Se você é um empresário, sabe que o recibo de pagamento é um documento fundamental para comprovar as transações financeiras entre comprador e vendedor.
Além de proteger os seus direitos, ele também evita possíveis problemas relacionados a pagamentos não realizados, contestações sobre dívidas e erros de duplicação de valores.
Por isso, é importante saber como preencher corretamente o recibo comercial. Conhecer o processo de criação de um modelo de recibo de pagamento pode ser crucial para garantir a regularidade e segurança do seu negócio. E é sobre isso que falaremos neste artigo.
Para que serve e quando devo preencher o recibo comercial?
O recibo de pagamento consiste em um documento importante que comprova a realização de uma transação financeira entre as duas partes. Ele é válido tanto para fins fiscais como jurídicos e é obrigatório para comprovar pagamentos, sejam eles de aluguéis, de serviços ou produtos vendidos.
Ele é importante para proteger o empresário contra cobranças indevidas, além de profissionalizar o trabalho da área financeira, já que é obrigatório desde 1994. O recibo de pagamento também deve ser emitido quando o pagamento for realizado para uma pessoa física.
Como preencher um recibo comercial?
Você pode optar por adquirir modelos de recibos prontos em papelarias ou elaborá-los facilmente no seu próprio computador.
É simples e fácil preencher os espaços em branco com as informações relevantes. Quer aprender como criar um recibo de forma autônoma? Acompanhe a leitura deste texto!
Forma de preenchimento
Existem diversas maneiras de preencher um recibo comercial. Antes de iniciar, é importante decidir qual será a forma mais adequada para você. Se você é um vendedor online, prestador de serviços a distância ou quer evitar problemas de extravios, preencher e enviar o recibo de pagamento digitalmente será a opção mais eficiente.
No entanto, também é possível preencher modelos pré-confeccionados disponíveis em papelarias ou criar um manualmente em plataformas como Word e Google Docs. A escolha é sua!
Dados do pagador e do recebedor
Para criar um recibo personalizado, além dos dados do recebedor, será necessário incluir informações sobre o pagador. Isso inclui o nome completo, o CPF ou CNPJ e o número de contato.
No caso do recebedor, os dados constantes devem ser o nome completo, CPF ou CNPJ, endereço (estado e cidade), descrição do serviço ou produto, quantidade e valor.
Preencha com as informações necessárias
Após ter coletado todos os dados necessários, é hora de preencher os campos indicados pelo modelo escolhido ou, se preferir, criar o seu próprio recibo. Para tanto, segue abaixo um modelo que pode ser utilizado como referência:
“Eu, (nome), atesto ter recebido de (nome) a quantia de R$ (valor), referente ao pagamento de (produto ou serviço especificado).
Nome completo: (nome do recebedor)
RG: (informe o número)
CPF: (informe o número)
(local), (data).
(assinatura)
(nome do recebedor)”
Emita o recibo em duas vias
É importante lembrar de emitir sempre duas vias do recibo de pagamento. Além de ser uma forma de evitar conflitos, ter uma via consigo e a outra com seu cliente garante a transparência e a segurança da transação.
Emitir duas vias do recibo é uma prática recomendada para manter registros claros e precisos.
Recolha as assinaturas
O recibo deve ser assinado pelo destinatário ou pelo recebedor da quantia, já que o principal interessado no documento é a pessoa que efetuou o pagamento dos valores indicados nele.
Para fins de registro, é importante que o recibo seja emitido em duas vias, sendo que uma delas deve ser entregue ao pagador e a outra deve ser mantida pelo recebedor.
Como facilitar a assinatura e arquivamento do recibo comercial?
A utilização de uma assinatura eletrônica pode revolucionar a forma como recibos comerciais são emitidos e arquivados.
Ao invés de assinar fisicamente o documento, a assinatura eletrônica permite assinar documentos de maneira segura e rápida, sem a necessidade de estar presente fisicamente.
Além disso, a assinatura eletrônica assegura a autenticidade do documento, pois permite verificar a validade da assinatura a qualquer momento.
O Assertiva Assinaturas é uma solução da Assertiva que possibilita justamente isso, uma vez que, com maior segurança e agilidade, permite a realização de assinaturas juridicamente válidas.
Por quanto tempo devo armazenar um recibo de pagamento?
Quantas vezes você já se perguntou por quanto tempo é necessário guardar um recibo? Embora exista uma versão digital, o recibo de pagamento ainda é frequentemente impresso.
Conforme o Artigo 206 do Código Civil Brasileiro, é recomendável manter todos os comprovantes da sua empresa por pelo menos 5 anos para evitar problemas futuros. Desta forma, você poderá lidar com possíveis cobranças de maneira adequada.
Conclusão
Neste artigo, você pôde conferir tudo sobre o recibo de pagamento. Apresentamos uma definição deste recurso comprobatório de pagamento, mostramos as situações em que é útil, além de exemplificarmos como o preenchimento deve ocorrer.
Por fim, deixamos claro que um sistema de assinatura eletrônica facilita o processo de assinatura e arquivamento do recibo comercial.
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