Existem muitas estratégias para uma empresa possa contabilizar despesas e receitas, entradas e saídas, cada qual com suas características e adequação a um determinado tipo de operação ou de tamanho de empresa. Uma dessas maneiras é o regime de caixa, muito utilizado por um certo tipo de empresas, que traz ótimos benefícios para a operação.
Decidir como fazer essa contabilidade é uma ação altamente estratégica, pois tem impactos diretos no fluxo e no planejamento financeiro da empresa. Aderir a um regime incompatível ou não permitido pode trazer sérias consequências e causar danos irreversíveis à empresa.
Por isso, trouxemos neste artigo informações importantes sobre a modalidade de regime de caixa, para que você entenda como funciona, saiba quais são os benefícios e as diferenças para outras modalidades.
O que é o regime de caixa?
Em poucas palavras, o regime de caixa consiste em um regime contábil em que despesas e receitas são contabilizadas no momento em que os valores entram ou deixam o caixa da empresa, e não quando da consolidação de uma compra ou venda de produto ou serviço, como ocorre no chamado regime de competência.
A priori, todas as empresas são obrigadas a realizar os seus registros contábeis por meio do regime de competência. Porém, existem algumas exceções que permitem a alguns tipos de empresas adotar o regime de caixa — o que pode ser mais vantajoso.
Podem aderir ao regime de caixa as micro e pequenas empresas, além daquelas que trabalham sob o modelo de lucro presumido e que adotam o Simples Nacional. Trata-se de uma ótima opção para essas empresas que possuem menor fluxo financeiro, uma vez que permite que se comprometa menos recursos.
Quais são os prós e contras do regime de caixa?
Adotar o regime de caixa para registro contábil tem suas vantagens, principalmente no âmbito financeiro para pequenas operações. Por outro lado, também traz alguns desafios para o empreendedor, questões todas sobre as quais falaremos agora.
Vantagem do regime de caixa: recursos reais na conta
Quando opera por meio do regime de caixa, a empresa tem condições de saber exatamente o quanto tem de dinheiro disponível naquele momento, fato que é de extrema importância para que se possa gerenciar a liquidez do negócio, ou seja, pagar seus compromissos e investir na operação.
Desvantagem do regime de caixa: dificuldade em mensurar o resultado operacional
Por outro lado, quando operando por meio do fluxo de caixa, o empreendedor pode não ter tanto controle financeiro sobre o resultado da empresa, uma vez que a contabilidade é feita por dinheiro que entra e que sai, e não por operação. Vendas grandes feitas de modo parcelado, por exemplo, podem corroborar falsas análises sobre o resultado.
Qual a diferença entre regime de caixa e regime de competência?
Já mencionamos neste artigo o regime de competência, que é o inverso do regime de caixa. Ou seja: no regime de competência, ao invés de realizar o registro quando o dinheiro entra ou sai, como no regime de caixa, o registro é feito no momento em que acontece a compra ou a venda.
Para facilitar o entendimento das diferenças entre as duas modalidades, analisaremos um exemplo. Vamos considerar que uma empresa vendeu um produto em março pelo valor de R$ 600. O comprador optou por parcelar essa compra em três vezes, com pagamentos de R$ 200 em abril, maio e junho. Veja o que acontece em cada regime:
Registro no regime de caixa
Caso a empresa do nosso exemplo seja optante do regime de caixa, os registros acontecerão nos meses de abril, maio e junho, no valor de R$ 200 cada, que é quando se observou a entrada dos recursos.
Registro no regime de competência
Se a empresa fosse optante do regime de competência, haveria um registro de R$ 600 em março, que foi quando ocorreu o fato gerador daquela movimentação, uma venda. Esse registro também é gatilho para a apuração dos tributos referentes a essa transação.
Como implementar o regime de caixa?
Para adotar e implementar o regime de caixa em sua empresa, é preciso se atentar para duas situações que geram dúvidas bastante comuns: como declarar o regime de caixa no Simples Nacional e como optar pelo regime de caixa no Lucro Presumido.
A declaração do regime de caixa no Simples Nacional é um processo com poucas etapas, mas de grande importância, principalmente quando falamos da manutenção do registro das informações das operações parceladas feitas pela empresa. Dessa maneira, é importante ficar sempre atento aos seguintes dados:
- Valor total da operação;
- Valor de cada parcela;
- Saldo a receber;
- Valor e vencimento de cada parcela a receber;
- Valor e vencimento de cada parcela recebida;
- Valores e parcelas já recebidas e não mais cobráveis;
- Número dos documentos fiscais e datas de emissão.
Vale destacar que o regime de caixa tem suas regras ancoradas em um documento oficial, com padronização para o registro dessas informações, sempre conforme o modelo do Anexo Único da Resolução CGSN 45/2008.
A segunda situação que pontuamos é a possibilidade de optar pelo regime de caixa no modelo de Lucro Presumido. A resposta é: sim, é possível fazer essa opção para que se consiga apurar pagamentos de PIS, CSLL, COFINS e IRPJ.
Para isso, é preciso apontar, no registro do Livro Caixa, o documento fiscal correspondente a cada recebimento. Além disso, é preciso, quando a transação for concluída, emitir documento fiscal idôneo.
A importância do controle do fluxo de caixa no regime de caixa
Diante de tudo o que vimos até aqui neste artigo, uma coisa com certeza já ficou bem clara: a importância de se fazer um bom controle de fluxo de caixa no caso de uma empresa que opte pelo regime de caixa.
Em outras palavras, é essencial que a empresa possua ferramental e pessoal para realizar o controle de caixa de maneira eficiente, registrando tudo o que entra e o que sai com extrema precisão.
Para corroborar essa afirmação, imagine uma empresa que, adotante do regime de caixa, ou seja, fazendo registros e apurando cada entrada de suas vendas parceladas, se depara com um cliente inadimplente, que deixa de pagar uma parcela. Se não houver precisão nos registros, é mais do que provável que as contas da empresa se tornem um grande caos!
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Conclusão
Nossa jornada pelos conceitos e caminhos do regime de caixa, bem como com suas comparações inevitáveis com o regime de competência, trouxe bastante clareza para as principais dúvidas, não é mesmo? E, além disso, trouxe ideias de como lidar com as principais situações.
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