A gestão da cobrança é uma das atividades mais complexas na formatação de um modelo de negócios. Entender desde como ocorre os pagamentos, a sua frequência e como dar cadência a esse fluxo com um bom aplicativo de cobrança são determinantes para manter sempre a máquina de negócios funcionando bem.
Economize o seu tempo de pesquisa e encontre aqui exatamente o que considerar para escolher o aplicativo de cobrança ideal para a sua empresa.
O que é um aplicativo de cobrança?
Um aplicativo de cobrança é uma plataforma de uso local, via aplicativo, ou em um portal, via navegador, que unifica diversos recursos e funcionalidades para a execução de um processo de cobrança.
Você pode encontrar soluções que auxiliam desde a parte de localização de devedores com dados cadastrais, régua de cobrança automatizada, collection score ou score de propensão de pagamento e até mesmo na bilhetagem com a configuração de juros na geração de boletos.
O objetivo principal é gerenciar, organizar e facilitar o acompanhamento dos fluxos de cobrança dentro de qualquer modelo de negócios que trabalhe com recebimento de valores, sejam eles em dia ou em atraso. Ou seja, literalmente para qualquer empresa ou organização!
Dessa forma, eles são desenvolvidos em diversos formatos e podem possuir particularidades muito específicas a depender do seu desenvolvedor e das tecnologias embarcadas nesse tipo de solução.
Benefícios de usar um aplicativo de cobrança
Seja qual for o tamanho da sua empresa ou demanda de clientes, contar com uma ferramenta de cobrança faz toda a diferença na forma como essa gestão ocorre. A boa notícia é que esse tipo de recurso cabe nos mais diversos tipos de orçamento! Veja aqui algumas vantagens de agregar um recurso semelhante a sua operação:
Facilidade e praticidade no processo de cobrança
Imagine deixar de executar dezenas de atividades manuais, lidar com várias planilhas e reduzir erros no processo de cobrança? Essas são apenas as principais vantagens em adotar um sistema como este!
Além do valor financeiro poupado com a redução de alguns recursos e etapas, o setor de cobrança ganha muito mais agilidade e eficiência.
Isso porque usar um aplicativo para cobrar clientes facilita a organização deles de acordo com carteiras e fluxos, criando acionamentos para a cobrança ser executada de maneira mais certeira.
Redução de custos
E por falar em aspecto financeiro, vamos aprofundar um pouco mais sobre esse ponto.
Por exemplo, imagine a quantidade de acionamentos telefônicos poupados com um aplicativo de cobrança executando envios periódicos e automatizados.
Além dos recursos telefônicos, pense também que fazer gestão de equipe pode ser muito mais certeira ao contar com esse tipo de recurso.
Basta colocar na ponta do lápis o valor monetário despendido em tempo, posições/cargos ou até mesmo com algum tipo de terceirização da cobrança. Você verá que para muitas situações o valor operacional pode diminuir consideravelmente ao contar com uma ferramenta como um sistema de cobrança.
Com recursos que geralmente fazem parte de um aplicativo mais completo, você pode automatizar a régua de cobrança e enxugar custos.
Redução da inadimplência por esquecimento
Neste ponto, dois tipos de notificações de cobrança são essenciais e que, se não ocorrem de forma massiva e automatizada, se tornam inviáveis com contatos telefônicos ou outros tipos de atividades manuais.
Primeiro, a cobrança preventiva, que ocorre com a configuração de lembretes antes do vencimento e um aviso de vencimento na data de pagamento.
Depois disso vem a cobrança reativa, ou seja, as comunicações e tentativas realizadas após a data de vencimento, com a ausência do pagamento da dívida.
Com essas comunicações você pode reduzir os atrasos por esquecimento e ter mais previsibilidade no seu fluxo de caixa. Tudo isso apenas configurando a plataforma conforme as suas necessidades e, a partir disso, calibrando as mensagens, dias e horários estrategicamente para otimizar a sua operação.
