Digitalização de documentos: entenda como funciona e para que serve

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Cada vez mais comum nas empresas, a digitalização de documentos já é uma ferramenta para que você otimize a gestão da sua operação e o gerenciamento dos documentos.

Mais do que modernizar a empresa, contar com arquivos digitais tornam seus processos muito mais ágeis e eficientes. A digitalização de documentos faz com que a sua equipe economize tempo com burocracias e seja mais produtiva!

Quer saber mais sobre como funciona e os benefícios do formato digital para o seu negócio? Acompanhe com a gente!

O que é digitalização de documentos?

Poderíamos dizer apenas que digitalização de documentos é a transformação de arquivos físicos e digitais. Mas é bem mais do que isso.

É um investimento que facilita a sua organização, o acesso a documentos de que precisa no seu dia a dia e é uma economia de tempo, já que demanda processos rápidos e simples de localização de arquivos.

Quando falamos de digitalização, já pensamos em transformar um arquivo físico em digital. Esse é apenas um dos métodos utilizados. Nesse caso específico, o documento pode ser escaneado e transformado em PDF ou em imagem.

Contudo, temos também a opção de utilizar arquivos virtuais que contêm metadados para facilitar o acesso e para validar a sua originalidade.

Por que a digitalização de documentos é importante para a empresa?

Existem alguns motivos pelos quais a digitalização de documentos se tornou algo comum para as empresas. Além da facilidade na organização e encontro com esses documentos, os arquivos virtuais não necessitam de espaço físico da sua empresa.

Afinal, o armazenamento digital reduz custos com papel e com armários, depósitos e fichas físicas. No formato digital, é bem mais fácil e rápido encontrá-los e há, ainda, a possibilidade de acessá-los online.

Outro bom motivo para realizar a digitalização de documentos é que, dessa forma, essas informações ficam seguras. Papel é algo que pode se perder no meio de outros documentos. O arquivo digitalizado dificilmente se perde ou se exclui por acidente.

A ideia é sempre descomplicar seus processos, pois quanto mais fácil o gerenciamento, menor o trabalho operacional.

Arquivos digitais duram o tempo de sua validade jurídica (e muito mais)

Alguns documentos expiram, após determinado período de tempo. Acontece com documentos pessoais, e não é diferente com os jurídicos. 

Papel é um material perecível. Isso quer dizer que, aos poucos, ele vai se degradando, dificultando a leitura e conferência das informações.

O arquivo digital, ao contrário, se mantém em bom estado pelo tempo em que for necessário, facilitando consultas no futuro. E são extremamente fáceis de manipular.

Quer um exemplo? Imagine que o seu escritório ou empresa vai se mudar para outra sede. Os documentos em formato digital serão levados facilmente para o novo espaço, se é que já não estarão online, no caso dos arquivos armazenados em nuvem.

Arquivos digitais x documentos digitalizados: quais as diferenças?

Parece a mesma coisa, mas o arquivo digital “nasce” de forma eletrônica e, por isso, tem certificação online. Essa validação jurídica é o indicativo de autenticidade do documento.

o documento digitalizado era analógico (ou físico) e foi convertido para o meio digital. Um exemplo são contratos que, após assinatura, são escaneados ou digitalizados para serem gerenciados virtualmente.

O que é melhor: escanear ou digitalizar?

A escolha entre escanear ou digitalizar depende do tipo de documento que está manipulando. Isso porque, apesar da praticidade de se escanear arquivos, esse tipo de formato tem limitações.

Um exemplo é quando há a necessidade de confirmar sua validade jurídica. O arquivo escaneado, sem ter metadados associados à sua criação, pode ser alterado e ter as informações modificadas.

Por outro lado, há a digitalização de documentos que transforma o arquivo, de modo que ele possa ser indexado por softwares. Esse recurso confere um código binário ao documento, permitindo conferência de autenticidade.

Quando se trata de documentos com validade legal, contar com recursos que atestem a veracidade do arquivo é um diferencial que assegura a confiabilidade do processo.

Como a tecnologia pode ajudar a digitalização de documentos?

Provavelmente, você já está convencido das maravilhas que a digitalização de documentos pode fazer pela sua empresa. Mas por onde começar?

O ideal é desenvolver uma rotina com a sua equipe que já se inicie de forma digital. Desde a contratação de seus colaboradores até o primeiro contato com o cliente, tudo pode ser feito no formato digital.

Receber os seus colaboradores e clientes de forma virtual permite a consolidação dos métodos do seu negócio, o fortalecimento da cultura da empresa, firmada em uma logística digital, e reduz consideravelmente os erros humanos.

Assim sendo, contar com onboarding digital facilita esse processo. Por meio de um contato virtualizado, você faz a coleta de documentos no formato digital e acostuma o seu colaborador e, por consequência, o seu cliente com esse tipo de procedimento.

Um exemplo de solução para essa finalidade é o Assertiva Autentica, que permite o onboarding digital — processo de entrada de clientes ou colaboradores totalmente online —, viabiliza a validação da identidade, realiza assinatura por biometria facial em contratos e documentos. Tudo com validade jurídica. 

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