Essa história de cadastro de clientes é tão antiga que, desde quando se comprava fiado, o dono da padaria tinha sua cadernetinha. Ali tinha nome, telefone, endereço do cliente e o que ele estava comprando. Ah se esse proprietário soubesse o ouro que ele tinha nas mãos!

É claro que nessa nossa realidade mais coorporativa ter esse caderninho não faz mais muito sentido. Mas, ainda que seja com planilhas ou softwares de gestão, de uma coisa você pode ter certeza: essa ficha de cadastro de clientes nunca foi tão importante! E a gente vai te mostrar o porquê.

Neste texto, você vai acompanhar o passo a passo de como fazer cadastro de clientes de maneira organizada e também a como tirar o maior proveito dessa ferramenta!

Vamos lá?

Por que é importante organizar seu cadastro de clientes?

Se pararmos pra pensar, entender o que é cadastro de clientes parece bem simples. E é, mas queremos que você veja além.

Saindo do pensamento básico sobre ser “uma maneira de guardar informações dos clientes”, começaremos a perceber a importância desses cadastros. E é isso que queremos com a lista que você vai ler neste tópico. Dá só uma olhada:

Conhecer o cliente

Ao inserir os dados de uma pessoa no seu sistema, você está conhecendo mais dela. E quanto mais você sabe sobre seu cliente, mais personalizado e assertivo pode ser seu serviço.

Por exemplo: o endereço e a data de nascimento desse consumidor são mais que itens de rotina. Podem te indicar, respectivamente, localização e idade, e isso é muito valioso para o seu atendimento ser mais personalizado.

Imagine um senhor de 70 anos que mora no bairro X. Num próximo contato, sua equipe pode explicar a oferta com mais clareza para que facilite a compreensão dele. Além disso, o interesse desse cliente pode ser maior se você oferecer algo na região em que ele mora.

Fidelizá-lo

Para que alguém seja fiel a sua marca, é preciso mais do que qualidade do seu produto, é preciso relacionamento. O segredo aqui é usar o seu cadastro de clientes no pós-vendas. Isso pode ser feito na hora de personalizar o contato, as ofertas e as oportunidades sugeridas a ele.

Dados como preferências de pagamento, tipos de produtos mais consumidos, aniversários etc podem te ajudar. Se esse cliente tem um histórico de pagamentos à vista, por que não oferecer a ele produtos com descontos nessa modalidade?

O importante é brilhar os olhos do cliente desde o primeiro contato com ele. Assim, ele verá vantagem em voltar a comprar de você também pela experiência que teve, não só pelo produto.

Aperfeiçoar o produto

Quanto mais próximo do seu cliente, mais fácil é você obter opiniões e feedbacks honestos sobre seu produto. Mantenha o contato com ele para saber como está utilizando, quais as possíveis dúvidas e o que ainda está faltando.

Isso garante que você faça as melhorias adequadas e prioritárias para aperfeiçoar seu produto ou serviço.

Vender mais

O cadastro de clientes torna tudo mais fácil na hora de vender, seja para novos clientes ou para os de sempre. Isso porque, como vimos, ao conhecer o perfil do consumidor é possível criar uma estratégia e um script de atendimento mais assertivos.

Esse instrumento de gestão é essencial em empresas com serviços recorrentes. Afinal, como aumentar o tempo de vida de um cliente no seu negócio (e consequentemente, as vendas) sem pensar no contato com ele? Não tem como…

Como utilizar um cadastro de clientes organizado e atualizado?

Bom, mas e na prática? Como posso usar esse cadastro de clientes? É o que veremos agora!

# Na cobrança

Aqui funciona igual à caderneta de fiado do seu João da padaria. Os dados cadastrados serão úteis para encontrar um cliente numa eventual necessidade de cobrança.

Mas diferente da compra de pãezinhos, talvez seu negócio não tenha contato diário com o mesmo cliente. Ou seja, se esses dados não estiverem atualizados, de nada vai adiantar.

Por isso, sempre batemos nas mesmas teclas: atualizar o cadastro de clientes e fazer a  higienização e enriquecimento de dados. Esses processos vão dar mais garantia às informações da sua base.

# No relacionamento

Existem diversas estratégias de marketing de relacionamento e nenhuma delas é possível sem dados sobre seus clientes. O cadastro de clientes é usado aqui como guia para definir essas ações. Você pode:

  • Parabenizar clientes em datas especiais como aniversário (a partir de datas de nascimento);
  • Criar um programa de fidelidade exclusivo para quem compra com frequência da sua marca (a partir do histórico de compras);
  • Divulgar ofertas e/ou conteúdos relevantes para o consumidor (a partir de dados de hábitos de consumo).

E por aí vai…

# No faturamento

A ficha cadastral dos compradores da sua empresa vai ajudar também na hora de entender a previsibilidade de faturamento. Qual a média de gastos de cada cliente? Quantas vezes ele volta a comprar de você?

Tudo isso você pode tirar de análises do seu cadastro de clientes.

Como fazer o cadastro de clientes em 5 passos

1) Tenha um programa para o cadastro de clientes

A melhor maneira de padronizar e organizar é sair do papel. O ideal é ter um programa para cadastro de clientes, mas se sua empresa ainda não tem como investir nesse tipo de software, trabalhe com planilhas no Excel.

Caso você esteja procurando por um programa desse tipo, nossa sugestão é investir em um sistema CRM. É isso que vai facilitar a gestão desses dados e do relacionamento empresa-cliente. Para saber mais, veja esta lista com 13 opções de ferramentas CRM.

2) Colete dados de maneira padronizada

Tenha um cadastro em que todos os campos sejam obrigatórios, pelo menos para uma ficha inicial. Algumas sugestões para pessoa física/ pessoa jurídica:

  • Primeiro nome/ Nome da empresa
  • Sobrenomes/ Razão social
  • E-mail
  • Telefone
  • Endereço
  • Data de nascimento/ Fundação
  • CPF/ CNPJ
  • Profissão
  • Sexo
  • Preferência de contato 

3) Registre opções de compra e hábitos de consumo

Pesquisas de mercado, contatos para oferecer algum produto, dúvidas tiradas pelo consumidor, tudo isso precisa ser registrado. Dados como produtos preferidos e frequência de compras podem ser usados em novas estratégias de vendas, mais naturais e menos invasivas.

Alguns dados não sensíveis também podem ser agregados a sua base por meio de plataformas especializadas. Para negócios online ou com presença no digital, o Google Analytics é uma boa fonte de informações.

4) Faça uma validação cadastral

É super necessário fazer uma varredura na base de dados de tempos em tempos. Além de alguns deles ficarem antigos, é importante que a ficha preenchida tenha dados reais. Use essa validação também como uma medida antifraude para a sua empresa.

A plataforma Base Certa pode te ajudar bastante com esta etapa, além da higienização e do enriquecimento de dados.

5) Mantenha o cadastro de clientes atualizado

Essa é a chave para evitar perdas de tempo e erros. Seja na cobrança, seja no envio de uma amostra do seu produto ou até mesmo na entrega de um e-mail, você precisa ser certeiro.

E isso só é possível com os dados corretos e atualizados dos seus clientes. Assim, na sua régua de relacionamento, insira momentos de atualização de cadastros.

Bom, deu para perceber que o dono da padaria não aproveitava muito bem a ficha de cadastro dele, não é mesmo? Então não cometa o mesmo erro de muitos gestores… Olhe para o cadastro de clientes para além do trivial e colha os resultados!

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