O sucesso de um negócio envolve muitos fatores. Dentre eles, é inegável que a organização administrativa eficiente é essencial para a saúde do seu negócio e, relacionada a ela, a triagem de documentos é um passo muito importante.
Ainda hoje, a falta de planejamento é uma causa bastante comum de falência de negócios. O mal planejamento do negócio está relacionado a investimentos ruins, ineficiência de processos e má aplicação dos recursos, dentre outros aspectos.
Implementar uma triagem de documentos inteligente é uma maneira de organização da sua empresa que economiza tempo, evita falhas e ajuda na administração. Tudo isso faz com que os resultados sejam mais expressivos e é sobre a boa triagem de documentos que você vai descobrir neste artigo.
O que é a triagem de documentos?
Em termos gerais, triagem é o processo pelo qual são separados objetos (quaisquer que sejam) de acordo com características que os identifiquem conforme uma classificação. Uma triagem, portanto, vai identificar níveis de urgência e de relevância das coisas, por exemplo.
Assim como diversos objetos, todos os documentos da sua empresa também devem passar por um setor de triagem. Trata-se de uma etapa empresarial que exige muita seriedade e rigor, afinal, imagine todos os prejuízos que um documento importante engavetado pode trazer ao seu negócio!
Esse processo, dessa forma, é responsável pela coleta, registro, catalogação, distribuição, acompanhamento e disponibilização dos documentos.
Ou seja, a triagem de documentos é um processo completo pelo qual todos os documentos da sua empresa necessariamente devem passar, como uma espécie de gestão documental. Com ele, são separados e agrupados documentos da mesma categoria, com o mesmo nível de relevância e, a partir de então, são traçadas as estratégias empresariais.
Como funciona?
A triagem de documentos funciona por meio da análise da natureza documental e dos dados ali contidos. É um processo que pode ser feito tanto manualmente, como de forma automatizada.
Quando realizado de maneira manual, significa que funcionários específicos serão responsáveis pela análise de todos os documentos. Desde já, é importante salientar que isso expõe a sua empresa a falhas, além de exigir investimento de capital humano.
Essa etapa também pode ser feita de maneira automatizada, ou seja, digital. Isso é possível pela existência, no mercado, de soluções digitais de análise e de classificação de documentos.
A automatização do processo de triagem de documentos, sem dúvidas, é uma solução eficaz diante do grande fluxo documental das empresas.
Quais os benefícios de automatizar o processo de triagem de documentos?
O investimento em uma solução tecnológica de automatização da triagem de documentos traz vários benefícios, dentre eles:
- Diminuição de mão de obra humana: com a existência de soluções digitais que façam o trabalho de triagem e de conservação dos documentos, não serão necessárias contratações de funcionários para isso. De longe, não se trata de incentivo à diminuição de empregos: o que se pretende é a alocação desse capital humano em atividades que, efetivamente, necessitam da interação humana. Esse processo diminui custos da operação e aproveita a capacidade dos colaboradores em prol do desenvolvimento de outras tarefas que contribuam ao crescimento do negócio;
- Redução de riscos de fraudes: processos automatizados apresentam maiores resultados de êxito na identificação de possíveis golpes. Com a cultura fraudulenta que assola o país, é essencial que o seu negócio aposte nos mais seguros meios de triagem de documentos. A segurança será não só da sua empresa, mas também dos seus clientes, fornecedores e empregados;
- Diminuição do tempo das operações: a triagem de documentos automatizada é infinitamente mais rápida. As soluções tecnológicas são capazes de analisar e de validar uma grande quantidade de dados em um tempo bastante curto. O tempo economizado representa agilidade nas demais etapas do seu negócio e, consequentemente, melhores resultados;
- Redução de falhas na verificação e na validação de dados: todo negócio deve ter provisionados os prejuízos atrelados ao cometimento de erros. Nunca é demais lembrar que, sim, pessoas erram e nenhum negócio está imune a isso. Portanto, a automatização da triagem documental também tem como garantia a expressiva redução da taxa de erros, desde que sejam feitos investimentos em soluções de mercado confiáveis.
Como automatizar a gestão de documentos na sua empresa?
Ficou interessado em aplicar todos esses benefícios ao seu negócio? Trazer inovação tecnológica à triagem documental é um investimento importante para todo negócio, o qual, aliás, também pode abarcar outras etapas da empresa.
Existem soluções digitais que viabilizam o onboarding digital da empresa. Isso significa automatizar toda a jornada do cliente no seu negócio, tornando o contato mais rápido e eficiente.
Um exemplo de ferramenta é o Autentica. Com essa solução, todos os documentos que passam pela empresa ficam centralizados em um portal, ou seja, o acesso é unificado, simples e rápido.
Com isso, também são drasticamente reduzidos os custos com deslocamento, impressão, arquivo, análises e trabalhos manuais que envolvam os documentos da sua empresa.
O Autentica não só otimiza processos administrativos, bem como evita fraudes em processos cadastrais, valida a identidade de clientes, formaliza contratos e confirma a conclusão de serviços. E o melhor: tudo de forma rápida, segura e acessível a todo tipo de negócio.
Um ambiente organizado facilita a vida de toda empresa. Com o fluxo intenso de documentos dentro dos negócios, ter uma boa gestão documental não é um luxo, mas sim uma necessidade de toda empresa que deseja se manter e ter bons resultados.
Mais que simplesmente lidar com a papelada, apostar em uma triagem documental atenta a boas práticas organizacionais é uma maneira de mostrar ao mundo quais são os ideais do seu negócio. E, certamente, controle e planejamento são duas virtudes que certamente você quer que a sua empresa tenha e demonstre.
Para o desenvolvimento de uma gestão documental eficiente, entender sobre as funcionalidades e benefícios do uso da tecnologia é um diferencial. Com o fim de aprender um pouco mais sobre o assunto, não deixe de conferir nosso post sobre Gestão de documentos: como a tecnologia pode te ajudar a ter mais eficiência.
