Um negócio de sucesso nunca pode perder de vista os seus números. Da assinatura do contrato à cobrança do cliente inadimplente, o gerenciamento de mensalidades é a organização que a sua empresa precisa para ter total controle do financeiro.
Se você acha que a sua empresa poderia melhorar as práticas de cobrança, este artigo é para você! Mesmo que você já tenha um plano financeiro, que tal aprender como aprimorar esse setor do seu negócio? Confira no texto a seguir.
O que é o gerenciamento de mensalidades?
Gerenciamento de mensalidades é um processo interno da empresa que cuida da organização dos recebimentos e das cobranças de valores.
É muito comum empresas fornecerem produtos e serviços que estejam atrelados a pagamentos mensais. Por isso, as instituições precisam contar com procedimentos que garantam a organização do recebimento dessas quantias e tudo o que isso envolve.
Além de verificar se os pagamentos de fato foram efetuados, o gerenciamento de mensalidades envolve:
- cadastro de clientes;
- emissão, atualização e envio de boletos ou outras formas de pagamento (cartão de crédito, débito automático etc.);
- registo, em fluxo de caixa da empresa, dos valores quitados;
- acompanhamento das contas pagas e das contas a pagar;
- emissão de nota fiscal.
Resumidamente, todos os cuidados financeiros que uma empresa naturalmente tem são reiteradamente necessários quando estamos falando de pagamentos recorrentes.Com o gerenciamento de mensalidades, todo esse processo fica mais fácil e seguro, garantindo a saúde financeira do negócio.
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Quais as vantagens de gerenciar mensalidades de maneira eficaz?
A gestão financeira da empresa é acompanhada de perto quando se investe em um gerenciamento de mensalidades eficaz. Principalmente se esse processo for automatizado, o controle de contas do seu negócio vai te propiciar:
- Rotina organizada do setor financeiro;
- Melhor relacionamento com o cliente;
- Possibilidade de personalizar os pagamentos de acordo com as necessidades dos clientes;
- Diminuição de custos com papel, impressão e armazenamento;
- Automatização de processos e desnecessidade de retrabalho;
- Aumento da segurança dos dados;
- Menores chances de ocorrência de fraudes.
A cobrança de mensalidades até pode ser um processo que existe há um bom tempo, mas isso não significa que não possa se atualizar e aprimorar.
Com tantos aspectos que merecem atenção no seu negócio, nada melhor que investir em um gerenciamento de mensalidades para agilizar processos e investir tempo e dinheiro em outros setores que mais precisam da sua atenção.
Como fazer o gerenciamento de mensalidades?
Fazer um gerenciamento de mensalidades não é nada complicado, pelo contrário! Independentemente do tamanho do seu negócio, principalmente se ele prestar um serviço recorrente (que demanda uma cobrança recorrente), é indispensável apostar nesse tipo de organização.
Confira algumas etapas de como fazer o gerenciamento de mensalidades da sua empresa:
Ficha de cadastro para cada cliente
É importante confeccionar uma ficha de cadastro para cada um dos seus clientes para sempre ter um relacionamento próximo do seu consumidor. Com ela, além de manter contato, é possível o acesso a todos os dados relativos ao tipo de contrato pactuado.
Monitore os seus recebimentos
Tenha um cronograma das datas de recebimento de valores e monitore a entrada das quantias nas datas previstas. Dias antes do vencimento, tome medidas preventivas (como envio de lembretes) e, em caso de inadimplência, prossiga com as estratégias da empresa para a cobrança.
Envie lembretes frequentes de cobrança
Enviar lembretes de cobrança é uma tática simples que aumenta consideravelmente as chances do débito a ser quitado. Além de ajudar o cliente a lembrar de pagar a conta, é uma forma de registrar quais quantias precisam ser recebidas.
Tenha um registro dos pagamentos efetuados
Ter um controle das quantias quitadas é a melhor forma de verificar quais clientes estão inadimplentes, quando a cobrança deve ser feita e quais os resultados financeiros da empresa. Sem isso, é impossível avaliar os resultados e traçar estratégias de negócio.
Acompanhe os indicadores do seu negócio
Indicadores são parâmetros que sinalizam como tem se desenvolvido algo em específico. Em se tratando de pagamentos, esses indicadores apontam para os resultados financeiros da empresa, ou seja, se está tendo lucro.
Dois indicadores famosos são o índice de churn e o lifetime value. O primeiro indica a taxa de abandono de clientes, enquanto o segundo faz uma estimativa do lucro advindo do tempo em que um cliente esteve junto ao negócio.
Automatize o processo de cobrança
Não há dúvida alguma de que automatizar a cobrança é a melhor opção ao seu negócio. Imagine gerenciar centenas de clientes, que fazem pagamentos recorrentes, cada qual com uma forma e uma data de pagamento diferentes? É muito fácil se perder.
Fazer um controle manual de todo o processo de recebimento e de cobrança de valores mensalmente pagos é um contexto propício para ocorrência de erros. Além disso, perde-se mais tempo e dinheiro.
Investir em um software de gestão de cobrança é um grande passo para deixar as contas mais organizadas e para dedicar a sua equipe para tarefas mais intrigantes. Afinal, nada melhor que usar a mente brilhante dos membros do seu time para atividades que exijam o pensamento crítico, não é mesmo?
Além disso, ao automatizar o processo de cobrança, a sua empresa vai experimentar:
- Rotina otimizada, com todas as etapas do fluxo de cobrança ocorrendo simultaneamente a outros processos do negócio, sem necessidade de qualquer tipo de intervenção humana;
- Melhoria da experiência do cliente, que vai ter um contato mais próximo com a empresa e facilidade na hora de tirar dúvidas e resolver eventuais problemas;
- Aumento da produtividade da equipe, que poderá se dedicar a tarefas menos mecânicas.
Empreender não precisa ser sinônimo de dificuldades! Apesar dos obstáculos que a gestão de negócios representa na vida de milhares de pessoas, existem muitos processos acessíveis que facilitam essa jornada. Que tal aprimorar ainda mais o seu negócio e investir em um sistema automatizado de gerenciamento de mensalidades?
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