10 dicas para melhorar o relacionamento com fornecedores de dados e TI

Veja 10 dicas para melhorar o relacionamento com fornecedores de dados de TI
Veja 10 dicas para melhorar o relacionamento com fornecedores de dados de TI

Um negócio promissor não depende somente da captação de clientes. O relacionamento com fornecedores é parte fundamental em uma estratégia de crescimento. 

Contando com bons parceiros, a empresa mantém a qualidade de suas soluções, do atendimento e da imagem da marca.

Mas infelizmente nem todas as empresas dão atenção ao assunto, principalmente àqueles parceiros sem ligação direta com a atividade fim. 

Esse geralmente é o caso dos fornecedores de dados e de Tecnologia da Informação (TI), que cuidam da estrutura digital e da qualidade das informações que alimentam o negócio.

Já parou para pensar no que aconteceria com a sua operação se um desses fornecedores fosse embora de uma hora para outra? 

É por isso que você deve pensar muito bem antes de escolher e ter uma boa comunicação com esses parceiros. Dica: preço nem sempre é o melhor caminho para a decisão.

Separamos 10 dicas para facilitar o gerenciamento e melhorar a relação com seus fornecedores de tecnologia. 

Veja o que fazer para se cercar e permanecer com os melhores!

Entenda a importância da gestão de fornecedores 

A competitividade e a busca contínua por melhoria nos resultados fazem da gestão de fornecedores uma área fundamental do negócio. 

Afinal, quem deseja atender melhor, mais rápido e em um maior volume depende também do desempenho de seus parceiros para otimizar o fornecimento de matérias-primas, insumos e tecnologia.

No caso dessa última, o emprego de soluções e softwares às rotinas da empresa colabora para a redução de falhas, aprimora processos, e diminui a carga dos colaboradores. 

Isso também garante redução de custos no longo prazo e melhora a qualidade do atendimento prestado, retornando a satisfação e a fidelização dos clientes.

Quando a empresa atua na manutenção e fortalecimento de suas parcerias, pode construir relações comerciais duradouras, que aceleram seu poder de negociação e barganha e agregam maior segurança para a operação.

Ainda que nunca tenha feito qualquer planejamento a respeito, sua organização certamente executa uma gestão de fornecedores. 

O que você precisa definir, então, é em que nível de maturidade se encontra nessa questão e o que é preciso implementar para atingir o próximo degrau. 

O mesmo vale para o seu fornecedor. Ainda que ele não atenda todos os requisitos de uma parceria ideal, é importante reconhecer nele algumas das características: 

  • apresenta qualidade do produto ou da prestação de serviço;
  • tem vivência no segmento;
  • oferece agilidade no atendimento e entrega;
  • está disposto a alterar, prazos, quantidades ou fazer personalizações;
  • possui certificação em padrões e normas internacionais;
  • é recomendado por outras empresas-clientes;
  • não pratica preços abusivos;
  • estabelece cláusulas no contrato acerca da confidencialidade e segurança das informações compartilhadas;
  • está localizado em uma região estratégica (quando aplicável).

Confira nossas 10 dicas para construir um relacionamento saudável com fornecedores de dados e TI

1. Estude o mercado de dados e TI

O setor de tecnologia é extremamente dinâmico, com soluções e novos recursos surgindo a todo momento. Faça uma pesquisa dentro de cada segmento, verificando todos os fornecedores e recursos disponíveis na atualidade. 

Compare-os com sua estrutura e veja se é melhor ficar com os parceiros atuais ou partir para novas contratações. 

Recomendamos a utilização de uma planilha em Excel para organizar esse levantamento. Coloque o nome da empresa, valores, principais clientes, serviços diferenciados, qualidade do suporte e os pontos fortes e fracos do fornecedor. 

Um ponto extra para ser colocado no estudo: verifique se o fornecedor atende aos requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Qualquer deslize do parceiro pode colocá-lo como co-responsável e gerar complicações para o seu negócio e clientes. 

Se ele tiver certificações nos padrões internacionais — ISO 9001 e ISO 27001, melhor — aqui na Assertiva temos ambas certificações, referentes à qualidade de processo e à segurança da informação, respectivamente.

