Manter uma empresa operando de maneira saudável é um dos grandes objetivos de um gestor. No entanto, a falta de controle de contas a receber pode prejudicar os resultados e transformar a administração da empresa em um verdadeiro caos.
De acordo com o IBGE, o Brasil teve 341,6 mil empresas fechadas em três anos. Vários motivos contribuem para a falência de um negócio, mas a falta de equilíbrio financeiro é, sem dúvida, um dos mais significativos.
Ninguém deseja passar por isso, não é mesmo? Quando o assunto é controle financeiro, toda ajuda é bem-vinda e este material pode auxiliar você a manter seu negócio longe de problemas. Continue a leitura e aprenda a gerir melhor suas contas a receber!
O que é controle de contas a receber?
O controle de contas a receber é um processo financeiro que gerencia o dinheiro que uma empresa tem direito a receber de seus clientes. Esse controle é fundamental para a gestão eficaz do fluxo de caixa e para garantir a saúde financeira da empresa. Inclui atividades como emissão de faturas, acompanhamento de pagamentos, envio de lembretes de pagamento aos clientes e ação sobre contas inadimplentes.
Ao implementar práticas sólidas de controle de contas a receber, uma empresa pode melhorar suas previsões de fluxo de caixa, reduzir a inadimplência e aumentar a eficiência de suas operações financeiras.
Por que controlar as finanças empresariais?
Bill Gates afirmava que “é bom comemorar o sucesso, mas é mais importante prestar atenção às lições do fracasso”. Esse simples pensamento faz refletir o quanto é importante que o gestor esteja atento aos gargalos que impedem o negócio de crescer.
Ter uma carteira de clientes fiéis, um produto de qualidade, uma boa reputação no mercado e uma rentabilidade estável e promissora é o ideal, mas alguns erros podem inviabilizar todo o processo e deixar essas metas mais distantes.
A falta de controle de contas a receber é um dos grandes obstáculos a serem superados. Todo negócio que faz vendas a prazo, seja no crediário, seja no cheque, seja no boleto bancário, precisa gerenciar muito bem esses pagamentos.
Quem vende precisa receber, não é mesmo? Portanto, conhecer o histórico de pagamento das parcelas, as projeções de recebimento para os próximos meses e, principalmente, acompanhar o crescimento do número de clientes inadimplentes são ações fundamentais para a saúde financeira da empresa.
Quem não realiza esse controle corre o risco de enfrentar um grande desequilíbrio nas finanças. O erro pode ser comparado a um vírus de computador, pois se espalha rapidamente e pode inviabilizar a sobrevivência do negócio.
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Quais são os desafios comuns no controle de contas a receber e como superá-los?
O controle de contas a receber apresenta vários desafios, como a gestão de inadimplência, o acompanhamento de pagamentos em atraso e a previsão precisa do fluxo de caixa. A inadimplência pode afetar significativamente a saúde financeira de uma empresa, e o acompanhamento manual de pagamentos atrasados pode ser demorado e propenso a erros. Além disso, a falta de previsões precisas de fluxo de caixa pode resultar em decisões de negócios mal informadas.
Para superar esses desafios, é crucial implementar um sistema de gestão financeira robusto, como o Assertiva Recupere. Esse sistema automatiza o envio de lembretes de pagamento, monitora a inadimplência, fornece relatórios detalhados e integra-se a outros sistemas financeiros, tornando o controle de contas a receber mais eficiente e preciso.
Como fazer o controle de contas a receber?
Agora que você já entendeu como o controle financeiro é importante, é hora de aprender a monitorar e gerenciar as contas a receber de sua empresa. Caso esteja com a sensação de que os recursos mais saem do que entram em seu caixa, essas são as melhores estratégias para superar o problema e impedir o agravamento da situação. Confira!
Seja organizado
Ser organizado é uma premissa para o sucesso do departamento de cobrança. Quanto mais organizada for a gestão das contas a receber, menos esforços serão necessários para alcançar grandes resultados.
É aconselhável que se tenha um planejamento e um manual de organização para o setor, incluindo boas práticas de acompanhamento dos pagamentos. Eliminar “pontos cegos” e garantir que a equipe consiga falar com devedores no prazo certo, facilita o crescimento empresarial.
