A régua de cobrança é uma ferramenta utilizada para definir prazos e ações nas operações de cobrança. Com ela, é possível planejar e programar lembretes, e-mail, envio de boletos, ligações telefônicas com o objetivo de reaver valores em aberto e recuperar clientes inadimplentes.
As compras a prazo e as realizadas por recorrência, são as mais populares nos dias de hoje. O parcelamento é muito utilizado para aumentar o poder de compra do consumidor e a recorrência para tornar determinado consumo parte de sua rotina.
Apesar de seus pontos positivos, esses dois modelos de negócio apresentam problemas com o recebimento. Uma das soluções mais eficazes para solucionar esse tipo de situação é o uso de uma régua de cobrança.
Neste artigo vamos falar sobre como você pode utilizar essa estratégia nas suas operações de recuperação de dívidas. Continue a sua leitura e tire suas dúvidas sobre o assunto!
O que é régua de cobrança?
O conceito de régua de cobrança é bastante simples. Ela trabalha como uma espécie cronograma, que funciona tanto para mensagens de ações preventivas, como para uma cobrança de débito já em atraso.
Para entender as réguas de cobrança de forma mais clara, é preciso ter em mente quais as formas de comunicação que você já tem hoje. As mais comuns e bastante utilizadas no mercado são: telefone, e-mail e SMS.
Partindo desse ponto, é necessário criar uma espécie de caminho que o cliente deve passar ao longo do tempo que vem antes do vencimento de seu débito e após o vencimento. Abaixo você pode conferir um exemplo básico de como isso pode ser feito.
Além de conhecer as formas de contato possíveis, existem outros fatores que devem influenciar suas decisões quando o assunto é a criação da régua de cobrança. Confira cada um deles a seguir 😉
Palavra da especialista: “Espere dois dias após o vencimento para enviar uma mensagem de cobrança. Utilize ferramentas automatizadas para facilitar esse processo. Evite comunicar-se apenas por mensagem escrita. Utilize o telefone para manter a entonação da voz e a linguagem corporal, essenciais na comunicação.” Aline Mara – Especialista em Cobrança de Dívidas e Gerente Geral na Destaque Cobrança. Fonte: Webinar – Melhores práticas para recuperação de dívidas em 2023.
Como a régua de cobrança pode beneficiar meu negócio?
A régua de cobrança pode ser extremamente benéfica para o seu negócio, pois ela estabelece um processo sistemático e eficiente para gerenciar e acompanhar pagamentos pendentes. Isso pode reduzir significativamente o número de atrasos e inadimplências, melhorando o fluxo de caixa e a saúde financeira da sua empresa.
Além disso, com uma régua de cobrança, você pode estabelecer uma comunicação clara e consistente com os clientes sobre seus pagamentos, o que pode melhorar o relacionamento com o cliente e aumentar a satisfação.
Ao tornar o processo de cobrança mais transparente e previsível, você pode também minimizar disputas e mal-entendidos, economizando tempo e recursos valiosos. Portanto, a régua de cobrança é uma ferramenta estratégica que pode contribuir significativamente para a eficiência operacional e o sucesso do seu negócio.
O que devo considerar para criar uma régua de cobrança?
1. Segmente sua carteira de clientes
Antes de iniciar a execução de uma régua de cobrança, é extremamente importante entender a carteira de clientes e segmentá-la. Isso porque, dessa forma, será possível pensar em maneira mais assertivas de abordar cada cliente.
Um bom exemplo de como a segmentação impacta os resultados, são os clientes chamado de “self cured“. O termo identifica os clientes que chegam a atrasar um pagamento, mas pagam em um prazo máximo de 30 dias.
Nesta situação, a melhor opção é enviar lembrete prévios, já que a maioria das vezes os atrasos são por esquecimento. Como a telefonia é o acionamento mais caro, esse recurso não deve ser utilizado para esse tipo de caso.
Outra forma de segmentação que pode surtir bastante efeito é optar por meios de comunicação que são mais efetivos para determinado tipo de público. Se você possui muitas pessoas na faixa entre 25 a 45 anos em sua carteira, provavelmente será uma boa opção utilizar o e-mail como comunicação.
