O que é backoffice e quais as vantagens de uma operação digital

O que é backoffice
O que é backoffice

Os bastidores de uma empresa afetam diretamente os seus resultados. Essa é uma máxima que, apesar de amplamente difundida, ainda não é considerada por todos os negócios. E se a sua empresa ainda enfrenta problemas internos, está mais que na hora de investir no backoffice. 

Não importa qual o ramo do seu negócio: seja prestação de serviços ou venda de produtos, é essencial ter um backoffice para apoiar todos os seus setores. 

Confira, neste artigo, as vantagens de se ter um backoffice eficiente e como a tecnologia é a solução para otimizar esse departamento. 

O que é backoffice?

Backoffice é o departamento que atua na retaguarda de uma empresa, garantindo o bom funcionamento de todos os demais setores que atuam na linha de frente. Apesar de não ter contato direto com o cliente, o backoffice é essencial ao negócio, pois garante a operacionalidade dos processos internos da empresa. 

O conceito de backoffice, portanto, abarca todos os segmentos da empresa que oferecem suporte a outras áreas. São tipos desse setor os backoffices comercial, administrativo e financeiro. 

Comercial 

Uma das áreas mais importantes de uma empresa é a comercial. Com a função principal de construir relacionamentos, o comercial atua no pré-venda, venda e pós-venda e, independentemente de qual fase, precisa ter suporte para garantir a melhor experiência ao cliente. 

O mau atendimento é o principal motivo pelos quais as empresas perdem clientes, sendo que 70% dos consumidores abandonam marcas por questões relacionadas a isso. Um backoffice comercial, portanto, é imprescindível se a sua empresa quiser um setor comercial que funcione eficientemente e atenda às expectativas do cliente. 

O backoffice comercial vai garantir que os sistemas estejam em funcionamento e que todas as informações sejam atualizadas, não havendo margem para erros na hora das vendas. Um bom time de backoffice comercial, portanto, é decisivo para as tomadas de decisão do seu cliente, pois garante a melhor experiência possível. 

Administrativo 

O backoffice administrativo colabora para que as melhores decisões estratégicas sejam tomadas. É responsável pelas mais amplas partes do processo administrativo, como compra de materiais, pesquisas de satisfação, confecção de relatórios e acompanhamento de indicadores. 

Esse setor de apoio, portanto, é fundamental para que os gestores possam elaborar planos de negócio seguros e, ainda, garante o bom funcionamento da estrutura da empresa. 

Financeiro 

A área financeira precisa do backoffice para que esteja preparada para enfrentar possíveis crises e prejuízos. É por meio desse setor de retaguarda, também, que se pode fazer operações seguras, conforme normas e leis tributárias. 

O backoffice financeiro integra informações financeiras e tributárias, dá suporte a dúvidas sobre regimes tributários, elabora planilhas, cadastra fornecedores etc. Ou seja, organiza todos os dados financeiros e tributários e provisiona possíveis problemas que envolvam dinheiro. 

A importância do backoffice nas empresas

Comercial, administrativo ou financeiro: todos os setores da sua empresa precisam do backoffice para que tudo saia da maneira mais perfeita possível

Portanto, é notável que o setor de backoffice pode afetar os resultados dos negócios. 

A empresa deve ser encarada como um organismo, com diferentes sistemas, cuja harmonia é imprescindível para que o todo funcione. Pequenos detalhes, que afetam somente um ou alguns desses sistemas, podem desencadear consequências catastróficas. 

Setores de backoffice são capazes de identificar problemas nos diversos ramos da empresa, evitando ou mitigando efeitos em cadeia que prejudiquem os seus resultados. Como o próprio nome diz, o ciclo produtivo é composto por diversas etapas, assim, uma falha isolada pode virar uma bola de neve. 

Imagine a seguinte situação: um cliente fecha uma venda e, em seguida, toma conhecimento de um desconto que recentemente fora oferecido a outro consumidor. Isso causa constrangimento ao vendedor, descontentamento do cliente, prejudica a imagem da empresa e impacta os resultados do negócio. 

Isso aconteceu porque, provavelmente, o vendedor não teve acesso a dados atualizados sobre as opções de oferta. Caso houvesse um setor de apoio, que garantisse a manutenção de sistemas com informações atualizadas e corretas, nada disso teria acontecido.

Controle de processos, atualização de dados, análises de informações e soluções rápidas são algumas das ações que somente são possíveis por meio do backoffice. Agindo nos bastidores, esse setor garante, portanto, a operacionalidade e a eficiência do negócio, garantindo bons resultados. 

Como a tecnologia otimiza o seu backoffice

Se o backoffice é que viabiliza que tudo saia conforme o planejado, a empresa precisa que esse setor também funcione adequadamente, não é mesmo?

Erros são inevitáveis, principalmente quando os processos de retaguarda são essencialmente manuais. A resposta para essa questão está na tecnologia: automatizar o backoffice potencializa o bom andamento dos negócios. 

Soluções tecnológicas são capazes de automatizar o backoffice e reduzir drasticamente o número de erros cometidos, além de reservar ao capital humano tarefas que demandem o intelecto. Além de diminuir os equívocos, portanto, sua empresa poderá mobilizar as mentes pensantes ao desenvolvimento de estratégias que façam os resultados crescerem. 

Ademais, quanto menos erros o seu negócio cometer, menores as chances dos seus clientes se depararem com situações desagradáveis. E é também por isso que investir em um onboarding digital facilita o relacionamento com o seu consumidor. 

Ao implementar o sistema de onboarding digital no backoffice, o seu negócio vai contar com uma série de vantagens, tais como: 

  • redução de custos pela desnecessidade de colaboradores que atuem nessa área; 
  • diminuição e digitalização de arquivos; 
  • otimização da relação com o cliente, apostando em uma comunicação melhorada e assertiva; 
  • aceleração do tempo de duração das tarefas;
  • aprovação de fluxos e de contratos mais célere. 

Basicamente, soluções tecnológicas vão fazer com que os resultados do seu negócio alavanquem, com redução de custos e com um investimento que é possível para todos os tipos e tamanhos de empresas. 

O onboarding digital é a estratégia que o seu negócio precisa para melhorar a jornada dos clientes. Se quiser saber mais sobre o assunto, não deixe de ler o nosso artigo e saiba como a tecnologia de onboarding digital vai te ajudar a superar os desafios do mercado. 

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