Em uma época em que conceitos como globalização, informação e compliance estão tão presentes no dia a dia das pessoas e das empresas, é evidente que uma organização precisa considerar a postura e a conduta das empresas parceiras em sua operação. E é para isso que existem as boas práticas de KYS.
KYS é uma sigla para Know Your Supplier. Em tradução livre, podemos entender esse conceito como “Conheça Seu Fornecedor”. Em resumo, trata-se de um esforço da organização para avaliar a confiabilidade de um fornecedor.
Para empresas que levam a sério o compliance, o KYS é fundamental, e não apenas antes da contratação, mas durante todo o tempo de envolvimento entre as organizações. Naturalmente, o nível de profundidade das informações buscadas mudará conforme a complexidade das relações, mas sempre serão necessárias a adoção de medidas do tipo.
Neste artigo, você poderá compreender o que o Know Your Supplier, sua importância e como aplicar. Boa leitura!
O que é Know Your Supplier (KYS)?
KYS é uma sigla para Know Your Supplier, cuja tradução é Conheça Seu Fornecedor. Na prática, KYS é uma medida de compliance, que busca garantir que as relações institucionais sejam saudáveis e legais.
Para isso, são realizadas análises dos fornecedores de produtos ou serviços, de modo a identificar históricos que possam acender uma luz amarela para o início ou manutenção de uma ligação comercial.
KYS tem profundas ligações com a certificação ISO 9001, uma vez que esta prevê a necessidade de acompanhar provedores externos, ou seja, os fornecedores. Isso acontece porque nas relações empresariais é fundamental que se consiga uma segurança de que a outra parte terá capacidade para cumprir aquilo que fora estabelecido contratualmente.
A Assertiva, por exemplo, é uma empresa com certificação ISO 9001 e ISO 27001 (relacionada à segurança da informação).
Por que é importante conhecer seu fornecedor?
Conhecer o fornecedor tem uma importância vital para a empresa. Em primeiro lugar, essa importância está relacionada à necessidade de garantir que o produto seja entregue com a qualidade pretendida. Para isso, devem ser avaliados o histórico de entrega do fornecedor e, quando possível, os materiais utilizados na fabricação.
Esse conhecimento também pode dar uma maior segurança com relação ao atendimento de prazos, uma vez que a análise das relações do fornecedor com outros clientes já representará uma eficaz fonte de informações do gênero.
A redução de custos também é um fator de importância para o KYS. Isso porque a escolha inteligente de fornecedores impede um gasto excessivo e desnecessário no futuro. Até mesmo o cumprimento da legislação e de regulamentações é garantido, dando maior segurança jurídica para o contratante.
Por fim, destacamos que a análise dos fornecedores permite uma proteção à reputação da empresa, já o relacionamento com organizações mal vistas no mercado é prejudicial para a idoneidade da organização.
Como aplicar o Know Your Supplier na sua empresa?
Existe uma série de informações que podem ser buscadas em um processo de KYS. No entanto, não são em todos os casos que exigirão uma busca mais aprofundada. Na verdade, o primeiro passo para aplicar o Know Your Supplier é avaliar a natureza das relações e dos compromissos comerciais estabelecidos.
Nos casos onde as relações e os compromissos são tais que há um risco de não cumprimento de prazos (de modo que isso atrapalhe gravemente o contratante), o KYS é mais que indicado: é quase uma obrigação.
É sempre importante ter um processo de qualificação bem definido. Esse esforço pelo Know Your Supplier pode ocorrer a partir do levantamento dos seguintes dados:
Dados cadastrais
Dados cadastrais disponíveis em listas especializadas, como o Cadastro Nacional de Empresas Punidas, que mostra as empresas que já estiveram envolvidas em casos de corrupção.
Há, ainda, listas como o Cadastro de Empregadores, que levanta as empresas que já estiveram envolvidas com trabalho escravo. Outra possibilidade é, através do IBAMA, levantar aquelas organizações envolvidas em algum problema ambiental.
Alvarás e licenças
Um ponto muito importante é a verificação das condições de funcionamento dos fornecedores, sobretudo a partir dos alvarás e licenças exigidos pela legislação, principalmente municipal. Nesse caso, será preciso entrar em contato com a Prefeitura Municipal para verificar se está tudo dentro da normalidade.
