Dentre todos os esforços que um empreendedor precisa fazer para criar, fazer crescer e manter uma empresa financeiramente saudável, trabalhar questões sobre como reduzir custos na empresa sem dúvida figuram entre os principais.
Muitos até mesmo dirão que estratégias de redução de custos são a alma de qualquer negócio. É o famoso “tirar um pouco dali para ganhar mais aqui e ali”, dinâmica clássica de negócios que conseguem ter eficiência e sucesso.
Tudo isso faz ainda mais sentido quando falamos em pequenos negócios, que geralmente não possuem muitos recursos e precisam lançar mão de algumas táticas de otimização de gastos para conseguirem sobreviver e transitar bem no mercado em que atuam.
Se você se identificou com qualquer uma das situações que acabamos de trazer, uma boa notícia: este artigo é para você! A partir de agora, você terá acesso a algumas dicas e estratégias simples e de fácil aplicação sobre como reduzir custos na empresa em que você trabalha ou é proprietário. Preparado?
Qual a importância da redução de custos nas empresas?
O senso comum nos garante uma interpretação inicial, básica e bastante válida sobre reduzir custos em uma empresa: tem que gastar menos para ganhar mais. Direto e certeiro!
E é isso mesmo. Trocando por um conceito um pouco mais refinado, os custos compõem uma parte importante (e grande) do orçamento de uma empresa, e quanto maiores forem, mais eles “consomem” o faturamento da operação. Logo, menos faturamento, menos lucro.
O problema — e veremos mais sobre isso adiante — é que não se trata de apenas corte de despesas e custos aqui, ali, e está tudo certo a partir de agora. Os custos possuem uma razão de existir, ou seja, são gastos que precisam ser feitos. Não é possível, por exemplo, mandar cortar a energia elétrica do escritório só para parar de pagar as altas contas.
Esse exemplo da energia elétrica foi intencional, pois a solução é bastante intuitiva para todos nós. Afinal, não podemos mesmo mandar cortar o fornecimento de eletricidade, mas podemos realizar ações de economia de energia que podem impactar de maneira muito positiva nos custos da empresa!
A escala de gastos de energia de uma empresa pode ser enorme, e uma economia de 15%, por exemplo, pode ser muito significativa. Esse montante de recursos liberados pode ser investido em áreas onde a empresa considere que pode haver crescimento, como inovação, marketing, pessoal e produto.
Como realizar uma análise detalhada das despesas?
Gastos com energia elétrica são apenas um exemplo de despesas que podem ser considerados em uma análise de custos aprofundada na organização.
O ideal é que se faça um mapeamento completo de todas as despesas que a empresa produz e custeia, de modo que se saiba exatamente o que é pago, por que é pago, quanto é pago, e mais importante: vale a pena ser pago?
Não é raro casos de empresas que possuem determinado custo que, além de ser alto, tem pouca eficiência operacional — ou seja, que não retorna para a empresa nenhum benefício compatível com o patamar do custo. Isso sem falar nas fraudes financeiras!
Dessa maneira, esse controle financeiro empresarial tem a função de demonstrar quais são os maiores gastos e cruzar essa informação com os processos menos eficientes da operação, para assim buscar mudanças ou até mesmo a eliminação destes custos.]
Palavra do especialista: “É muito importante entender todos os custos e receitas. Temos que gerenciar a operação desde o momento zero para garantir a sustentabilidade financeira. Nenhuma empresa quebra do dia para a noite. Gastar mais do que arrecada é um problema. Precisamos gerenciar os custos operacionais e entender quais operações estão dando prejuízo para ajustar e melhorar.” Eduardo Tambellini – Especialista em Risco com foco em Cobrança e Recuperação de Crédito. Autor dos livros Histórias de Cobrança e O Mercado de Crédito e Recuperação de Crédito. Fonte: Webinar – Assessorias de cobrança de alto desempenho.
Quais são as melhores estratégias para redução de custos e gestão de despesas?
