Não é raro nem incomum observarmos empresas de todos os segmentos e portes terceirizando alguns de seus setores. Aliás, o mais comum é vermos terceirização na limpeza, no marketing, no RH, dentre outros exemplos. Mas, quanto à terceirização de contas a pagar e receber? Você já viu? Será que vale mesmo a pena?
Por um lado, temos o setor financeiro como parte fundamental de uma operação, no qual um funcionamento eficiente pode trazer ótimos resultados; por outro, existe a questão sobre o receio de delegar a outra empresa o controle financeiro, que muitas vezes pode ser traduzido como puro medo ou desconhecimento.
Este desconhecimento será totalmente esclarecido a seguir, de modo que você, empreendedor, conseguirá entender o que de fato é a gestão financeira terceirizada de contas a pagar e receber, bem como ter consciência de seus benefícios, desvantagens e os melhores caminhos a serem tomados.
O que é terceirização de contas a pagar e receber?
Assim como quaisquer outros modelos de terceirização, a de contas a pagar e receber (que pode ser chamada também de “outsourcing contábil”) é a contratação de outra empresa — um fornecedor externo — para fazer a administração das atividades financeiras e contábeis da empresa contratante.
Esse fornecedor externo conta com profissionais formados, capacitados e treinados para realizar essas atividades de maneira específica e especializada, para o setor alcançar seu potencial de desempenho total e entregue serviços de contabilidade empresarial que agreguem à gestão geral da empresa contratante.
A terceirização de contas a pagar e receber é um serviço prestado que inclui a realização de diversas atividades de otimização financeira para empresas no chamado fluxograma financeiro, dentre elas:
- Gestão das contas operacionais básicas (luz, água, internet, aluguel e outros fornecedores).
- Gestão de fornecedores de maneira geral necessários para a produção/operação.
- Gestão dos salários de toda a equipe.
- Administração e elaboração dos relatórios financeiros da empresa.
- Gestão de crédito e de cobrança.
Quais os benefícios da terceirização?
Dado que o setor financeiro é uma área sensível e estratégica em uma empresa, surgem muitos questionamentos sobre os benefícios reais de terceirizar essas atividades. Para esclarecer essas dúvidas, vamos entender melhor quais são suas vantagens?
Os benefícios principais das soluções de terceirização financeira podem ser categorizados em dois eixos principais:
A empresa terceirizada é especialista no que faz
Em outras palavras, gerir setores de contas a pagar e receber é algo onde a empresa terceirizada investiu pesado para se profissionalizar e se especializar, inclusive com a preocupação de trazer as principais inovações em termos de processos e tecnologias para a sua empresa, tudo incluso no contrato.
Terceirizar permite que a empresa contratante priorize seu core business
Ao delegar a gestão financeira para uma terceirizada, a empresa pode repensar suas estratégias visando priorizar esforços humanos e financeiros no seu core business, ou seja, sua atividade principal. Poder fazer isso é um grande diferencial competitivo, algo que tem muito valor dentro de qualquer mercado hoje.
Quais são as desvantagens de terceirização de contas a pagar e receber?
Apesar das vantagens estratégicas serem bastante atraentes, há desafios que precisam ser superados ao optar pela terceirização do setor financeiro. Alguns desses desafios incluem:
Custos associados à terceirização
É preciso ter sempre em mente que a terceirizada também é uma empresa, com gastos, receitas e necessidade de lucro. Então, pode ser que a política de custos associados à terceirização que foi negociada se torne um problema por ter se tornado alta ou incompatível com as contas.
Perda de controle
Perder o controle das finanças é um sério problema que não deveria acontecer, e por isso se torna premente a necessidade de contratos e processos sólidos. Delegue atividades, mas fique sempre de olho!
Dependência de terceiros
Esse é outro ponto que pode ser evitado com processos bem definidos e um contrato completo e transparente. Apesar da terceirização, o setor financeiro deve permanecer totalmente subordinado e à disposição da gestão.
Adaptação a processos padronizados do terceiro
Por ser uma empresa diferente, a terceirizada provavelmente possui um escopo de trabalho e um rol de processos diferentes da empresa contratante. Isso pode causar alguns conflitos culturais e de adaptação. Claro, nada que uma relação transparente não possa resolver (ou mesmo prevenir).
Como escolher uma empresa para terceirizar contas a pagar e receber?
Uma vez tomada a decisão de terceirizar o financeiro ser o melhor caminho, a questão que fica é: qual empresa escolher para fechar contrato? Essa escolha precisa ser feita com embasamento e critérios.
A primeira coisa a se fazer é definir quais são as reais necessidades da empresa, tanto para que se possa refinar a busca e auxiliar na escolha final, quanto para que se tenha a dimensão exata do que incluir no contrato de serviços com a terceirizada.
O próximo passo é fazer uma pesquisa minuciosa sobre as empresas de terceirização que existem no mercado, e avaliar de acordo com certos critérios — como, por exemplo, a reputação da empresa, nível de expertise e quais as referências que ela possui.
Nessa fase entra também uma análise que cruza as necessidades da empresa com a capacidade de atuação e de personalização dos serviços da possível contratada. Após alinhar todos esses aspectos, será possível decidir.
Quais alternativas para não terceirizar o contas a pagar e receber?
Pode ser que, mesmo depois de todo esse processo, a gestão da empresa retroceda um passo e decida que não é o momento de terceirizar. Isso pode acontecer e é absolutamente natural. O questionamento que fica é: quais as alternativas? A seguir, sugerimos algumas.
Investir em uma equipe interna especializada
Ao colocar tudo “na ponta do lápis”, é possível que investir em uma equipe interna, própria e especializada, seja o melhor caminho. Para treinar essa equipe, nossa sugestão é o Cobclass, um treinamento que é uma verdadeira universidade, com foco total na área financeira!
Implementar um sistema de gestão financeira integrado
Sistemas integrados de gestão financeira podem ser a solução que você busca, por trazerem inovações e facilidades que podem revolucionar o setor financeiro de sua empresa. Por exemplo, com um sistema integrado é possível programar automações de cobrança que poupam tempo e esforço humano.
Auditorias internas regulares
Recomendáveis em qualquer situação, a adoção de uma política de auditorias internas regulares é uma prática que também pode trazer impactos positivos para o setor financeiro de uma empresa. Esses processos podem detectar irregularidades e inconformidades antes que possam surtir qualquer efeito, mitigando assim problemas futuros comuns.
Conclusão
A decisão de terceirizar o setor de contas a pagar e receber, assim como a escolha do fornecedor, envolve diversas análises e considerações importantes. Embora a terceirização possa ser uma excelente estratégia em muitos casos, nem sempre pode ser o que a empresa realmente precisa.
Pode ser que o ideal seja a incorporação de tecnologias financeiras, como, por exemplo, o Assertiva Recupere, que é uma verdadeira plataforma multifunção para gestão de cobrança, com relatórios e gráficos gerados em tempo real para acompanhamento da sua operação. Esse sistema possui uma tecnologia que usa inteligência artificial para priorizar devedores com maior chance de pagar as dívidas.
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