2. Conheça as etapas do relacionamento com fornecedores

O relacionamento com fornecedores de dados ou TI geralmente é construído para o longo prazo. Por isso, é interessante entender como a confiança entre as partes é concretizada. Acompanhe as fases:

  • abordagem convencional: a empresa ainda não conhece a qualidade e compromisso do fornecedor, enquanto este ainda não tem certeza se o novo cliente é um bom pagador. Cada um busca proteção e estabelece suas próprias condições, incluindo o preço;
  • melhoria da qualidade: é quando a confiança se estabelece de fato. A empresa passa a deixar o fornecimento nas mãos de um grupo de fornecedores reduzido, eliminando aqueles que não se enquadram no mesmo nível de serviço;
  • Integração operacional: empresa e fornecedor atuam em conjunto para a melhoria de processos de ambas as organizações. Nessa etapa, podem ser adotados os sistemas de gestão da qualidade;
  • Integração estratégica: ocorre quando as partes começam a compartilhar a mesma gestão de procedimentos e até mesmo de produtos. Existe uma integração entre a logística do fornecedor e a cadeia de suprimentos da empresa. Tipo de estrutura comum para fornecedores de logística.

3. Encontre a dose certa entre preço e qualidade

Agora que você conhece as categorias, em qual tipo de relacionamento entre fornecedores e clientes você deseja encaixar o seu negócio? 

Tudo vai depender dos procedimentos que você adotará a partir de agora para contratar e gerir esses parceiros.

A escolha por um único fornecedor pode ser necessária em muitos casos, principalmente quando tratamos de ferramentas e soluções de TI. 

Por isso, a etapa de análise deve ser bem estruturada para que a parceria não gere riscos futuros ao negócio.

Sendo assim, pegue aquele estudo que você elaborou lá no início e veja quais empresas atendem todas as necessidades e, simultaneamente, possuam boas referências no mercado. 

É bem provável que a tentação de se basear apenas no menor preço dê as caras, mas você precisa pensar nos custos invisíveis dessa decisão.

O ideal é encontrar o melhor custo-benefício, pendendo para a qualidade quando necessário. 

Lembre-se que serviços muito baratos podem não ter o desempenho esperado, enquanto os extremamente caros podem consumir sua margem de lucro sem necessidade.

4. Invista na gestão de relacionamento com fornecedores

Para não deixar pontas soltas e o estreitamento de suas parcerias ao acaso, delegue a alguém a função de cuidar do relacionamento com fornecedores. 

Essa pessoa deve acompanhar prazos, analisar a qualidade do material ou serviço, além de verificar se o parceiro permanece em conformidade com as obrigações legais e fiscais.

Caso ele não esteja bem em algum desses pontos, cabe ao gestor de relacionamento traçar um plano de ação, seja para trabalhar os pontos que merecem melhorias, seja para partir para uma nova contratação. 

Também é responsabilidade desse profissional alinhar processos, gerir cotações, lidar com imprevistos, ou seja, zelar pelo sucesso dessas parcerias.

5. Mantenha uma via de comunicação sempre aberta

Estabeleça um ou mais canais para a comunicação entre o negócio e seus fornecedores. Assim, a troca de informações é mais rápida e não compromete a qualidade de atendimento da empresa. 

No caso de dados e TI, a interrupção de alguns serviços pode representar queda na produção ou em operações paradas por grandes períodos. 

Com um contato mais próximo, esses problemas são prontamente reportados e o suporte técnico pode agir com facilidade. 

Esse último quesito é bastante importante! Ao contratar serviços e ferramentas de tecnologia, pense na qualidade do suporte, verificando o número de profissionais e os canais que o fornecedor disponibiliza para atendimento. 

Ainda que a solução seja amigável e de fácil gerenciamento, você e sua equipe podem precisar de um apoio a qualquer momento. 

6. Compartilhe seus projetos com esses parceiros

Compartilhar os ideais e objetivos contribui para o alinhamento das parcerias, já que o sucesso do fornecedor também depende das conquistas da empresa.

Conhecendo os projetos e perspectivas do cliente, o parceiro consegue focar em melhorias, ou trazer inovações que facilitem esses resultados. É preciso buscar pontos em comum que o motivem nesse sentido. 

Embora as duas partes devam cumprir o que está estipulado no contrato, é possível ir além, buscando a superação de desafios e excelência para todos.

7. Acompanhe alguns indicadores de desempenho

Estabelecer e monitorar as métricas de desempenho (KPI) dos fornecedores traduz em números reais o que poderia se tornar apenas uma impressão ou, pior, passar despercebido.

