Mailing é uma palavra da língua inglesa que significa enviar uma correspondência pelo correio. Ela vem de “Mail”, que é equivale a correspondência.
Porém, no Brasil, essa expressão é utilizada por diversos segmentos como propaganda e marketing, cobrança e relacionamento com o cliente, com um significado de Mailing list, que é um banco de dados contendo informações como nomes, endereços, telefones e diversos outros dados de prospects ou já clientes pessoa física ou jurídica.
Essas informações são utilizadas por empresas de telemarketing, cobrança, mala direta e por quem precisa se comunicar com a sua base de leads, prospects e já clientes.
Direto ao ponto:
Mailing segmentado
Segmentar significa dividir algo em estratos, segmentos ou camadas. Um mailing segmentado é um conjunto de dados que contêm agrupamentos ou clusters separando as pessoas ou empresas por características comuns.
Você pode ter um mailing de pessoas físicas segmentado por idade, sexo, localização, tipo de profissão, renda média, escolaridade, etc.
Ou pode ter um mailing de pessoas jurídicas ou empresas separado por localização, porte, setor de atuação, quantidade de funcionários e assim por diante.
Pode ainda ter um mailing de pessoas ou empresas que têm maior propensão de comprar o seu produto ou serviço. Por exemplo, um mailing de pessoas da cidade de Campinas/SP que curtem academia, temaki ou chocolate.
O importante é levar em consideração que segmentar uma base de dados ou mailing envolve agrupar pessoas ou empresas por características ou comportamentos que façam sentido entre si.
Mailing qualificado
Um mailing segmentado é uma lista de pessoas ou empresas que estão separadas ou classificadas de forma que faça sentido e seja de fácil visualização.
Já um mailing qualificado é uma lista de pessoas ou empresas que tenham interesse ou propensão para comprar o seu produto ou serviço.
A qualificação de um mailing envolve entender qual é o perfil do seu cliente ou público alvo e criar uma lista com base em características e classificações que sejam parecidas com esse perfil.
Por exemplo, é possível:
- Realizar um enriquecimento da sua base de clientes
- Usar o mailing enriquecido e construir uma segmentação/classificação
- Encontrar as características comuns ou definidoras do seu público alvo
- Construir um mailing novo e qualificado com base nas mesmas informações
- Realizar a abordagem de uma lista de prospecção que seja parecida com os seus clientes atuais
A qualificação de mailing pode ser realizada de diversas formas e seguir várias etapas. Tudo depende da complexidade ou facilidade de entender o segmento de atuação e o público alvo do seu negócio.
Mailing de clientes
O seu mailing pode ser separado em alguns grupos. Tipicamente temos mailing de prospects, leads, clientes ou relacionamento – que pode ser composto por fornecedores, membros da comunidade, etc.
Quando o mailing contém nome, e-mail e outras informações sobre prospects qualificados, costumamos dizer que temos uma lista de leads. Já quando as informações são de seus próprios clientes, o que temos é nada mais do que uma lista de clientes que usamos para alguma finalidade.
Um mailing de leads pode ser usado para entrar em contato por meio de telefones, e-mails, SMS ou mesmo contato via mala direta. Esse contato pode ter por finalidade atrair o lead para uma venda ou apenas comunicar informações relevantes sobre a sua empresa.
Já o mailing de clientes pode agrupar uma vasta finalidade de usos, por exemplo:
- Envio de mensagens de aniversário
- Comunicação de informações relevantes sobre atendimento e outras operações da empresa
- Realização de promoções de venda
- Venda cruzada ou cross-selling
- Upgrades ou aumento de share of wallet
- Comunicado para atualização de informações
- Telemarketing ou Televendas, etc…
A sua lista de clientes é um ativo valioso para a sua empresa, por isso, deve ser mantida sempre com dados atualizados e bem tratados.
Como fazer um mailing
A maneira mais eficaz de fazer um mailing é criar um modelo próprio de captura de informações.
