraso. A pessoa inadimplente também possui direitos, e um deles é o da manutenção da dignidade e da honra, e isso deve transparecer em todas as comunicações.
Para cobrar um cliente, utilizar sempre palavras de cunho positivo, deixando transparecer que a empresa considera esta uma situação transitória e temporária, e que o cliente com certeza conseguirá pagar o que deve.
Além disso, realizar as comunicações de maneira adequada é um fato que conta de maneira muito positiva para a imagem da empresa. Trata-se, afinal, de um cliente que pode ter sua situação revertida e se tornar um bom pagador e consumidor novamente os serviços ou produtos da empresa.
Utilização de meios de cobrança eficientes
O processo de negociação dos boletos em atraso pode ser feito por meio de ações de comunicação específicas e utilização de técnicas de cobrança de inadimplentes. As mais utilizadas são:
- Notificações por e-mail ou carta de cobrança;
- Mensagens de Whatsapp;
- Mensagens de SMS.
A importância da cobrança preventiva e dos lembretes de pagamento não pode ser subestimada quando se trata de lidar com boletos em atraso. Essas estratégias proativas não apenas evitam que as contas se acumulem, mas também fortalecem o relacionamento entre a empresa e o cliente.
Lembretes amigáveis de vencimento, por exemplo, ajudam a evitar que o cliente esqueça o compromisso financeiro, proporcionando uma experiência mais positiva.
Além disso, a cobrança preventiva permite que a empresa identifique e resolva problemas potenciais antes que se tornem inadimplências graves, preservando a saúde financeira do negócio.
Esses processos podem ser automatizados e facilitados por meio de sistemas específicos — como o Assertiva Recupere. Trata-se de uma ferramenta eficiente para agilizar essas ações e padronizar as comunicações de cobrança.
Para entender mais sobre como o Assertiva Recupere pode transformar a sua operação de cobrança e ajudar a melhorar os seus resultados de recuperação de dívidas, assista o vídeo abaixo:
Após realizar as comunicações de cobrança para a recuperação de pagamentos pendentes, é preciso fazer o acompanhamento de cada passo e de cada evento.
É necessário, inclusive, registrar tudo o que acontece, principalmente os acordos feitos entre credores e devedores. Pois se trata de informação válida juridicamente, podendo ser evocadas em caso de continuidade da inadimplência.
Todos os prazos estabelecidos nas cobranças e nos acordos devem ser acompanhados por meio de ações diretas do time financeiro, monitorando sempre se o cliente que fez um acordo realizou ou não o pagamento da dívida da maneira combinada.
Além disso, é também essencial manter o cadastro do cliente atualizado, para assim evitar futuros problemas e discrepâncias entre as informações.
Conclusão
Cobranças de boletos atrasados podem ser feitas sob algumas orientações iniciais básicas, como basear-se em informações válidas e atualizadas, comunicar sempre de maneira cordial e assertiva, além de manter o controle de todos os eventos na cadeia de cobrança.
Em suma, a ideia é sempre mitigar todos os tipos de danos, e não apenas o financeiro. Um cliente recuperado de uma situação de inadimplência tem altíssimo potencial de voltar a fazer negócio com a empresa e honrar com seus compromissos de maneira exemplar.
Depois de tanta informação — que esperamos que tenha sido útil para você — vamos fazer um convite: conhecer a nossa plataforma Assertiva Recupere, que é o melhor sistema de cobrança automatizada do Brasil! Clique aqui e saiba mais.
