Para saber como preencher o Livro Caixa, é fundamental compreender o papel dessa ferramenta para a empresa. Em resumo, o Livro Caixa serve para manter o registro das transações financeiras de uma empresa.
É recomendável que estes registros sejam feitos diariamente para melhor controle financeiro e evitar problemas tributários.
Apesar de não ser obrigatório para todas as empresas, é importante destacar que o Livro Caixa pode ser usado como uma forma de documentar as informações financeiras e evitar possíveis fraudes financeiras.
Neste artigo, mostraremos o que é e para que serve o Livro Caixa. Além disso, falaremos sobre como preenchê-lo.
O que é e para que serve o Livro Caixa?
O Livro Caixa é um registro de todas as transações financeiras de uma empresa (vendas, pagamentos de contas fixas e emergenciais). Ele inclui informações sobre as entradas e saídas de dinheiro, incluindo recebimentos e pagamentos, ordenados cronologicamente.
Este documento é importante para registrar o fluxo de caixa da empresa, além de ser útil para o controle financeiro interno e para apresentação de contas à Receita Federal, desde que os comprovantes e recibos relacionados às transações sejam adequadamente armazenados.
Quais empresas devem preencher o livro caixa?
Algumas empresas são obrigadas por lei a ter e preencher o Livro Caixa, enquanto outras não precisam.
Apenas as empresas que se enquadram no regime tributário Simples Nacional e que têm uma receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões são obrigadas a apresentar a declaração do fluxo de caixa. Com um livro caixa bem organizado, esses dados são facilmente encontrados.
Para as demais empresas, incluindo aquelas com regime tributário de Lucro Real ou Presumido, o Livro Caixa é uma opção facultativa. No entanto, é recomendado que a empresa mantenha esse documento para uma melhor gestão financeira.
Qual a diferença entre livro caixa e fluxo de caixa?
Uma dúvida bastante comum é sobre a diferença entre Livro Caixa e fluxo de caixa. Como já vimos neste artigo, o Livro Caixa registra tudo que entra e sai do caixa da empresa. Já o fluxo de caixa, por outro lado, é uma ferramenta mais abrangente. Além de registrar, ele analisa outras variáveis financeiras da empresa.
Podemos dizer que o Livro Caixa é um conceito mais voltado para o setor financeiro, enquanto o fluxo de caixa está mais relacionado à administração da empresa.
Isso se dá justamente por sua capacidade de planejamento, ajuda na tomada de decisões, na previsibilidade financeira e dá uma visão mais ampla da saúde financeira do negócio, inclusive a partir de indicadores.
Quais informações devem conter no movimento de caixa?
O Livro Caixa é um documento oficial que tem sua organização rigorosamente padronizada. Confira, a seguir, as principais informações que devem constar no Livro Caixa:
Levantamento do saldo inicial da empresa
Antes de iniciar as operações oficiais de sua empresa, é necessário registrar o saldo inicial em caixa. No caso do comércio, este montante representa o dinheiro disponível para uso durante o dia, isto é, a quantia física.
Receitas e despesas em ordem cronológica
Ao documentar o Livro Caixa, é importante registrar claramente o dinheiro que entra e sai. As saídas dizem respeito a todas as despesas, enquanto as entradas são as receitas. É fundamental que cada uma seja identificada em uma linha separada, sem jamais misturar as entradas e saídas em uma única movimentação.
Saldo final
Ao registrar as transações financeiras em seu Livro Caixa, é importante calcular o saldo final. Este montante é obtido através da adição das entradas ao saldo inicial ou subtração das saídas do valor inicial.
Cada transação terá seu próprio saldo final, que servirá como o saldo inicial da transação subsequente.
Isto se aplica ao final do dia, quando o saldo final será utilizado como o saldo inicial para o dia seguinte.
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Como preencher o livro caixa?
A seguir, alguns pontos fundamentais para o preenchimento do Livro Caixa:
- Numere as páginas do início ao fim, deixando claro o início e o término da documentação. Insira nas páginas de abertura e encerramento informações sobre a empresa e a assinatura do responsável pelo controle financeiro;
- Para a organização das informações, divida as folhas em tabelas com campos específicos para registro das informações de movimentação de caixa, incluindo espaços para saldo final mensal e total em caixa. É importante destacar que cada tabela deverá representar um mês de registros;
- Mantenha as informações na tabela em ordem cronológica, sempre marcando o saldo anterior na primeira linha de cada mês. Indique as datas corretas de todas as transações registradas e inclua um histórico resumido de cada recebimento ou despesa, incluindo notas fiscais e documentos de fatura;
- Calcule o saldo final após cada transação e no final do período de registro, e anote-o. Não se esqueça de registrar compras realizadas à vista ou a prazo somente no momento em que forem efetuadas, identificando-as adequadamente.
Para facilitar a compreensão, confira esta tabela comparativa de lançamento em Livro Caixa:
Como o caixa da sua empresa é impactado pela inadimplência?
A inadimplência dos clientes pode afetar significativamente o caixa da empresa, desequilibrando as contas a pagar e receber.
Quando as contas a receber não são pagas dentro do prazo estabelecido, há uma afetação da disponibilidade de recursos no caixa da empresa, prejudicando sua capacidade de realizar pagamentos em dia, obrigando a empresa, por vezes, a contratar empréstimos.
Ocorre, ainda, o encargo de juros e multas para fornecedores, agravando a situação financeira da empresa.
Por isso, é importante que a empresa tenha controle rigoroso sobre as contas a receber, a fim de minimizar o impacto da inadimplência e garantir a saúde financeira da empresa.
Algumas estratégias para reduzir a inadimplência incluem a implementação de sistemas de cobrança mais eficazes, a utilização de ferramentas de análise de risco de crédito, conciliação e a implementação de políticas claras e objetivas para a cobrança de clientes inadimplentes.
Quer uma ajuda para não ver sua empresa impactada pela inadimplência? Então confira o artigo sobre como evitar que a inadimplência afete o seu fluxo de caixa.