Ainda assim, é bem provável que mesmo capturando as informações você precise de processos e ferramentas para melhorar a qualidade dessas informações — muitas vezes você terá dados desatualizados ou incorretos.
Na verdade, criar um mailing é apenas um dos passos para trabalhar com boas estratégias de prospecção, venda, cobrança e relacionamento.
Tão importante quanto fazer o seu próprio mailing, é garantir que as informações contidas nele sejam atualizadas e consistentes.
Mailing para telemarketing
As áreas de Televendas e Telemarketing precisam estar munidas de mailings segmentados e dados enriquecidos para construir abordagens assertivas e realizar um trabalho mais eficiente.
Um mailing segmentado para telemarketing funciona como uma alavanca para o time de televendas/telemarketing.
Uma boa ferramenta para isso é o Base Certa, que permite enriquecer os dados a partir de uma chave de entrada.
Por exemplo: você pode inserir o CPF ou CNPJ do cliente como informação de entrada e receber todas as informações de contato, como nome, endereço, telefone etc.
Mailing para cobrança
Um mailing para cobrança geralmente é a lista de devedores na qual uma Assessoria de Cobrança tem acesso na hora de realizar o seu trabalho.
O mailing para cobrança precisa seguir estratégias de tratamento, enriquecimento e higienização diferentes de mailings utilizados por outros departamentos.
O mailing para cobrança geralmente precisa seguir premissas como:
- Escolher a estratégia de higienização ou enriquecimento que favoreça o ponto de contato principal das pessoas ou empresas devedoras
- Utilizar ferramentas de pré-qualificação, como recursos de Score, Hot Phone e outros para escolher os pontos de contato mais adequados
Enriquecimento de mailing
Existem situações em que você tem uma lista de clientes com informações insuficientes para realizar ações ou tomar alguma decisão. Quando isso ocorre, é indicado que seja realizado um enriquecimento cadastral do mailing.
O enriquecimento é um processo que utiliza uma chave de entrada, como CPF, e-mail ou telefone, e que devolve outros dados faltantes, como nome, endereço, CPF, e-mails, telefones de contato, pessoas relacionadas, participações societárias, etc.
A finalidade do enriquecimento do mailing é munir a sua empresa de informações para realizar ações de cobrança, venda, relacionamento ou segmentação de lista.
Higienização de mailing
Existem outras situações nas quais você tem um mailing com diversos dados, mas que ainda assim não conseguem lhe ajudar na hora de entrar em contato com o prospect/lead/cliente.
Por exemplo, você tem uma lista com documentos, telefones e e-mails que já não são mais válidos. Ou você pode ter números válidos, mas precisar de mais números ou e-mails para realizar as suas ações.
Nesse caso, o que você precisa é de uma higienização de mailing.
Tratamento de dados em um mailing
Além dos processos de enriquecimento e higienização de mailing, temos ainda o processo de tratamento de mailing – ou tratamento de dados de mailing.
Em geral, as ferramentas de higienização e enriquecimento cadastrais têm como uma de suas etapas o tratamento dos dados. Porém, é possível que você tenha uma lista com muitos dados desatualizados, incorretos, duplicados ou inconsistentes – caso em que uma higienização pura e simples pode ser mais complicada.
Nesse momento é importante considerar o tratamento dos dados do mailing.
A fase de tratamento pode incluir algumas etapas que cobrem:
- Deduplicação das informações como documentos, telefones, nomes, etc.
- Correção de nomes, endereços e telefones incorretos
- Atribuição de sexo, idade e outros dados incorretos
- Atualização de nomes de rua
- Correção e atualização de CEPs e outros dados, etc.
Viu como é importante tratar os dados do mailing e ter uma base atualizada?
E se você quer fazer a atualização da base de dados e manter o eu mailing sempre com informações completas, sugiro conhecer o Base Certa, o produto de enriquecimento e higienização de dados da Assertiva que irá potencializar as informações da sua base de clientes.