Muitas vezes na vida de uma organização será necessário comprovar que tudo anda em dia em termos de recolhimento de impostos e processos na Justiça. Essa comprovação é feita por meio de uma certidão negativa de empresa.
Muitos gestores são pegos de surpresa diante dessa necessidade, que nem sempre fica clara em algumas situações. É muito importante, porém, que além de manter a idoneidade fiscal, é preciso de um documento para comprová-la.
O que é uma certidão negativa de empresa, para que serve, quais são seus tipos e como obtê-la são todas perguntas muito pertinentes que já devem ter surgido em sua organização. Vamos procurar responder a todas elas a partir de agora!
O que é e para que serve a certidão negativa de empresa?
A certidão negativa de empresa é um documento que, como diz o nome, certifica e comprova algo – no caso, que uma empresa não possui nenhum tipo de pendência com o governo, em cada uma das esferas (municipal, estadual e federal).
Dentre as principais pendências de que se exige comprovação negativa estão dívidas com o fisco, não entrega ou apresentação de documentos e até mesmo questões judiciais não resolvidas.
Uma questão importante que todo gestor deve ter em mente é que existem muitos processos cuja participação é interessante para a empresa e que têm como pré-requisito a apresentação de uma certidão negativa.
Licitações e concorrências públicas estão entre esses processos e são de grande valia para uma empresa poder fornecer seu produto ou serviço para o governo. Sem uma certidão negativa de empresa não é possível participar.
Outras situações importantes que requerem uma certidão negativa são operações comerciais como empréstimos e financiamentos bancários e aquisição de outras empresas.
Quais são os tipos de certidão negativa?
A grande variedade de situações em que pode ser exigida uma certidão negativa de empresa faz com que o governo as emita de acordo com diferentes classificações.
Essas classificações são definidas de acordo com a natureza da certidão e podem variar entre si quanto ao teor, órgãos expedidores e prazos para obtenção.
Alguns dos tipos mais conhecidos de certidão negativa são:
- Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União
- Certificado de regularidade do FGTS
- Certidão Negativa de Débito Estadual e Municipal
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
- Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários
Vale ressaltar que a gratuidade ou não da emissão de certidões negativas ocorre sempre de acordo com o tipo, com o órgão emissor e com a esfera de governo que a emite – municipal, estadual ou federal.
Qual a validade das certidões?
No âmbito da Receita Federal, certidões negativas têm uma validade de 180 dias corridos. Ou seja, o documento perde o valor 180 dias depois de sua emissão pelo órgão.
Vale lembrar que esse prazo pode variar um pouco no caso de certidões emitidas por outros órgãos e em outras esferas de governo.
Também é importante destacar que há diferença de prazo entre certidões negativas emitidas para entes jurídicos (empresas) e aquelas comuns emitidas em cartório, que geralmente tem prazo de vencimento entre 30 e 90 dias.
Como emitir a certidão negativa?
Conforme já explicamos, existem muitos tipos de certidões negativas de empresas, e também variadas situações em que tais documentos podem ser solicitados – bem como são variadas as maneiras de solicitação e emissão.
Listamos, a seguir, algumas das principais certidões negativas que poderão ser exigidas de uma empresa ao longo de sua vida, junto a instruções gerais sobre onde e como obtê-la.
Lembramos sempre também de que as orientações e procedimentos de emissão podem mudar de acordo com as necessidades do governo, fazendo com que as informações abaixo possam se encontrar desatualizadas no momento em que você lê este artigo.
Certidão negativa de débitos da Receita Federal
Trata-se de um documento emitido pela Secretaria da Receita Federal que comprova a não existência de pendências da empresa com o Leão. Isso significaria que as responsabilidades fiscais da empresa estariam todas em dia.
Para solicitar essa certidão negativa, basta acessar esta página. Será solicitado o CNPJ da empresa na primeira tela, e é possível que um cadastro de usuário nos sistemas do governo sejam também pedidos nesse primeiro acesso.
Certidão negativa de débitos com o FGTS
Toda empresa que possui funcionários registrados sob a CLT devem recolher impostos referentes a esses contratos, além do FGTS, que é o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.
Além da obrigatoriedade de cumprir com o recolhimento para o fundo e outros encargos sociais a ele atrelados, é necessário também estar em dia com obrigações referentes a financiamentos e empréstimos lastreados no FGTS.
Para pedir o documento, basta ter em mãos o CNPJ da empresa e acessar o Portal da Caixa Econômica Federal.
Certidão negativa de débitos trabalhistas
Outra questão importante, ainda a respeito das obrigações das empresas com seus funcionários, é o conjunto de obrigações trabalhistas que incide em qualquer atividade do tipo.
Aqui entram dívidas e acordos trabalhistas em geral, termos de ajuste de conduta, custas e emolumentos processuais devidos, multas e afins.
Para solicitar a certidão negativa, basta acessar o site do Tribunal Superior do Trabalho, mais uma vez munido do CNPJ da empresa.
Certidão negativa estadual e municipal
Dentro das esferas estadual e municipal, a certidão negativa de empresa refere-se com frequência à não existência de dívidas fiscais e com a Secretaria da Fazenda das devidas localidades.
A solicitação e emissão das certidões negativas, nesses casos, ficam a cargo dos órgãos competentes em cada localidade. Assim, munido do seu CNPJ e das incrições municipal e estadual, entre em contato com a Secretaria da Fazenda do estado e da cidade onde sua empresa se encontra.
Quais outras informações você deve consultar sobre um CNPJ?
A vida de uma empresa ou organização, fora das atividades de compra, venda e desenvolvimento de produtos, não é somente buscar adequar-se ao fisco e manter a certidão negativa sempre atualizada. Tem mais do que isso!
Empresas produzem muita informação e se relacionam de diversas maneiras com pessoas, entidades e até mesmo outras empresas. Trata-se de um montante de dados que pode ser essencial para as suas próprias atividades.
Quer saber quais tipos de dados uma empresa pode produzir e que são passíveis de consulta via CNPJ? Confira:
- Informações de ações judiciais
- Informações das restrições financeiras
- Score de crédito
- Participação em falência
- Telefones vinculados
- Dados cadastrais dos Sócios
Dependendo de qual é a natureza e o segmento do seu negócio, essas são informações de extremo valor e que podem impactar muito na sua operação. Vale muito a pena procurar entender melhor como obter essas informações e que tipo de serviço procurar.
Um desses itens em específico – o Score CNPJ – tem um potencial estratégico bastante relevante caso você atue com parcerias entre organizações ou, mais provável, em um negócio B2B.
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