Você já parou para pensar que o contato telefônico ainda é muito importante para a sua empresa, mesmo com processos modernos? Seja para a comunicação interna, seja para falar com clientes, essa ferramenta tem sim seu espaço. É por isso que o uso da telefonia VoIP tem sido um bom negócio.
Afinal, a proposta desse tipo de telefonia é baratear o orçamento (através do uso da internet), sem perder a qualidade da ligação. Mas isso realmente é possível? E se sim, como?
Para começarmos a entender, pense em ferramentas como Skype, WhatsApp e Facebook Messenger. Você sabia que elas também usam o sistema de telefonia VoIP para realizar chamadas em áudio e vídeo?
Neste texto, reunimos tudo o que você precisa saber sobre esse assunto. Vamos entender desde o que é telefonia VoIP e como ela funciona até como pode ser útil no dia a dia da sua empresa.
E se está parecendo complicado, fique tranquilo! Descomplicamos todos os termos e funcionamentos aqui pra você, ok?
Boa leitura!
O que é telefonia VoIP?
Simplificando bastante, a telefonia VoIP é uma chamada de voz através da internet. Essa sigla estranha vem do termo em inglês Voice over Internet Protocol, que em português significa Voz sobre Protocolo de Internet. Mas vamos descomplicar isso!
Os sinais de uma chamada telefônica comum são analógicos. Ou seja, tem outro tipo de onda, não compatível com a onda digital da internet. Assim, é preciso uma transformação de um tipo em outro, para que voz e internet funcionem juntos.
E é isso que a tecnologia VoIP faz. Ela consegue transformar os sinais analógicos em dados digitais, possibilitando então o envio dessas ondas através da internet.
Essa invenção pode parecer bem moderna, mas na verdade essa história de VoIP já existe há um certo tempo. Nas primeiras “digitalizações da voz”, na década de 90, a internet não tinha ainda muita qualidade, por isso não ganhou muito destaque.
Nos últimos anos, a melhoria das redes e o aumento da velocidade da banda larga foram fatores decisivos. Isso tornou a telefonia VoIP para empresas ainda mais viável e acessível, independente do tamanho do negócio.
Vale lembrar que essa conexão só pode ser feita entre sistemas de telefonia VoIP. Então existem algumas possibilidades para que essas ligações sejam feitas. É nosso próximo assunto!
Tipos de telefonia VoIP
Você tem algumas opções para utilizar a telefonia VoIP na sua empresa. Aliás, não é preciso deixar o seu sistema vigente de lado, é possível adaptá-lo. Olha só:
De computador para computador/ smartphone para smartphone
Tanto em uma ligação de computador para computador, quanto entre dispositivos com internet, é possível aproveitar as vantagens do VoIP.
Isso porque tudo o que é falado no microfone do aparelho ou no headset é transformado em informação binária e enviado em “pacotes” pela internet. Ou seja, não há custos nessa chamada, a não ser o da própria internet.
De computador para telefone convencional
Outra possibilidade é de usar o computador da sua empresa para fazer uma chamada telefônica convencional.
O que acontece aqui é que a voz também é transformada em informações binárias. Mas, desta vez, acontece o processo contrário. É a voz do seu funcionário (sinal digital) que precisa chegar ao telefone/ celular do seu cliente (sinal analógico).
Neste caso as informações binárias são enviadas a uma central telefônica que então converte os sinais. Mas isso acontece muito rápido.
Para usar essa tecnologia na sua empresa, você pode contratar ferramentas especializadas, como um software ou uma plataforma.
Telefone convencional + tecnologia VoIP
Com uma adaptação, você pode ter uma telefonia VoIP empresarial sem precisar descartar os aparelhos já existentes. É aquele famoso ditado: unindo o útil ao agradável.
Aqui você precisará de um dispositivo conversor analógico-digital chamado ATA (adaptador telefônico analógico), o qual fará todo o trabalho. Assim, o telefone convencional servirá como um IP, sem a necessidade de um computador para usar o VoIP.
Telefones IP
Os telefones e celulares IP são aparelhos especiais porque já são conectados diretamente a uma rede de computadores. Isso porque eles têm conectores iguais aos encontrados nas placas de rede de computadores. Esse conector é o RJ-45, enquanto o telefone convencional tem o padrão RJ-11.
Ou seja, esse tipo de aparelho já vem integrado com a tecnologia VoIP, inclusive com bastante qualidade.
É legal você saber também que o órgão regulador de telecomunicações aqui do Brasil, a ANATEL, vê a telefonia VoIP como uma tecnologia e não uma rede. Então, você não precisa de uma licença para usá-la.
Vantagens da telefonia VoIP
Só de entender um pouco mais sobre como funciona a telefonia VoIP, já percebemos alguns benefícios para o cenário empresarial. Mas agora vamos nos aprofundar nas principais vantagens da telefonia VoIP:
Redução e previsão de custos
A redução de custos com a telefonia VoIP é evidente. Lembre-se de que em chamadas entre dois aparelhos com essa tecnologia não há custos.
