Conceder crédito ou vender a prazo ajuda (e muito) o crescimento financeiro de uma empresa. Afinal, seu cliente passa a ter mais poder de compra e, assim, acesso ao seu produto ou serviço. Todo mundo sai ganhando. Mas você deve estar pensando que nem tudo é tão simples quanto parece. E concordamos com você!
Conceder esse benefício sem desequilibrar o caixa da sua empresa é um grande desafio porque lida diretamente com riscos. E é aí que a política de cobrança entra: para minimizar os prejuízos e controlar a taxa de inadimplência do seu negócio.
Ter uma política de cobrança eficiente é um importante passo para a sua empresa, e neste texto vamos esclarecer tudo o que você precisa saber! Confira agora o que é, para que serve e dicas de como montar a sua própria política de cobrança evitando erros comuns a outros empresários. Continue sua leitura!
O que é uma política de cobrança?
Uma política de cobrança é a definição de um passo a passo de ações a serem realizadas por uma empresa para recuperar o crédito cedido a um cliente. Esse planejamento é criado para diminuir a taxa de inadimplência, com base numa gestão de cobrança. Ou seja, as ações definidas não são apenas um cronograma de notificação e cobrança do cliente devedor, mas também de um relacionamento com ele.
O mais importante aqui é ter em mente que esse documento é feito com o objetivo de trilhar um caminho estratégico para que seu funcionário consiga chegar a um acordo para o pagamento da dívida. Tudo isso sem deixar de lado o tratamento amigável e respeitoso, e ainda levando em consideração as possibilidades de flexibilização de prazos e parcelas que sua empresa pode oferecer.
Sim, tudo isso precisa estar descrito na política de cobrança! Mas fique tranquilo que até o final deste texto você terá tudo o que precisa para montar uma para a sua empresa.
Palavra do especialista: “É importante ter empatia na cobrança e tentar entender o contexto do cliente inadimplente para criar caminhos de resolução. As regras de liberação de crédito devem ser claras e seguir processos bem definidos para evitar inadimplência.” Rafael Garcia – especialista em estruturação de processos de vendas e cobrança. CEO e consultor na Vallut. Fonte: Videocast – A inadimplência aumentou.
Mas por que essa política é importante para minha empresa e para o controle de inadimplência?
A política de cobrança, junto com outras medidas como a política de crédito, torna-se essencial por ser uma das formas de controlar a inadimplência de uma empresa. Essas regras são essenciais porque pré-definem pontos importantes, seja em relação aos limites financeiros da empresa, seja em relação ao contato com o cliente. Dessa maneira, a recuperação do crédito é feita de forma padronizada e dentro da cultura estabelecida pela sua empresa.
Para que você entenda melhor, o que fica determinado neste plano de ação são informações como os limites financeiros suportados pela empresa, as quantias máximas de parcelas, os valores máximos de renegociação e os prazos limites para cada etapa.
Isso é feito para que a empresa consiga atender cada caso de maneira personalizada na hora da renegociação da dívida, sem deixar de lado os limites padronizados e já estabelecidos. Ou seja, nenhum funcionário poderá criar uma condição ou passar por cima dessas regras.
Uma política de cobrança eficiente permite ainda que exista a chance dos consumidores se recordarem dos prazos da dívida ou então de explicarem a situação pela qual estão passando. Isso significa abrir um caminho de confiança nesse relacionamento empresa-cliente.
Agora que está mais claro como a política de cobrança está inserida em uma empresa, confira no próximo tópico como tirar tudo do papel: é hora de montar uma política própria para a sua empresa!
Quais elementos são essenciais em uma política de cobrança?
Uma política de cobrança eficaz é vital para a gestão de receitas de qualquer negócio. Ela ajuda a definir as expectativas do cliente, melhora o fluxo de caixa e minimiza as perdas de crédito. Aqui estão alguns elementos essenciais em uma política de cobrança:
Termos de Pagamento Claros
Os termos de pagamento devem ser claramente definidos e compreendidos pelos clientes. Isso inclui detalhes como o prazo de pagamento (por exemplo, NET 30 dias), métodos de pagamento aceitos e quaisquer taxas ou penalidades por atraso no pagamento.
