Qualquer empresa que queira ter controle dos seus gastos e receitas — ou seja, fazer um controle financeiro eficiente — deve ter em mente o conceito e a prática da conciliação bancária.
Apesar de ser algo relativamente rotineiro e praticamente obrigatório, a conciliação bancária nem sempre é realizada a contento dentro das organizações. Isso quando é realizada!
Em decorrência disso, vemos hoje muitas empresas com saúde financeira comprometida e sem saber exatamente os motivos.
Para entendermos melhor do assunto, separamos neste artigo algumas informações importantes sobre conceito, utilidade, como fazer e boas práticas sobre a conciliação bancária.
Vamos juntos?
O que é conciliação bancária?
Toda empresa com o mínimo de organização financeira possui algum tipo de instrumento que faça o registro de tudo o que entra e tudo o que sai — geralmente na forma de um livro-caixa ou algo mais moderno e que faça a mesma coisa.
Na prática: recebeu dinheiro por conta de venda ou outros tipos de dividendos? Valor registrado como entrada. Gastou com compra de insumos, pagamentos ou afins? Registra como saída.
Até aqui, tudo nos conformes. Porém, ao se deparar com os registros da conta bancária da empresa (um simples extrato de movimentação, por exemplo), percebe-se que algo está diferente, com alguns créditos e débitos não identificados.
É aqui que entra — ou deveria ter entrado, nesse caso — a conciliação bancária, que é nada mais do que um procedimento de comparação e conferência entre os registros da conta bancária e do caixa local.
Para que serve a conciliação bancária?
Como já conseguimos perceber, a conciliação bancária é uma prática essencial em qualquer empresa para que esta possa se manter em dia com relação ao seu fluxo de caixa, sem inconsistências e possíveis rombos.
Trouxemos abaixo, de maneira um pouco mais detalhada, os principais motivos pelos quais é importante fazer conciliação bancária em sua empresa. Acompanhe:
Identificar fraudes internas
Por mais seguro que sejam, registros locais de fluxo de caixa são menos confiáveis do que aqueles realizados pelo banco. Assim, realizar conciliação bancária ajuda muito a identificar e evitar fraudes internas na contabilidade.
Ter um controle mais efetivo das movimentações financeiras
Conhecer todos os movimentos de recursos que são realizados em uma organização é uma grande vantagem estratégica, pois pode ajudar a tomar as melhores decisões sobre questões difíceis e desafiadoras. Além, claro, de manter um financeiro saudável.
Garantir um saldo bancário confiável
Nada como olhar para o extrato bancário e ter a segurança de que aqueles números condizem com a realidade financeira da empresa, não é mesmo? Essa confiança dá margem para um melhor relacionamento com clientes e fornecedores, além de segurança para movimentos mais lucrativos.
Melhorar o planejamento orçamentário
Desenhar o futuro financeiro de uma empresa é bastante difícil (para não dizer impossível) sem saber do presente. A conciliação bancária é uma prática essencial nesse processo, provendo base sólida para planejamento orçamentário da organização.
Melhorar a previsão de fluxo de caixa
O planejamento a curto prazo também ganha muito fôlego quando sabemos se o presente condiz com a realidade operacional da empresa. A previsão de fluxo de caixa ganha contornos importantes quando respaldada por um procedimento de conciliação bancária bem feito e confiável.
A relação entre conciliação bancária e fluxo de caixa
Ao longo deste artigo já falamos bastante sobre fluxo de caixa, e fica clara a correlação entre este e a conciliação bancária. Vamos então entender melhor como um ajuda o outro — e vice-versa?
Fluxo de caixa pode ser entendido como um instrumento financeiro gerencial que registra e armazena todas as informações financeiras do negócio, como:
- Entradas ou recebimentos: Registro de recursos recebidos com vendas e também oriundos de outras fontes, como dividendos e lucros de investimentos.
- Saídas ou compras/pagamentos: Registro de recursos gastos na compra de insumos, materiais, produtos, e também impostos e outras obrigações adquiridas pela empresa.
- Previsão: Tudo o que será gasto e que pode ser previsto, como contas de luz, aluguel, dentre outras despesas afins.
Assim, temos que o fluxo de caixa é o principal instrumento da empresa para a realização da conciliação bancária, onde constam todos os registros necessários para a comparação com aqueles realizados pelo banco.
Importante salientar aqui a necessidade inquestionável de se ter uma boa previsão de fluxo de caixa, pois por meio desta e da comparação com o extrato bancário é possível identificar recebimentos que não ocorreram, por exemplo.