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Como um aplicativo de cobrança funciona
Um aplicativo de cobrança funciona a partir de cinco etapas básicas: cadastro de clientes, higienização e enriquecimento de dados, geração de notificações de cobrança, acompanhamento da carteira, análise de métricas e acordos.
Entender como uma ferramenta de cobrança funciona na prática é importante antes de considerar qual será o melhor para a sua empresa.
A seguir entenda algumas dessas funções básicas, a sua importância e o porquê utilizá-las:
Higienização e enriquecimento
Antes de executar qualquer ação com base numa lista de clientes, é importante certificar-se de que as informações sobre os clientes são as mais completas e atualizadas possíveis. A efetividade das ações depende muito dessa etapa, afinal, não adianta tentar o contato ou realizar uma cobrança para a pessoa errada.
O sistema de cobrança facilita na gestão dessa informação, podendo até mesmo retornar ao seu CRM as novas informações sobre o cliente.
Cadastro do usuário e suas informações de pagamento
Com as informações atualizadas, é preciso ter a sua carteira de clientes separada em um arquivo, geralmente uma planilha, que deve ser utilizada para cadastrar informações dos seus clientes, bem como os valores a serem cobrados.
Esse processo pode ser feito em algumas plataformas de forma unitária ou em massa, e o formato do arquivo, bem como as colunas a serem consideradas, dependerá do aplicativo de cobrança utilizado.
Geração de cobranças e envio para o usuário
Uma vez cadastradas as cobranças e os seus respectivos clientes no sistema, é o momento de configurar as réguas de acionamento.
Isso significa que você pode e deve se comunicar com o seu cliente de forma preventiva e reativa. Priorize o envio dos meios de pagamento de forma prática aos cliente para facilitar a quitação do débito, anexando os boleto às comunicações, por exemplo.
Acompanhamento do status das cobranças
Acompanhar os relatórios de forma periódica é importante para entender a evolução das cobranças e o avanço dos seus clientes entre os diferentes status de pagamento. A grande dica aqui é monitorar as suas ações de cobrança e modificá-las conforme necessário.
A partir daí você pode comparar e analisar a sua carteira de acordo com métricas de cobrança como o aging, por exemplo. Ela se caracteriza basicamente como o tempo de evolução da dívida em carteira. Para saber mais sobre essas e outras métricas, confira o curso 2 de Gestão de Carteiras da plataforma de ensino de cobrança mais completa e atualizada do mercado, o Cobclass.
Relatórios de cobrança e pagamentos
Além de métricas como o aging, a observação e a análise de relatórios automáticos precisam ser atividades diárias de quem acompanha e utiliza aplicativos de cobrança.
É através desses relatórios rápidos que será possível saber diretamente o impacto das suas ações de cobrança, como o total devido, o total recuperado, quantidade de acordos realizados e muito mais!
Quanto aos acordos, alguns sistemas de cobrança possuem a facilidade de gerá-los e formalizá-los por meio de recursos como assinatura eletrônica.
Como escolher o melhor aplicativo de cobrança para a sua empresa
Para escolher o melhor aplicativo de cobrança, compare funcionalidades, suporte e quantidade de recursos para um melhor custo-benefício. Aprofundaremos a seguir os principais critérios a serem considerados antes de contratar uma ferramenta de cobrança.
Comparar funcionalidades e custos de diferentes aplicativos
Ao pesquisar por soluções, você nota não haver exatamente um padrão de cobrança para esse tipo de ferramenta. Algumas empresas cobram por dívida recuperada mais encargos específicos, outras pela mensalidade e pelo uso de funcionalidades e recursos.
A ideia aqui é pensar em qual vai se encaixar melhor para como a sua empresa funciona e quais serão as suas perspectivas futuras. Afinal, não é simples fazer uma transição operacional e tecnológica entre sistemas!
Tenha certeza de que você está adotando uma solução completa e que gere o melhor custo-benefício para o que você precisa, tendo também uma visão de futuro de como será a demanda da sua empresa em médio e longo prazo.