Porém, a ligação provavelmente não terá o mesmo sucesso com esse público. De forma geral, quanto mais pessoalidade você conseguir imprimir na régua, maior será o sucesso final.
2. Garanta que sua base está atualizada
Por ser automatizada, a régua de cobrança precisa ter bons dados para que funcione como o previsto. De nada vai adiantar criar um fluxo que será quebrado por conta de telefones incorretos ou e-mails inválidos.
Por isso, é muito importante que você realize o tratamento dos dados continuamente e garanta que sempre possui a informação mais atualizada possível.
Além dos dados que sofrem modificações, existem aquelas informações que foram digitadas sem um padrão e, por isso, podem ser consideradas inválidas durante o envio.
Para solucionar esse problema, a melhor opção é realizar a higienização de dados, que será capaz de formatá-los dentro de padrões universais como, por exemplo, o estabelecido pelos correios e operadoras de telefonia.
3. Fique de olho na faixa de atraso
As medidas incluídas em uma régua de cobrança devem depender bastante também da faixa de atraso em que os clientes estão. Isso porque, dependendo de como sua abordagem for construída, ela pode gerar desconforto para os clientes que não estão muito atrasados e até mesmo ser branda demais para clientes que já possuem um longo histórico de débitos.
É muito importante adaptar tanto a forma de cobrança quanto a linguagem utilizada em cada caso. Quando se trata de um aviso prévio, é sempre bom cuidar para que não pareça uma cobrança, mas um aviso amigo de quem se importa.
Assim como nos casos onde já existe certo atraso a linguagem deve ser amigável e respeitosa, mas deixando clara a urgência do pagamento.
Como posso personalizar a régua de cobrança para o meu negócio?
A personalização da régua de cobrança para o seu negócio envolve a adaptação de suas estratégias e táticas para atender às necessidades específicas e às características de seus clientes. Primeiramente, é importante entender o perfil de seus clientes, incluindo seus padrões de pagamento, preferências de comunicação e nível de engajamento com sua empresa. Isso permitirá que você crie uma régua de cobrança que se alinha com suas expectativas e comportamentos.
Além disso, você pode ajustar o cronograma e a frequência de suas comunicações de cobrança com base no comportamento de pagamento de seus clientes. Por exemplo, você pode optar por iniciar a comunicação mais cedo para clientes que frequentemente atrasam pagamentos, enquanto para aqueles que geralmente pagam em dia, você pode iniciar a comunicação mais perto da data de vencimento.
Finalmente, a personalização da régua de cobrança também pode envolver a utilização de diferentes canais de comunicação, como email, SMS, chamadas telefônicas, etc., dependendo das preferências de seus clientes. Ao personalizar sua régua de cobrança, você pode melhorar a eficácia de suas cobranças e melhorar o relacionamento com seus clientes.
Quais ferramentas posso usar para gerenciar uma régua de cobrança?
Existem várias ferramentas disponíveis no mercado que podem ajudar a gerenciar uma régua de cobrança eficaz, mas uma das mais completas é o do Assertiva Recupere.
O Assertiva Recupere é uma ferramenta permite que você gerencie e otimize todo o processo de cobrança, desde a criação de réguas de cobrança personalizadas até o acompanhamento de resultados.
Além disso, o Assertiva Recupere possui inúmeros recursos que podem beneficiar o seu negócio, incluindo:
Criação de réguas de cobrança personalizadas: você pode criar réguas de cobrança personalizadas para atender às necessidades específicas do seu negócio.
Automação de processos de cobrança: a ferramenta permite que você automatize vários processos de cobrança, economizando tempo e esforço.
Monitoramento em tempo real: você pode monitorar o status de suas cobranças em tempo real, permitindo que você tome decisões informadas rapidamente.
Relatórios detalhados: A ferramenta fornece relatórios detalhados que podem ajudá-lo a entender melhor o desempenho das suas estratégias de cobrança.
Múltiplos canais de comunicação: A Assertiva permite que você se comunique com os clientes através de diversos canais, incluindo email, SMS, WhatsApp e muito mais.
Portanto, se você está procurando uma ferramenta eficaz para gerenciar sua régua de cobrança, solicite agora mesmo uma demonstração gratuita do Assertiva Recupere.