Saúde financeira
Também é de suma importância verificar a situação financeira da empresa. Isso pode ser verificado a partir da consulta em órgãos de crédito e plataformas focadas nesse tipo de análise.
Entre as informações levantadas, podemos destacar o score de crédito, dívidas ativas e protestos. Uma empresa com uma alta taxa de endividamento sempre representa um risco para os contratantes.
Ações judiciais
Fornecedores que contam com um expressivo volume de processos também precisam receber uma atenção especial, sobretudo quando esses processos estão relacionados à qualidade dos produtos comercializados, mas também com problemas trabalhistas.
Reputação
Por fim, o processo de KYS também é executado quando são buscadas referências no mercado de outras empresas atendidas pelo fornecedor. Desse modo, é possível investigar se as experiências anteriores foram bem sucedidas ou não.
Além disso, essa busca por referências fornece uma base para entender se há ou não capacidade para cumprir o que foi combinado.
https://youtu.be/SEiNXSRZbYc?si=pZKune6MGrNdRd9L
Como a Assertiva ajuda a facilitar a rotina de KYS?
KYS é uma rotina. Para organizações que buscam eficiência nas relações com fornecedores, será preciso implementar processos relacionados a Know Your Supplier. Para tal, a informação se tornará o maior ativo.
Por essa razão, é fundamental encontrar fontes confiáveis de informação, que permitam uma consulta detalhada de alguns aspectos importantes dos fornecedores. Nesse sentido, existem fontes públicas e gratuitas, como o Portal da Transparência, que pode apontar dados sobre corrupção, por exemplo.
No entanto, para pesquisas mais profundas, algumas outras soluções deverão ser integradas à rotina de KYS. A Assertiva consegue fornecer recursos para uma pesquisa de fornecedores mais completa e segura. Conheça, a seguir, alguns desses recursos:
Assertiva Localize
O primeiro destaque vai para o Assertiva Localize, um serviço que permite verificar e atualizar dados cadastrais tanto da empresa quanto dos seus sócios. Desse modo, é possível identificar desde já possíveis inconsistências cadastrais. No caso de consultas PJ, você consegue analisar se aquela empresa tem participação em outras empresas — é preciso estar atento também a esses tipos de relações.
Assertiva Autentica
Para ajudar na prevenção de fraude, a Assertiva também disponibiliza o Autentica, que realiza a validação da identidade a partir da biometria facial (face match). Desse modo, transações digitais, assinatura de contratos, digitalização de documentos, análises de crédito e processos cadastrais poderão ser realizados com maior segurança.
É possível, inclusive, a adoção de um onboarding digital, que personaliza o uso da tecnologia em cada fase de relacionamento com o fornecedor.
Assertiva Crédito Mix
Já o Assertiva Crédito Mix é uma ferramenta que permite a consulta facilitada de crédito. Embora seja importante sobretudo para o processo de KYC (Conheça Seu Cliente), essa consulta também é importante para conhecer os fornecedores, uma vez que os dados levantados permitem uma análise da saúde financeira destes últimos.
Score PF e PJ
A depender da necessidade de cada empresa, pode não ser necessária uma consulta de crédito completa para analisar os dados creditícios do fornecedor. Em alguns casos, uma simples consulta do score de pessoas físicas e jurídicas já resolve esse ponto, permitindo identificar se há algum risco no estabelecimento do acordo comercial ou não.
Conclusão
Neste artigo, te apresentamos o processo de Know Your Supplier, que definimos como uma medida de compliance, que busca garantir que as relações institucionais sejam saudáveis e legais.
A importância da implementação do KYS está relacionada à garantia que o produto seja entregue com a qualidade pretendida, o atendimento de prazos, a redução de custos e o cumprimento da legislação e das regulamentações.
Para aplicar essa medida, destacamos a fundamentalidade de contar com processos definidos e qualificados. Entre as informações que podem ser mais úteis, destacamos os dados cadastrais, os alvarás e licenças, a saúde financeira, ações judiciais e a reputação do fornecedor.
Por fim, mostramos como a Assertiva conta com diversas soluções que facilitam o processo de KYS. Entre essas soluções, citamos o Assertiva Localize, Autentica, Crédito Mix e a consulta de score de pessoas físicas ou jurídicas. Gostou do nosso conteúdo? Então te convidamos a se aprofundar ainda mais e conhecer todas as soluções que a Assertiva tem e que podem ajudar na implementação do KYS.
