Gestão de documentos: como a tecnologia pode te ajudar a ter mais eficiência

Gestão de documentos
Gestão de documentos

Um ambiente organizado tem muitas vantagens, não? Garante que você encontre tudo de que precisa, poupa tempo de procura e faz bem para a mente (e para os olhos) de todos que frequentam o espaço. A gestão de documentos funciona de forma parecida.

As declarações, certificados, atestados, registros, documentos de cadastro etc. são indispensáveis para as empresas, pois contribuem com a operação e permitem que você comprove aspectos que foram acordados para fins de revisão de contrato ou mesmo para fins legais.

A gestão documental  é um conjunto de práticas que identificam e refletem a cultura e a visão organizacional da empresa e não é só uma forma de organizar a papelada do dia a dia.

Quando optamos pela digitalização desses documentos, identificamos muitas outras vantagens que colaboram com a operação do negócio e com a jornada do cliente. É disso que trataremos neste texto!

Como a gestão de documentos eficiente beneficia a empresa

Como já deu para perceber, a organização torna todos os processos da empresa mais tranquilos e fáceis de se realizar. Nada como a certeza de saber que, ao clicar em uma pasta, o que você procura vai realmente estar lá, não é?

Porém, existem outros motivos para colocar a mão na massa e estabelecer uma gestão de arquivos na sua empresa!

Organização e praticidade

Os documentos, quando organizados e catalogados, evitam que os colaboradores percam um tempo precioso na procura de papéis com os quais vão dar andamento ao seu trabalho.

Essa vantagem fica mais evidente quando um novo funcionário é contratado. Imagine o tempo perdido tendo de procurar um contrato, um termo que não foi arquivado corretamente… Quando se trata de uma ação judicial, por exemplo, o encontro desses arquivos é indispensável e pode fazer a diferença para o veredicto final.

Se a equipe está ciente do formato de catalogação dos documentos, os funcionários conseguem ir direto ao ponto, devido à funcionalidade do sistema de busca e rapidez na realização da procura.

Aumento da produtividade

Sem perder tempo procurando documentos armazenados digitalmente, os colaboradores se concentram no que há de mais relevante para o negócio: os clientes.

Além de tornar as atividades do dia a dia mais prazerosas, já que os arquivos estão fáceis de encontrar, poupando o estresse de buscar por algo que você não faz ideia de onde está, o acesso a dados importantes e estratégicos para a empresa também auxiliam na tomada de decisões e agilidade das definições de cada área.

Processos padronizados

Sabe quando as pessoas dizem que cada pessoa tem um método de organização? É verdade. Porém, no caso das empresas, esse método precisa fazer sentido dentro da cultura organizacional.

Um exemplo simples é usar nomenclaturas comuns dentro da empresa em seu sistema de arquivamento. Mas não é só isso.

Diferentes etapas do trabalho podem exigir uma documentação específica. Quando os processos são padronizados e disseminados entre os colaboradores, as tarefas ficam mais fluidas e as dúvidas diminuem.

Por isso, insistimos em afirmar que a gestão de documentos deve refletir essa realidade.

Economia de espaço físico com o arquivo digital

Quem vive a rotina das empresas sabe que espaço é uma questão estratégica. Em relação a documentos, tudo começa com apenas um contrato (de várias páginas), evolui para documentos pessoais do cliente para cadastro e, com o tempo, tem pastas e mais pastas de apenas uma conta.

Em vista disso, a digitalização dos documentos significa uma economia enorme com espaço físico, já que você não tem que investir em ampliar a estrutura ou locar uma sala somente para a papelada da empresa.

No caso dos documentos pessoais, o formato digital permite consulta rápida dos dados, em caso de necessidade e, muitas vezes, dispensa o comparecimento da pessoa até o local.

Além disso, procurar um documento em formato digital é muito mais fácil do que abrir uma gaveta e procurar papéis em um arquivo físico. Sem falar na gestão eletrônica dos documentos que é muito mais viável com todos os arquivos digitais.

Dicas para melhorar a gestão de documentos da sua empresa

Agora que está convencido das muitas vantagens da gestão de arquivos, vamos para a parte prática da coisa: por onde começar? Quais mudanças devem ser feitas para que a sua gestão de documentos seja ainda mais eficiente?

Investir em tecnologia

No que diz respeito à organização de documentos e acesso à informação, a tecnologia está a nosso favor. Por que não contar com ela para a gestão documental da empresa?

Atualmente, existem sistemas que auxiliam não só no armazenamento das informações, mas também no controle do acesso. Cada área terá, portanto, controle dos arquivos de seu departamento e dos que dizem respeito a cada colaborador.

Ter uma rotina de backups e de digitalização

Por mais digital que a nossa realidade esteja se tornando, o mundo ainda é um pouco dependente do analógico. Então, muitos documentos vão precisar de digitalização para estarem sempre à disposição no espaço virtual da empresa.

Estabeleça, junto aos demais processos, um período do dia para a digitalização dos arquivos. 

Se possível, crie um sistema que auxilie a equipe a renomear devidamente esses arquivos e salvá-los no local correto, de modo que todos consigam acessá-los sempre que necessário.

E não se esqueça de realizar backups constantemente. Lembre-se de que computadores e sistemas podem dar algum tipo de problema e, até que tudo seja resolvido, o ideal é garantir acesso à documentação para que os colaboradores continuem trabalhando normalmente.

Cuidar da liberação dos acessos

O nível de transparência de uma empresa depende do tipo de gestão empregada pela liderança. É uma questão de cultura. 

Pode-se optar por mais ou menos liberdade de acesso à informação, o importante é que todos do departamento sejam capazes de acessar seus documentos sempre que necessário.

Por isso, quem deve definir o modelo de liberação de usuários dentro da plataforma ou da pasta, na qual vão estar todos os arquivos, é a própria empresa. Mas deve ser um sistema difundido entre os colaboradores e devidamente internalizado.

Criar uma metodologia de classificação de documentos

Para criar sua metodologia organizacional é preciso estabelecer uma padronização. Já falamos sobre renomear corretamente os arquivos, que parece algo simples, mas faz muita diferença para quem manipula arquivos diariamente. Contudo, há outros padrões a se analisar.

Um bom exemplo é o formato. Alguns arquivos devem ser salvos no formato PDF, porque não podem ser alterados. Mas é importante especificar, dentro da sua realidade, como os arquivos devem ser salvos para que ninguém da equipe tenha dúvidas.

E tem a questão do descarte. Pode acontecer de determinados arquivos serem dispensáveis e terem de ser descartados periodicamente. 

Nesse caso, vale especificar muito bem para não acontecer da empresa perder arquivos importantes e que ainda serão reutilizados.

Sistema para gestão de documentos

Se tem dúvidas sobre a segurança de suas informações e gostaria de contar com um sistema que dê garantia contra fraudes, conheça o onboarding digital Autentica. 

Por meio dele, o acesso aos documentos da empresa é facilitado e você ainda conta com a validação da identidade do usuário.

Além de aumentar a segurança e a praticidade, o Autentica melhora o seu relacionamento com o cliente, já que torna a experiência dele ainda melhor, reduz o uso de papel e custo de portabilidade de documentos.

Você pode testar gratuitamente a experiência de passar pelo Autentica clicando aqui.

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