Processo de Cobrança
A política deve descrever claramente o processo de cobrança. Isso pode incluir quando as faturas serão enviadas, como serão enviadas (por exemplo, por e-mail, correio) e como as cobranças serão comunicadas aos clientes.
Ação de Cobrança
É importante detalhar as ações de cobrança que serão tomadas se o cliente não pagar a tempo. Isso pode incluir a cobrança de juros sobre pagamentos atrasados, a suspensão de serviços até que o pagamento seja recebido ou a ação legal para recuperar a dívida.
Processo de Disputa
A política de cobrança também deve incluir um processo para lidar com disputas de faturas. Isso deve fornecer aos clientes um caminho para questionar cobranças que eles acreditam ser imprecisas.
Flexibilidade
Embora seja importante ter regras claras, também é crucial ser flexível. Isso pode incluir oferecer planos de pagamento para clientes que estão passando por dificuldades financeiras.
Em suma, uma política de cobrança eficaz é clara, justa e aplicada consistentemente. Ela protege os interesses do negócio ao garantir que as contas sejam pagas a tempo, ao mesmo tempo que mantém boas relações com os clientes.
5 dicas para uma política de cobrança eficiente
Por mais que a palavra cobrança nos pareça negativa e implique riscos, essa é uma etapa essencial do ciclo do crédito, e que mantém a saúde do negócio. Afinal, sua empresa precisa recuperar a quantia emprestada, não apenas para não sair no prejuízo, mas também para possibilitar que mais clientes tenham o mesmo benefício.
Ou seja, cobrar é preciso. No entanto, seguir algumas dicas de cobrança é essencial para desenvolver a política da sua própria empresa e não cometer erros comuns. Confira:
#Dica 1: Mantenha o cadastro dos seus clientes sempre atualizado
Um erro de muitos empresários é não dar valor ao cadastramento e a atualização de dados dos seus clientes. Não adianta querer encurtar o caminho, é preciso ter um perfil completo da pessoa que você está concedendo um crédito. Como entrar em contato com alguém sem informações básicas como telefone, e-mail e endereço? Impossível.
Mas você pode ir além! Uma boa dica de cobrança é ter nesse cadastro indicações mais específicas, como o horário de trabalho da pessoa. Isso pode evitar uma ligação de cobrança em um momento de lazer ou impróprio para o seu cliente. Outra ideia é pedir para que ele mesmo aponte algumas preferências de contato: por qual meio? Qual o melhor horário?
Por isso, separe um parágrafo da sua política de cobrança que estabeleça regras para essa atualização. Preveja, por exemplo, a periodicidade desse tipo de manutenção e como serão feitas as análises desses dados.
#Dica 2: Antecipe-se à inadimplência
A melhor maneira de controlar as taxas de inadimplência é acompanhar de perto seus clientes. A análise de dados e informações dos seus clientes pode demonstrar, ou pelo menos sugerir, se ele conseguirá pagar a dívida em dia. Em caso de um cenário negativo, a dica é: antecipe-se.
Defina normas de contato para esses casos a fim de entender a situação do seu cliente para, assim, oferecer uma solução melhor. Além de não aumentar a taxa de inadimplência, sua empresa conseguirá ganhar também a confiança dele.
#Dica 3: Siga boas práticas de cobrança
Sua política de cobrança precisa, antes de tudo, estar enquadrada nas normas do Código de Defesa do Consumidor, as quais prezam principalmente pela moral do cliente. Isso nos leva a algumas boas práticas como:
- Seja amigável e respeitoso em todas as etapas e contatos de cobrança;
- Realize contatos respeitando horários comerciais ou a preferência declarada por seu cliente;
- Disponibilize um único funcionário para falar com o mesmo cliente;
- Dê atenção a atitudes que possam envergonhar o devedor (ligar no trabalho da pessoa e dizer que é do setor de cobrança, por exemplo).