Além de mapear e eliminar custos que são pouco eficientes, existe uma série de boas práticas e estratégias de economia que contribuem muito para a redução de custos em uma empresa. Vamos conferir algumas delas?
Gerir contas a pagar de maneira eficiente
Assim como nós, pessoas físicas, empresas também passam pelo famoso drama mensal de pagar os boletos. São de diversas naturezas: aluguel, contas de fornecimento (luz, água, internet), funcionários, fornecedores, prestadores, terceirizados, dentre muitas outras possibilidades.
Diante disso, e para evitar custos e gastos desnecessários, é imprescindível que se faça essa gestão financeira e todas as contas sejam pagas até o vencimento, evitando assim multas e outras questões do tipo.
Aprimorar a gestão de fornecedores
Fornecedores são, geralmente, o alicerce de uma operação. Por isso, é sempre muito importante cuidar muito bem dessa gestão, uma vez que a qualidade dos produtos, serviços, e principalmente da entrega está muito atrelada a essa prática.
É uma gestão de muitos custos. Apesar disso, não é caso de sacrificar a qualidade em nome da economia, e sim de agir de maneira estratégica — por exemplo, ao negociar com os fornecedores um calendário de entregas e compras em grandes volumes, tudo para baratear os custos.
Melhorar a gestão de pessoas
Processos de recrutamento, seleção, contratação e demissão são custosos em todos os sentidos: são caros e demandam muito tempo. Para otimizar esse fluxo e garantir uma redução de custos, a saída é trabalhar a gestão de pessoas no sentido de diminuir a rotatividade.
Para isso, é fundamental investir na retenção de talentos. Isso pode ser feito oferecendo condições gerais de trabalho que sejam positivas e benéficas para os colaboradores, além de treinamentos internos para desenvolver colaboradores que já estão na empresa, ao invés de buscar no mercado e gerar ainda mais custos.
Renegociar dívidas com bancos e financeiras
A depender da situação e do contexto geral de mercado, é inevitável contrair dívidas com bancos e financeiras, visando garantir a operação. Apesar de ser uma solução de último caso, se acontecer, é importante fazer essa gestão de maneira transparente e consciente, para assim buscar sempre diminuir custos.
Dessa maneira, é importante sempre manter um bom relacionamento com bancos e instituições do tipo e buscar a renegociação de possíveis dívidas para diminuir os custos com juros, e até mesmo conseguir uma boa redução nas parcelas ou no valor final.
Implantar ferramentas de tecnologia para reduzir custos
Cada dia mais avançada, a tecnologia voltada para empresas pode ser uma grande aliada para qualquer organização que busque otimizar processos e tornar operações cada vez mais eficientes. Tudo isso significa, claro, redução de custos.
Praticamente todos os setores de uma empresa podem receber aporte tecnológico, desde a portaria até o setor financeiro, lançando mão de uma API financeira, sistemas de dados, de processamento e, principalmente, de automação de atividades.
Controle financeiro e planejamento orçamentário
Sabemos que de nada adiantaria seguir todas essas recomendações e não realizar controle financeiro empresarial e planejamento orçamentário, certo? Em outras palavras, não há como reduzir custos sem que, por exemplo, se faça uma boa gestão de contas a receber, de inadimplência e de cobrança.
Uma das melhores soluções do mercado para esse tipo de gestão de empresas é o Assertiva Recupere, uma ferramenta robusta que permite recuperar dívidas, controlar a inadimplência e ainda manter a gestão financeira 100% em dia.
Redução de custos, gestão de despesas e tecnologia: tudo a ver
Trouxemos neste artigo para você, empresário e empreendedor, uma série de conceitos, dicas e orientações sobre como reduzir custos na empresa, e esperamos que você tenha aproveitado muito!
Mas algo nos parece ter mesmo se destacado em meio ao tema: como a tecnologia tem avançado e prestado um ótimo serviço para as finanças das empresas, não é mesmo?
Para deixar você ainda melhor informado sobre esse assunto, recomendamos a leitura deste artigo, que está imperdível: Como a automação financeira pode economizar tempo e dinheiro para sua empresa. Boa leitura!