Calcule o índice médio de inadimplência
O que não é medido, dificilmente consegue ser gerenciado e, consequentemente, não pode ser melhorado. Por isso, é importante calcular o índice médio de inadimplência com frequência e acompanhar de perto seu aumento e diminuição.
Ter uma lista de devedores é uma situação normal, mas é preciso tomar cuidado e não deixar que ela cresça demais e inviabilize o funcionamento do negócio.
Utilize um software para monitorar o fluxo de caixa
Na era digital, não há como deixar de aproveitar os avanços tecnológicos no cotidiano empresarial. Contar com o auxílio de um software de gestão de fluxo de caixa é a maneira mais eficiente e segura de garantir que nenhum dado passará despercebido.
Quando essa atividade é feita manualmente, há sempre o risco de falhas humanas, tanto no acompanhamento quanto no registro das informações. Por isso, o ideal é investir em tecnologia e executar um monitoramento mais qualificado.
Ofereça vantagens para o pagamento adiantado
O consumidor adora vantagens, então que tal unir essa demanda com algo interessante para o negócio? Oferecer benefícios, como descontos, para quem quitar a parcela antes da data prevista é uma maneira de equilibrar as entradas e saídas e desestimular a inadimplência. Na prática, todos saem ganhando!
Mantenha a sua base de dados atualizada
Já precisou cobrar um cliente, mas não conseguiu encontrá-lo? Apesar de extremamente prejudicial, essa é uma situação recorrente em muitas empresas brasileiras.
A maneira mais eficiente de evitar o problema é mantendo a base de dados atualizada. Para isso, você pode conferir as informações a cada nova compra e utilizar um sistema de pesquisas automatizadas — que consegue encontrar dados por meio do CPF, nome ou telefone, por exemplo.
Não demore para cobrar os inadimplentes
Depois que a dívida está em atraso, não há muitas opções à disposição. É preciso ser rápido e estratégico para evitar que o problema se torne ainda maior e atrapalhe o negócio a honrar com suas obrigações fiscais, trabalhistas e operacionais.
A grande dica é não demorar para iniciar a cobrança. Quanto mais cedo você entra em contato com o devedor, maiores serão as chances de recuperar o dinheiro para os caixas da empresa. Por esse motivo, utilizar a régua de cobrança é uma ótima ideia.
Cobre com eficiência e profissionalismo
Cobrar não é uma tarefa simples e acaba tirando o sono de muitos gestores. É preciso deixar claro que, apesar de ser um ponto crítico, isso não precisa prejudicar a relação com o cliente.
Na verdade, quando a cobrança é feita com profissionalismo não há o que se falar em perda de clientela. Com respeito, técnica e ferramentas adequadas, o processo pode ser simples, rápido e trazer resultados satisfatórios para as finanças da empresa.
Fazer o controle de contas a receber é essencial para a sobrevivência do negócio. Atualmente, oferecer ao cliente opções de parcelamento é um atrativo importante para a compra, mas exige um acompanhamento preciso e eficiente dos pagamentos e, especialmente, da inadimplência.
Essa é a maneira mais segura para que uma empresa alcance seus objetivos e consiga se manter produtiva e rentável, mesmo em cenários econômicos pouco favoráveis.
Como automatizar o controle de contas a receber?
A automação do controle de contas a receber pode ser alcançada por meio do uso de softwares de gestão de cobrança, como o Assertiva Recupere. Este sistema oferece uma série de recursos que simplificam e melhoram a eficiência do controle de contas a receber.
Funcionalidades do Assertiva Recupere:
- Gestão de Inadimplência: o sistema permite monitorar e gerenciar o nível de inadimplência, ajudando a identificar e tomar medidas contra contas atrasadas.
- Automação de Cobranças: pode-se programar o envio automático de lembretes e notificações de pagamento aos clientes, reduzindo o tempo gasto com tarefas manuais.
- Relatórios detalhados: o Assertiva Recupere oferece relatórios detalhados que permitem uma análise aprofundada do desempenho das contas a receber.
- Cobrança Inteligente: priorize os devedores da sua carteira de inadimplentes por potencial de pagamento e tenha mais eficiência na sua cobrança.
Ao automatizar o controle de contas a receber, as empresas podem reduzir erros, economizar tempo, melhorar o fluxo de caixa e, em última análise, aumentar a eficiência operacional.
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