É interessante ver exemplos também do que não se deve realizar durante o processo de cobrança. Por isso, para ter certeza de que você está mantendo uma boa imagem empresarial, é importante saber exatamente o que qualifica uma cobrança abusiva.
#Dica 4: Utilize uma régua de cobrança
Se tem uma coisa que vai facilitar a sua gestão de cobrança é essa régua. Ela será utilizada como um mapa para saber quando, por qual meio de contato e o que dizer em cada tipo de cobrança. Além disso, essa régua também considera o tempo entre cada contato, sempre com base nas boas práticas de cobrança.
Neste texto você pode entender mais sobre como a régua de cobrança pode te ajudar a ter uma negociação mais assertiva!
#Dica 5: Tenha soluções personalizadas para cada caso
Na política de cobrança da sua empresa terá descrito valores de parcelas limites, assim como prazos de pagamento e de renegociação. Apesar de isso ser um padrão, é possível demonstrar ao cliente que sua empresa pode ser um aliado para ele, e não uma ameaça.
Esteja pronto para oferecer soluções realmente facilitadoras. Para um cliente a solução pode ser o parcelamento da dívida, para outro apenas mais alguns dias de prazo já ajuda. A dica de cobrança aqui é: saiba fazer concessões, sem prejudicar, é claro, o caixa da empresa.
Com o conhecimento que você adquiriu até aqui e com as dicas que você anotou, você está apto para criar a sua política de cobrança. No entanto, lembre-se sempre de que o segredo para controlar a inadimplência é manter em funcionamento esse planejamento criado. Em pouco tempo você verá os resultados!
Modelo de política de cobrança
A política de cobrança da [Nome da Empresa] visa definir os termos e condições de pagamento para nossos clientes, bem como estabelecer procedimentos para lidar com pagamentos atrasados ou inadimplentes. Nosso objetivo é manter a clareza, a justiça e a consistência em nossas práticas de cobrança.
Termos de Pagamento
- Faturamento: Todos os serviços prestados serão faturados mensalmente e as faturas serão enviadas por e-mail ou correio, conforme a preferência do cliente.
- Prazo de Pagamento: O prazo de pagamento padrão para todas as faturas é de 30 dias a partir da data da fatura.
- Métodos de Pagamento: Aceitamos pagamento por transferência bancária, cartão de crédito ou cheque.
Cobrança e Pagamentos Atrasados
- Lembretes de Pagamento: Lembretes de pagamento serão enviados 7 dias antes do vencimento da fatura. Se o pagamento não for recebido até a data de vencimento, um aviso de pagamento atrasado será enviado.
- Cobrança de Juros: Se o pagamento não for recebido dentro de 30 dias após a data de vencimento, um juros de 1,5% ao mês será aplicado sobre o valor devido.
- Serviços de Cobrança: Contas com mais de 60 dias de atraso podem ser encaminhadas para uma agência de cobrança.
Disputas de Cobrança
- Processo de Disputa: Se um cliente contestar uma cobrança, ele deve entrar em contato com nosso departamento de atendimento ao cliente por e-mail ou telefone. Trataremos cada disputa de forma justa e oportuna.
- Revisão de Disputas: Todas as disputas serão revisadas e respondidas dentro de 14 dias úteis.
A [Nome da Empresa] se reserva o direito de modificar esta política a qualquer momento. As alterações à política serão comunicadas aos clientes com antecedência razoável. Se você tiver alguma dúvida sobre nossa política de cobrança, entre em contato com nosso departamento de atendimento ao cliente.
Conclusão
Em suma, a criação e implementação de uma política de cobrança eficaz é essencial para a gestão financeira do seu negócio. Ela não só ajuda a manter um fluxo de caixa saudável, mas também estabelece uma relação transparente e justa com seus clientes.
Se você está buscando aperfeiçoar ainda mais suas estratégias de cobrança, recomendamos o download deste material completo e gratuito: Combo Operação Cobrança, com modelo de régua de cobrança, script de Cobrança, modelo de carta de cobrança e modelo de termo de confissão de dívida.