Além disso, esse tipo de informação pode compor estudos detalhados sobre inadimplência na empresa e munir colaboradores e sistemas dedicados para a devida cobrança dos dividendos.
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Como fazer uma conciliação bancária?
Agora que sabemos quais são os conceitos e premissas principais que permeiam a conciliação bancária, vamos entender passo a passo como realizá-la de maneira eficiente em sua empresa?
Passo 1 – Implantação de uma ferramenta de registro
Etapa muito importante, principalmente para empresas (geralmente as pequenas) que ainda não realizam registros de fluxo de caixa. Se é o caso do seu negócio, faça isso o quanto antes!
Pode ser um arquivo em Excel ou um sistema dedicado, que pode variar do mais simples aos complexos e integrados. Ter onde registrar e consultar facilmente informações de entrada, saída e previsão é essencial.
Passo 2 – Criação de procedimentos
Algo que falta em muitas empresas é um processo bem definido para controle financeiro. Especialmente no caso de fluxo de caixa, este problema pode ser fatal para a boa saúde monetária da empresa
A gestão deve definir quem fará esse tipo de registo, bem como os passos a serem seguidos e em que momento devem ser feitos — o famoso “quem, quando, como”. É importante também registrar esse procedimento em manuais.
Passo 3 – Verificação dos saldos iniciais e finais
Ao determinar um período de verificação (geralmente o dia, quinzena ou mês), deve-se verificar os saldos iniciais e finais, tanto dos registros do fluxo de caixa quanto do extrato emitido pelo banco.
A ideia é que todos os números estejam correspondendo de forma exata, na casa dos centavos. Se não for o caso, há inconsistência que deve ser investigada, entrada por entrada, saída por saída (em conjunto com a previsão).
Passo 4 – Verificação e adequação dos detalhes
Uma vez ciente da existência de inconsistência, é preciso que seja feito um verdadeiro “pente fino” para identificar onde se encontra o erro nos registros do fluxo de caixa.
É necessário também saber se a inconsistência vem de um erro de crédito ou de débito — a depender de cada caso, uma ação diferente deve ser tomada.
Passo 5 – Atenção aos prazos
Se houver alguma inconsistência nos registros, é importante prestar muita atenção no caso das saídas não contabilizadas no extrato bancário, pois geralmente são contas a pagar — e com prazo bem definido.
Para evitar problemas com atrasos e multas, essa deve ser a prioridade ao lidar com erros no fluxo de caixa dessa natureza.
3 boas práticas para a conciliação bancária
Uma vez conhecidos as principais etapas para a realização de uma boa conciliação bancária, é hora de termos contato com algumas boas práticas que tornarão o processo mais rápido e eficaz:
Organize e arquive os documentos/comprovantes
Praticamente todo procedimento financeiro e contábil tem como parte de sua natureza a emissão de um comprovante ou documento similar. Manter esse tipo de informação guardada e organizada ajuda muito na hora das conferências e, principalmente, nas verificações perante inconsistências.
Existem muitas maneiras de proceder com essa guarda e organização de documentos, que vão desde as mais simples — arquivos em uma pasta no computador ou no Google Drive — até complexas, como softwares desenvolvidos somente para este fim.
Defina responsáveis pelo processo de conciliação
Já abordamos essa questão anteriormente neste artigo, mas vale muito o reforço: é importante definir e capacitar um colaborador (ou colaboradores) responsável pela conciliação bancária, de forma dedicada.
O ideal é que este colaborador seja uma pessoa meticulosa, organizada e com experiência no controle de fluxo de caixa e nos sistemas financeiros utilizados pela empresa.
Faça da conciliação bancária uma rotina
Dependendo do porte da empresa, todos os dias acontecem muitas transações de entrada e saída de recursos. Empresas pequenas têm menos fluxo, mas ainda assim as ocorrências são diárias.
Por isso, deve-se criar uma prática de ação de registro (por parte do colaborador responsável) que seja rotineira. De preferência, imediata à ocorrência da transação, para assim evitar esquecimentos e problemas futuros.
Concluindo: um “plus” para você!
Neste artigo, pudemos perceber muitas coisas referentes à conciliação financeira, das quais falamos bastante. Mas uma delas é algo que pode preocupar muito: a inadimplência e seu impacto no fluxo de caixa.
Com isso em mente, oferecemos ao leitor um artigo em que abordamos exatamente este tema: evitar que a inadimplência impacte no seu fluxo de caixa.
Esperamos que tudo o que trouxemos para você neste artigo tenha sido de grande valia! Se sim, contribua com o conhecimento da comunidade e compartilhe o link com seus contatos!
