Um jargão comum no universo corporativo diz que realizar uma venda com sucesso não é a etapa final. Não é fim de jogo — com vitória. Muitas vezes a comemoração não vem, pois surge então o “fantasma” da inadimplência. E isso pode aparecer em um documento bastante importante: o relatório de inadimplência.
Sinônimo de uma possível dor de cabeça para qualquer gestor, a inadimplência é um inimigo a ser combatido em qualquer operação comercial, fazendo com que seja necessário usar o que existe de melhor em ferramental para tentar mitigar o problema.
Neste artigo, vamos apresentar a você o relatório de inadimplência e seus conceitos, os benefícios de sua utilização, como fazer e como analisar o documento de maneira correta e proveitosa para o seu negócio. Fique com a gente!
O que é e por que fazer um relatório de inadimplência
O relatório de inadimplência é um tipo de relatório financeiro que relaciona informações das vendas realizadas, contas a receber e dados dos clientes. Em alguns casos, o relatório pode incluir dados de terceiros, como empresas gestoras de crédito e o sistema de cadastro positivo.
No caso dos dados dos clientes, um bom relatório de inadimplência inclui histórico de pagamentos e informações específicas sobre a capacidade pagadora de seus clientes. Esse quadro mostra a saúde financeira do negócio, especialmente se puder ser comparado com dados de concorrentes.
Colocar essa estratégia em prática permite que a empresa tenha um sistema robusto e confiável sobre sua carteira de clientes, além de evidenciar oportunidades de venda parcelada e cobrança recorrente, que são boas estratégias de ampliação da receita em função da saúde financeira da operação.
Como fazer um relatório de inadimplência?
Agora que sabemos o que é e para que serve um relatório de inadimplência, vamos entender quais os passos que devem ser cumpridos para a elaboração de um relatório que seja eficiente e que contenha as informações necessárias.
1 – Estabelecimento de metas e definição dos dados
Antes de qualquer coisa, como em qualquer projeto, é preciso definir o que se busca com a atividade que será desempenhada. Essa é uma maneira de não perder tempo e de trabalhar da forma mais assertiva possível.
No caso, a meta principal é prevenir perdas, atrasos e inadimplência. Você pode aproveitar e traçar também outras metas complementares, como criar uma forma de recompensar os clientes que são bons pagadores.
Outro ponto nessa etapa é definir quais dados serão necessários para a composição do relatório. Os dados básicos estão listados abaixo, mas nada impede que você inclua outros tipos de dados, a depender de sua necessidade.
- Nome do cliente
- Valor da fatura
- Vencimento da Fatura
2 – Coleta de dados
Esta é uma etapa de escopo simples: basta acessar o banco de informações disponível na empresa e fazer a seleção e coleta dos dados, exportando em uma planilha.
O ponto de atenção aqui é a questão da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). A legislação não impede que uma organização colete dados de clientes para compor um banco de crédito. Porém, é necessário que o cliente já esteja informado que os dados dele podem ser utilizados para este fim. Isso geralmente é feito no momento da compra.
3 – Organização das informações
Aqui tem início um processo bastante minucioso, que é a organização do montante de dados coletados na fase anterior. Planilhas são ótimas para isso, mas o ideal (que poupa muito tempo e trabalho) é utilizar algum tipo de automação ou plataforma específica para isso.
Um exemplo de organização seria colocar em evidência o tempo que o cliente leva para pagar uma fatura em atraso, ou mesmo o valor em haver. Note que, ao fazer a organização, é possível ser necessário coletar mais alguns tipos de dados dos devedores, o que é normal nessa fase da composição do relatório.
4 – Classificação dos clientes
Uma vez organizadas as informações, é o momento de dar uma “cara” para o relatório de análise de risco de inadimplência — ou seja, fazer com que ele mostre algum insight de fato. É para isso que serve a classificação dos clientes que ali constam.
Uma forma comum de classificação dos clientes é a que divide o risco em três níveis: alto, médio e baixo. Outro modo é classificar pelo valor, ou até mesmo pelo prazo — tempo em que estão inadimplentes, por exemplo.
Essa classificação será o principal ponto de análise de tendências no histórico de inadimplência dos clientes, sobre a qual veremos no próximo item!
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Como analisar tendências no histórico de inadimplência?
O próximo passo na gestão da inadimplência por meio de um relatório é se debruçar sobre os dados — já coletados, organizados e classificados — e dele extrair seus próprios “insights”.
Uma abordagem clássica seria partir do último item do processo de criação do relatório, a classificação em níveis de risco (alto, médio e baixo). A partir daí, é possível tomar decisões importantes de concessão de crédito e outras do tipo que levem esses fatores em consideração.
E não apenas concessão de crédito, como já pontuamos, podemos também criar outros tipos de políticas que atuem paralelas ao crédito, como um cadastro positivo ou um programa de benefícios para os clientes de baixo risco, por exemplo.
Por fim, e em paralelo com as ações de análise que já descrevemos, podemos citar a recuperação de crédito e cobrança como estratégia complementar no escopo de trabalho com um relatório de inadimplência.
Palavra do especialista: “Analisar a inadimplência mês a mês e fazer um raio-x do que está gerando a inadimplência é crucial para tomar ações corretivas e preventivas. Dividir a inadimplência por meio de pagamento e canal ajuda a entender melhor onde estão os problemas e onde há oportunidades de melhoria.” Hederson Albertini possui uma extensa experiência no mercado de crédito e na área de vendas. Ele é sócio-fundador e CEO da Assertiva Soluções e preside a Associação Nacional dos Birôs de Informação (ANBI). Fonte: Webinar – O papel da cobrança no ciclo de crédito.
Como avaliar a inadimplência e tomar medidas proativas de cobrança?
Conforme abordamos no item anterior, uma das possibilidades de análise em um relatório de inadimplência é selecionar quem tem pagamentos em atraso e inserir o cliente em um processo de cobrança e recuperação de crédito.
Fazer cobrança é um processo à parte e você pode encontrar informações completas em nosso artigo “Guia completo sobre como fazer cobrança”. Dentre as principais estratégias estão o desenvolvimento de uma régua de cobrança eficiente, com lembretes de pagamento e mensagens, e também a criação de um fluxograma de cobrança.
O uso da tecnologia não pode ser deixado de lado aqui, e é importante adotar ferramentas digitais que realizam os procedimentos de maneira assertiva, automatizada e com muito mais agilidade. Isso faz com que se ganhe tempo e permite que menos pessoas fiquem mobilizadas somente em uma atividade.
Uso de ferramentas e software para facilitar o processo
Falando em tecnologia, chegamos ao final de nosso artigo apresentando uma ferramenta que vai transformar o processo de recuperação de crédito e cobrança em sua empresa: o Assertiva Recupere.
Trata-se de um sistema robusto que conta com diversos módulos e serviços: cobrança automatizada, gestão da carteira e comunicação com clientes de devedores. Confira na página do serviço tudo o que ele pode fazer, aproveite para cadastrar-se e receber uma demonstração gratuita!
