Esse planejamento permite prever receitas, controlar despesas e definir as melhores estratégias para otimizar os recursos e alcançar os objetivos de crescimento, o que é de extrema importância em um cenário atual onde os empreendedores e gestores enfrentam sérios problemas financeiros.
No entanto, elaborar um orçamento empresarial eficiente requer cuidado e atenção a detalhes específicos do negócio. Neste artigo, vamos mostrar como criar um orçamento empresarial detalhado, abordando os tipos de orçamento disponíveis e as etapas que compõem esse processo essencial para o planejamento financeiro empresarial.
O que é orçamento empresarial?
O orçamento empresarial é um documento que reúne informações financeiras detalhadas sobre uma empresa, projetando receitas e despesas para um período específico, geralmente de um ano.
Mais do que apenas um planejamento de custos e ganhos, o orçamento é um guia estratégico para a gestão orçamentária e o controle financeiro, alinhado aos objetivos e metas da organização.
A importância do orçamento empresarial vai além da simples organização financeira, pois ele fornece dados essenciais para a tomada de decisões e para o monitoramento contínuo do desempenho financeiro.
Ao implementar um orçamento empresarial, a empresa pode projetar os custos necessários para operações, prever o fluxo de caixa, avaliar o capital de giro e identificar recursos que podem ser reinvestidos no negócio.
Também, esse documento é um ponto de partida para a empresa buscar financiamentos e investimentos externos, uma vez que comprova a capacidade de planejamento e controle financeiro.
Por esses motivos, o orçamento empresarial é um elemento indispensável para qualquer empresa que almeja manter-se competitiva e preparada para imprevistos ao longo do ano.
Quais são os tipos de orçamento empresarial?
As empresas podem adotar diferentes tipos de orçamento conforme suas necessidades e objetivos.
Um dos modelos mais comuns é o orçamento histórico, que se baseia em dados passados para projetar o futuro financeiro. Esse modelo é utilizado há bastante tempo, sendo considerado uma opção conservadora, ideal para empresas que desejam manter o controle financeiro sem mudanças drásticas.
No entanto, ele requer uma análise criteriosa para evitar gastos excessivos que impactem o orçamento.
Outro modelo importante é o orçamento base zero, que se diferencia ao desconsiderar gastos anteriores e começar do zero a cada ciclo orçamentário. Esse método incentiva uma visão realista das necessidades de cada setor, uma vez que cada departamento deve justificar seus gastos, contribuindo para uma gestão financeira mais eficiente.
O orçamento baseado em atividade é um modelo que ajusta o planejamento financeiro conforme o custo das atividades e demandas específicas do negócio. Ele permite que a empresa adeque suas estratégias conforme a necessidade de recursos para cada operação, tornando a alocação de recursos mais alinhada com os objetivos operacionais.
Por fim, o orçamento matricial ou gerenciamento matricial de despesas (GMD), permite uma visão detalhada do orçamento, cruzando despesas e receitas com categorias de custos e centros de custo. Esse modelo é indicado para empresas que desejam monitorar de perto o desempenho de cada setor, facilitando ajustes e realocação de recursos sempre que necessário.
Quais são as etapas para criar um orçamento para sua empresa?
A criação de um orçamento empresarial envolve um conjunto de etapas estruturadas para garantir que todos os aspectos financeiros da empresa sejam contemplados.
Diagnóstico do negócio
O primeiro passo é realizar um diagnóstico financeiro detalhado da empresa. Isso inclui a análise de dados dos últimos três anos, como média de vendas, lucro alcançado, sazonalidades, despesas fixas e variáveis, e tributos.
Esse diagnóstico inicial permite que o gestor compreenda o cenário financeiro atual e identifique oportunidades e desafios que devem ser considerados no planejamento.
Definição de objetivos e metas
Em seguida, é essencial definir os objetivos e metas da empresa para o próximo ano. Esse planejamento precisa ser realista e alinhado com a capacidade e estrutura do negócio, considerando tanto os recursos humanos quanto financeiros disponíveis.