Vamos pensar, por exemplo, numa empresa com filial em outro estado. A interação entre funcionários desse negócio poderia acontecer com chamadas desse tipo, sem nenhum custo ao seu bolso.
Mesmo o pagamento de um software de telefonia VoIP pode ser um negócio melhor do que a telefonia tradicional. Afinal, você terá a previsibilidade do seu orçamento, não mais uma cobrança por minuto.
Fácil instalação
Começar a usar esse tipo de sistema pode ser bem fácil. Ao optar por chamadas entre aparelhos VoIP, a única coisa que você precisa é ter internet.
Ao optar pelo conversor ATA ou pelo telefone IP, a instalação depende da empresa contratada para realizar o serviço.
Mobilidade
Essa é uma das grandes vantagens da telefonia VoIP para empresas. Isso porque o número do telefone não tem relação com um endereço residencial ou empresarial, como acontece com linhas telefônicas. Ou seja, tendo internet, você sempre vai ter sinal, não importa o lugar do mundo.
Um outro ponto legal é que a empresa pode criar ramais móveis, o que possibilita desviar as ligações para qualquer lugar.
Bem útil para empresas e pessoas que costumam trabalhar em home office ou estão sempre em viagens de negócio, você não acha? O que também nos leva à próxima vantagem!
Aumento da produtividade
A telefonia VoIP veio pra mudar a forma como trabalhamos. Às vezes não refletimos sobre isso, mas quanto tempo perderíamos nos deslocando até outra unidade da empresa? Ou, então, até um fornecedor para realizar uma reunião? E quanto nos custaria?
A tecnologia desse sistema permite a otimização do tempo e a produtividade do seu time de colaboradores.
Escalabilidade
Ao contrário do que muitos empresários acreditam, a telefonia VoIP permite sim a ramificação das “linhas”. Elas podem ser criadas (ou removidas) sempre que necessário, sem dificuldades ou burocracia.
Isso elimina aquela dor de cabeça do planejamento prévio de ramais e telefones necessários para o departamento.
Como a telefonia VoIP pode ser útil na sua empresa
Para que você consiga visualizar um pouco mais a utilidade da telefonia VoIP aí na sua empresa, preparamos este tópico.
Podemos pensar no uso dessa tecnologia em diferentes setores, como times de atendimento, de cobrança, de vendas, de suporte técnico etc.
Veja, então, 3 formas de aproveitar ao máximo as vantagens desse tipo de telefonia!
1) Melhorias no fluxo de trabalho
Os recursos da tecnologia VoIP ajudam a integrar e a facilitar o dia a dia numa empresa. Chamadas internas podem ser feitas por ramais, bem como é no modelo tradicional.
Além disso, reuniões, treinamentos e conferências podem ser realizados em vídeo, permitindo o compartilhamento de informações ao vivo.
Até mesmo o contato com clientes pode ser feito em alta qualidade, como veremos nesta lista.
2) Atendimento mais eficiente
Serviços de telefonia VoIP podem integrar informações valiosas para aperfeiçoar o atendimento ao cliente.
Muitas ferramentas fazem o armazenamento dos dados gerados de um contato via VoIP, como a detecção de números repetidos.
Ao saber que é a segunda chamada de tal número, seu colaborador poderia, então, atendê-lo de maneira mais pessoal. No caso de um setor de vendas, talvez esse prospect pudesse ter mudado de ideia.
Vamos pensar em outro exemplo. Na área de cobrança, entender o histórico dos clientes é essencial. Ao identificar uma chamada de um determinado perfil, é possível tratar a conversa para um atendimento mais eficiente.
3) Diversidade de recursos
Grande parte das funções que a telefonia tradicional oferece também são vistas na telefonia VoIP. Alguns recursos que você pode se interessar são:
- Transferência automática de chamada
- Possibilidade de criar ramais
- Gravações e identificação de chamadas
- Transferência de ligações
- Chamada em espera
- Menu de atendimento automático
E, para acabar esta leitura, deixamos aqui uma dica de ouro!
Como a união entre telefonia VoIP e cadastro de clientes pode ajudar com o sucesso da sua empresa?
Telefonia VoIP e base de contatos: como unir as duas ferramentas
Ligações através de sistemas VoIP são facilitadoras, como vimos ao longo deste texto. Mas unir essa ferramenta a sua base de contatos é o que vai alavancar os resultados da sua empresa!
Claro que para isso funcionar sua base cadastral precisa estar atualizada e, com certa frequência, ser enriquecida. Isso garante a praticidade na hora de localizar um cliente, um prospect ou um devedor para fazer a ligação.
Acrescentar novas informações a essa base também é importante. Afinal, quanto mais pontos de contato e características do seu público você tiver, melhor. Para isso, seu cadastro de clientes deve manter históricos de interação, chamadas, tipo de dúvidas tiradas e motivação de contato.
Ao ter essas informações disponíveis ao seu colaborador, ele vai poder refinar o atendimento, ganhando agilidade e assertividade.
Esse atendimento mais personalizado é um grande diferencial para quem está do outro lado da linha, seja cliente, prospect ou devedor.
