Não existem mais dúvidas de que a tecnologia é uma grande aliada na otimização de tempo e na facilitação das nossas demandas diárias e a automação financeira tem grande impacto positivo nas empresas.
Por se tratar de um ambiente onde há uma grande variedade de processos complexos, com grande número de pessoas envolvidas e uma margem praticamente nula para erros. É neste necessário que a automação financeira vem ganhando cada vez mais espaço nas empresas, otimizando não apenas o tempo dos times internos, mas reduzindo significativamente os custos e prejuízos sofridos mensalmente pelas companhias, auxiliando na gestão financeira das empresas.
Para saber mais sobre o que significa automação financeira e como parar hoje de perder dinheiro com processos manuais em seu negócio, acompanhe comigo o post abaixo.
O que é a automação financeira?
Podemos observar que é muito comum grande parte das empresas, ainda hoje, realizam tarefas financeiras de maneira manual, como, por exemplo, o controle de recebimentos de valores, tendo que diariamente classificar o que foi recebido, identificar os clientes inadimplentes, registrar o que foi pago com atraso e os futuros valores programados para recebimento.
É possível imaginar, apenas por esta breve descrição, a quantidade de pequenas tarefas, o tempo demandado para tanto trabalho e o alto risco de falhas geradas pela execução manual destes processos, não é mesmo? E o pior: quem, sem sombra de dúvidas, pagará a conta dos erros e falhas cometidas e da ausência de controle e gerenciamento é o empresário.
É neste contexto que a automatização financeira ganha espaço no mercado, diminuindo significativamente as chances de erros e contribuindo para o ponto de equilíbrio financeiro das empresas.
A automação financeira é a utilização de tecnologias que objetivam a padronização e execução automática de processos repetitivos e operacionais existentes nas rotinas financeiras da empresa, dando norte, segurança e maior gerenciamento do dinheiro que transita diariamente pela empresa.
Mas se engana quem pensa que tais automatizações são possíveis apenas para parte da operação. As possibilidades de automatização financeira podem acontecer desde o processos de contas a pagar até os procedimentos de contas a receber, como:
- Conciliação bancária;
- Registros contábeis;
- Estoque e monitoramento;
- Emissão de notas fiscais, boletos bancários e outras formas de recebimentos de valores;
- Gerenciamento do fluxo de caixa;
- Controle de entradas e saídas de pagamentos;
- Realização de acordos de pagamentos;
- Gerenciamento de recebimento de pagamentos recorrentes;
- Gestão e otimização de processos no setor de cobrança;
- Análise de relatórios e dados financeiros para auxílio em tomadas de decisão;
Isto significa que é possível transformar todos os processos manuais do seu setor financeiro em ações automáticas, com maior capacidade de monitoramento e análise dos dados financeiros. Ainda contar com informações muito mais precisas e seguras, sobrando tempo e dinheiro para que impulsionar ainda mais o seu negócio.
Como automatizar o financeiro de sua empresa?
Automatizar o setor financeiro de um negócio é um trabalho que, se bem feito, precisa ser feito uma vez. Veja a seguir quais são os passos para que você finalmente alcance a automação financeira da sua organização:
Mapeamento de processos
O mapeamento de processos é o primeiro item para a automação financeira de uma empresa. Apesar de ser a etapa mais demorada de toda a automatização, ela é crucial para o bom andamento e real otimização dos procedimentos financeiros.
Esta fase consiste na catalogação e formalização do passo a passo de todos os procedimentos executados pela sua equipe, com o registro de cada etapa para execução de uma tarefa.
Dica importante: não economize tempo e esforço neste item. Ele poderá salvar muito tempo e dinheiro da sua operação.
Digitalize os documentos necessários
É comum que na maioria das empresas, especialmente as que investem menos em novas tecnologias, façam os controles financeiros em papel e por isso, a massa de arquivos gerados e de histórico financeiro estejam quase 100% em versões físicas.
No entanto, além dos riscos de segurança das informações guardadas de maneira impressa, este modelo de gestão de documentos é pouco ágil e prejudica muito o gerenciamento da sua operação.
Por isso, a segunda etapa para automação financeira da sua empresa é digitalizar todos os documentos físicos, armazená-los de maneira digital, catalogados por tipos e datas que, posteriormente, serão armazenados no histórico do sistema financeiro que você implantar em sua operação.
Treine corretamente os executores do sistema de automação
É recomendável que os gestores da empresa se envolvam no processo de implantação do sistema de automação financeira, mas lembre-se: quem de fato executará o dia-a-dia e fará os processos implantados surtirem efeito será a equipe operacional.
Por isso, é extremamente importante que as equipes estejam bem treinadas nos novos processos e softwares, saibam exatamente o que fazer no sistema, como registrar as informações e a quem ou onde solicitar ajuda quando necessário.
Escolha o sistema de automação financeira mais adequado para o seu cenário
A verdade é que existem muitas opções disponíveis no mercado de softwares que realizam automações financeiras de empresas. Desde os mais complexos, com muitas funcionalidades, até os mais simples que atendem muito bem às pequenas e médias empresas.
Assim, não significa que o sistema mais caro é mais adequado para o seu cenário. Avalie corretamente todas as funcionalidades que você precisa e escolha o software que melhor lhe atende ao seu cenário atual.
Agora você já está pronto para automatizar o seu setor financeiro, sabendo quais passos seguir e quais os benefícios que a sua empresa terá com tal tecnologia. Aproveite e conheça o Assertiva Recupere, um dos melhores sistemas para automação e gestão para o seu setor de contas a receber.
Este produto está revolucionando o mercado de cobrança, sendo um facilitador no gerenciamento da sua carteira de cobrança ao integrar meios de comunicação com o devedor (SMS, telefonia), atualização de dados para comunicação assertiva com o devedor e dados de priorização de acionamentos com base na maior probabilidade de recebimento.
Diga adeus às planilhas e invista hoje na eficiência operacional de sua esteira de cobrança e recebimento de dívidas.