É importante estabelecer indicadores que apontem resultados claros, tanto para a equipe interna quanto para os fornecedores, só assim eles saberão quais pontos merecem atenção e podem trabalhar em uma melhoria contínua. 

O acompanhamento servirá também para que você faça reavaliações periódicas de seus fornecedores, verificando aqueles que são mais confiáveis ou as parcerias que precisam ser revistas. 

Antes de remover algum deles da lista, entre em contato e marque uma reunião de alinhamento para buscar a correção dos problemas.

Quais os KPIs que podem ser utilizados?

Veja a seguir alguns indicadores de desempenho que você pode acompanhar para melhorar o relacionamento com fornecedores de serviços e equipamentos de tecnologia: 

Nível de entregas

Esse indicador serve para avaliar o tempo de espera entre a realização de um pedido e a entrega das peças ou equipamentos. Ele mede a performance logística e, consequentemente, a confiabilidade do parceiro.

Evolução de preços

Registra os preços praticados pelo fornecedor ao longo de um período. Pode servir em uma comparação de preços com novas empresas ou para medir o ROI da contratação.

Saving

Esse é um dos mais importantes para avaliar o sucesso da parceria. Verifica os ganhos indiretos ou a redução de custos da empresa ao optar por um novo sistema ou solução. 

Nas estratégias de cobrança, por exemplo, pode ser aplicado para verificar o total de recuperação de dívidas vinculadas ao uso de uma nova central de ligações ou ferramenta de inteligência. 

Quanto maior a métrica, maior a vantagem de manter o relacionamento com o fornecedor.

Tempo médio de atendimento (TMA)

Use o TMA para registrar o prazo médio que o fornecedor utiliza para resolver uma falha no serviço ou para finalizar um atendimento de suporte.

Índice de bugs

O indicador avalia o número de panes em determinado hardware ou software. Ideal para acompanhar o desempenho de novas ferramentas. 

Quando elevado, pode representar queda na produtividade e vulnerabilidade para a operação.

8. Não dependa de um único fornecedor em tecnologia

É preciso analisar como deve ser o relacionamento com fornecedores por todos os ângulos possíveis. Isso é necessário inclusive em situações emergenciais, cujas variáveis não estão sob o controle da empresa. 

Quando a empresa conta somente com um parceiro para fornecer serviços de gerenciamento e tratamento de dados, coloca parte essencial de sua operação nas mãos de um terceiro. 

O ideal é ter pelo menos um plano B caso o provedor passe por algum imprevisto. 

Só fique atento ao contrato, pois alguns apresentam cláusula de fidelidade com um período mínimo para utilização dos serviços.

9. Aposte no benchmarking

A técnica de benchmarking consiste em avaliar o próprio negócio com base na observação da concorrência. 

Muito utilizada para aprimorar estratégias de vendas ou o desenvolvimento de novos produtos, é adaptável também à gestão do relacionamento com fornecedores. 

Estude as soluções e tecnologias adotadas por outras companhias dentro do seu nicho de atuação, assim como histórias de sucesso em outros segmentos. 

Isso pode levar a inspirações para você adotar na sua empresa ou apontar fornecedores que até então você não conhecia.

10. Recompense o trabalho dos melhores

Por último, que tal reconhecer qual a importância dos fornecedores dentro do seu negócio? Valorize aqueles que apresentarem os melhores resultados com brindes, indicações de novos clientes ou com a contratação de serviços adicionais.

Até mesmo o envio de um e-mail ou ligação de agradecimento são válidos. Seu relacionamento com os fornecedores se tornará mais próximo e os parceiros se sentirão motivados a continuar o bom trabalho e obter novos méritos.

Conclusão

Você acabou de conferir nossas 10 melhores dicas para melhorar o seu relacionamento com fornecedores de dados e TI. 

Pelo que deve ter percebido, essa gestão não requer grandes esforços, mas o empenho de analisar, planejar imprevistos e desenvolver uma comunicação assertiva.

Esperamos que após a leitura você desenvolva proximidade e perceba qual é a importância dos fornecedores no diferencial competitivo do seu negócio. 

O mesmo vale para o uso eficiente de suas ferramentas e dados. Quem ganha a melhoria são os seus produtos, serviços e clientes.Aproveitando essa conversa, como anda a adequação do negócio à nova Lei Geral de Proteção de Dados?

Quer entender mais sobre o assunto? Clique aqui e descubra como fica o compartilhamento de dados com a chegada da LGPD.

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