As metas devem ser específicas, como aumentar o faturamento em um determinado percentual ou reduzir custos fixos, por exemplo, sempre considerando o impacto dessas decisões no orçamento geral.
Escolha da ferramenta de gestão financeira
Na terceira etapa, deve-se escolher a ferramenta mais adequada para elaborar o orçamento.
Pequenas empresas podem optar por planilhas e documentos como o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) para monitorar os dados financeiros.
Já empresas maiores ou que buscam automatizar o controle financeiro podem investir em softwares de gestão. Essas ferramentas tornam o processo de criação e controle do orçamento mais dinâmico e preciso, facilitando a tomada de decisão.
Como controlar o orçamento ao longo do ano?
Para o orçamento empresarial ser eficaz, é necessário controlá-lo e ajustá-lo ao longo do ano. A prática de revisitar o orçamento periodicamente ajuda a identificar desvios e a corrigir rumos antes que problemas financeiros se agravem.
É importante monitorar as variações entre o que foi projetado e o que está sendo realizado, comparando os valores planejados com as despesas reais e revisando o orçamento de acordo com os resultados.
Esse acompanhamento constante possibilita a flexibilidade necessária para se adaptar às mudanças do mercado e aos desafios econômicos que possam surgir.
Quais erros evitar ao criar um orçamento empresarial?
Na elaboração de um orçamento empresarial, é fundamental evitar erros que podem comprometer a saúde financeira da empresa. Um erro comum é não considerar todos os custos e despesas, incluindo tanto gastos fixos quanto variáveis. Ignorar pequenas despesas pode resultar em um déficit considerável ao longo do ano.
Também, basear o orçamento apenas em dados passados pode ser prejudicial se as condições de mercado mudarem, pois isso pode tornar as projeções imprecisas.
Outro erro recorrente é não realizar revisões periódicas do orçamento. O orçamento empresarial deve ser um documento vivo, que se adapta às necessidades do negócio e às flutuações do mercado.
Sem essa flexibilidade, a empresa corre o risco de não conseguir cumprir com suas metas financeiras e comprometer o planejamento estratégico. Assim, a revisão periódica e o ajuste dos dados orçamentários são fundamentais para evitar problemas financeiros e garantir a precisão do orçamento.
9 passos para elaborar um orçamento empresarial
Para sintetizar as etapas e diretrizes abordadas até aqui, a seguir estão nove passos para elaborar um orçamento empresarial completo e eficaz:
- Diagnóstico do negócio: realize uma análise detalhada da situação financeira da empresa, incluindo vendas, lucros e despesas dos últimos anos, para entender o contexto atual.
- Definição de objetivos e metas: estabeleça metas financeiras claras e realistas, alinhadas com os recursos e a capacidade da empresa.
- Escolha da ferramenta de gestão financeira: determine se a empresa usará planilhas simples ou sistemas de gestão, conforme a necessidade e complexidade do negócio.
- Reunião de dados financeiros: reúna e organize todos os dados de receitas, despesas, investimentos e fluxo de caixa projetado.
- Identificação de custos fixos e variáveis: liste e categorize as despesas, separando custos fixos como aluguel e salários de variáveis como marketing e aquisição de insumos.
- Projeção financeira para o período: faça uma estimativa detalhada das receitas e despesas previstas, considerando o crescimento do negócio e o capital de giro necessário.
- Cálculo da margem de lucro: defina o lucro esperado para cada produto ou serviço, baseando-se nos custos e na competitividade de mercado.
- Redução de custos: identifique oportunidades para eliminar ou reduzir gastos, visando otimizar os recursos da empresa.
- Acompanhamento e análise de resultados: monitore o orçamento ao longo do ano, fazendo revisões periódicas e ajustes para adaptar-se à realidade do negócio.
Esses passos fornecem uma base sólida para a criação de um orçamento empresarial eficaz e capaz de sustentar as decisões estratégicas do negócio. Para aprender mais sobre como otimizar as finanças do seu negócio, confira nosso artigo “Como reduzir custos na empresa“.