Verificar a reputação e suporte oferecido pela empresa desenvolvedora
Uma vez adotado, um sistema de cobrança revoluciona o controle das contas a receber e, consequentemente, a saúde financeira de uma empresa. Mas antes da completa implantação, esse tipo de plataforma pode trazer alguns desafios específicos.
Por isso, verificar a reputação da empresa desenvolvedora e o tipo de suporte oferecido é um item bastante importante nesse caso. Certamente a sua empresa precisará de um acompanhamento mais próximo até que o sistema esteja implantado completamente, uma vez que isso também depende do entendimento e adaptação de muitos processos internos já adotados pela empresa contratante.
Avaliar possibilidade de ter toda a sua operação de cobrança em uma única plataforma
Quando pensamos em cobrança, geralmente nos restringimos a ideia de geração de pagamentos ou de recuperação de valores. De fato, essas são as premissas mais importantes, mas para ter sucesso nessas atividades, é preciso olhar com atenção para passos anteriores.
Por isso, centralizar a operação de cobrança em uma só plataforma é tão importante, por ampliar a sua visão sobre a esteira de concessão de crédito com um todo. Isso dá maior controle aos negócios sobre toda a gestão.
Pense conosco: se você precisa realizar uma cobrança, é porque de alguma forma foi creditado/antecipado algum valor ou serviços a determinado CPF ou CNPJ. Até aí você percebe que a necessidade de cobrança passa antes pelas etapas de análise cadastral e de crédito bem executadas.
Além disso, existem soluções antifraudes baseadas em tecnologia de biometria facial, que identificam se o tomador do crédito ou cliente é de fato que dizer ser. Isso evita a falsificação de identidade que gera a famosa fraude disfarçada de inadimplência.
Depois, voltando à cobrança de fato, será necessário encontrar meios para lembrar do vencimento ou negociar com o seu cliente. Nesse ponto, vêm recursos como os de comunicação por SMS em massa com campos personalizáveis.
Esse fluxo de mensagens e outras ações possíveis podem ser condicionadas pela divisão dos seus clientes em carteiras a partir dos perfis de pagamento e muito mais!
Como último recurso, você utiliza o aplicativo de cobrança também na negativação de clientes diretamente na plataforma, gere e assine acordos de pagamento e documente todo o processo em um só local!
Existe uma vasta gama de aplicativos de cobrança, mas, quando falamos de ferramentas realmente completas, a gama de opções diminui, ficando com empresas muito mais estratégicas que realmente entendem a fundo as demandas do ciclo de crédito de ponta a ponta.
Qual é o melhor aplicativo de cobrança?
O melhor aplicativo de cobrança é aquele que oferece a maior gama de soluções pelo melhor custo-benefício. Sendo elas, ferramentas como as de análise cadastral, concessão do crédito, cobrança, análise antifraude e soluções de relacionamento com o cliente!
Às vezes um negócio procura apenas uma forma de automatizar a sua cobrança ou apenas um gestor de carteiras de clientes, mas faça algumas perguntas sobre a sua empresa: como tem sido a curva de inadimplência do negócio? Você está concedendo crédito da forma mais eficiente? As informações estão completas e não se perdem entre plataformas? Seria necessária uma API para integrar essas informações com o seu CRM?
Considere refletir sobre essas perguntas e adotar uma plataforma multi-soluções para a sua cobrança! Afinal, pode ser que o básico já não satisfaça as suas necessidades operacionais a curto prazo ou que a gestão da cobrança ultrapasse as camadas mais básicas e exija recursos mais completos. Trocar de sistema no meio do caminho pode ser uma grande dor de cabeça!
Agora você pode até estar se perguntando o quanto precisaria investir em um tipo de plataforma mais completa e até achando que essa é uma possibilidade apenas para grandes e médias empresas.
A verdade é que ter tecnologia de ponta, uma gestão de segurança da informação estruturada e uma plataforma completa para todo o ciclo de crédito e cobrança é algo que o Assertiva Recupere faz possível ser realidade para qualquer porte de negócio!
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