Assertiva Blog
  • Categorias
    • Antifraude
    • Cadastro
    • Cobrança
    • Comunicação
    • Crédito
    • Negócios
    • Vendas
  • Soluções
  • Materiais Gratuitos
Nenhum Resultado
Ver Todos os Resultados
Assertiva Blog
  • Categorias
    • Antifraude
    • Cadastro
    • Cobrança
    • Comunicação
    • Crédito
    • Negócios
    • Vendas
  • Soluções
  • Materiais Gratuitos
Nenhum Resultado
Ver Todos os Resultados
Assertiva Blog
Triagem de documentos

Triagem de documentos: o que é e como fazer na sua empresa

Juliana Torquato por Juliana Torquato
06/07/2022
in Antifraude

O sucesso de um negócio envolve muitos fatores. Dentre eles, é inegável que a organização administrativa eficiente é essencial para a saúde do seu negócio e, relacionada a ela, a triagem de documentos é um passo muito importante. 

Ainda hoje, a falta de planejamento é uma causa bastante comum de falência de negócios. O mal planejamento do negócio está relacionado a investimentos ruins, ineficiência de processos e má aplicação dos recursos, dentre outros aspectos.  

Implementar uma triagem de documentos inteligente é uma maneira de organização da sua empresa que economiza tempo, evita falhas e ajuda na administração. Tudo isso faz com que os resultados sejam mais expressivos e é sobre a boa triagem de documentos que você vai descobrir neste artigo. 

  • O que é a triagem de documentos?
  • Como funciona?
  • Quais os benefícios de automatizar o processo de triagem de documentos?
  • Como automatizar a gestão de documentos na sua empresa?

O que é a triagem de documentos?

Em termos gerais, triagem é o processo pelo qual são separados objetos (quaisquer que sejam) de acordo com características que os identifiquem conforme uma classificação. Uma triagem, portanto, vai identificar níveis de urgência e de relevância das coisas, por exemplo. 

Assim como diversos objetos, todos os documentos da sua empresa também devem passar por um setor de triagem. Trata-se de uma etapa empresarial que exige muita seriedade e rigor, afinal, imagine todos os prejuízos que um documento importante engavetado pode trazer ao seu negócio!

Esse processo, dessa forma,  é responsável pela coleta, registro, catalogação, distribuição, acompanhamento e disponibilização dos documentos. 

Ou seja, a triagem de documentos é um processo completo pelo qual todos os documentos da sua empresa necessariamente devem passar, como uma espécie de gestão documental. Com ele, são separados e agrupados documentos da mesma categoria, com o mesmo nível de relevância e, a partir de então, são traçadas as estratégias empresariais. 

Como funciona?

A triagem de documentos funciona por meio da análise da natureza documental e dos dados ali contidos. É um processo que pode ser feito tanto manualmente, como de forma automatizada.

Quando realizado de maneira manual, significa que funcionários específicos serão responsáveis pela análise de todos os documentos. Desde já, é importante salientar que isso expõe a sua empresa a falhas, além de exigir investimento de capital humano. 

Essa etapa também pode ser feita de maneira automatizada, ou seja, digital. Isso é possível pela existência, no mercado, de soluções digitais de análise e de classificação de documentos. 

A automatização do processo de triagem de documentos, sem dúvidas, é uma solução eficaz diante do grande fluxo documental das empresas. 

https://youtu.be/pi9dqGyCo7Q?si=D8Euy4T3F8pKBdke

Quais os benefícios de automatizar o processo de triagem de documentos?

O investimento em uma solução tecnológica de automatização da triagem de documentos traz vários benefícios, dentre eles:

  • Diminuição de mão de obra humana: com a existência de soluções digitais que façam o trabalho de triagem e de conservação dos documentos, não serão necessárias contratações de funcionários para isso. De longe, não se trata de incentivo à diminuição de empregos: o que se pretende é a alocação desse capital humano em atividades que, efetivamente, necessitam da interação humana. Esse processo diminui custos da operação e aproveita a capacidade dos colaboradores em prol do desenvolvimento de outras tarefas que contribuam ao crescimento do negócio;
  • Redução de riscos de fraudes: processos automatizados apresentam maiores resultados de êxito na identificação de possíveis golpes. Com a cultura fraudulenta que assola o país, é essencial que o seu negócio aposte nos mais seguros meios de triagem de documentos. A segurança será não só da sua empresa, mas também dos seus clientes, fornecedores e empregados; 
  • Diminuição do tempo das operações: a triagem de documentos automatizada é infinitamente mais rápida. As soluções tecnológicas são capazes de analisar e de validar uma grande quantidade de dados em um tempo bastante curto. O tempo economizado representa agilidade nas demais etapas do seu negócio e, consequentemente, melhores resultados;
  • Redução de falhas na verificação e na validação de dados: todo negócio deve ter provisionados os prejuízos atrelados ao cometimento de erros. Nunca é demais lembrar que, sim, pessoas erram e nenhum negócio está imune a isso. Portanto, a automatização da triagem documental também tem como garantia a expressiva redução da taxa de erros, desde que sejam feitos investimentos em soluções de mercado confiáveis.

Como automatizar a gestão de documentos na sua empresa?

Ficou interessado em aplicar todos esses benefícios ao seu negócio? Trazer inovação tecnológica à triagem documental é um investimento importante para todo negócio, o qual, aliás, também pode abarcar outras etapas da empresa. 

Existem soluções digitais que viabilizam o onboarding digital da empresa. Isso significa automatizar toda a jornada do cliente no seu negócio, tornando o contato mais rápido e eficiente. 

Um exemplo de ferramenta é o Autentica. Com essa solução, todos os documentos que passam pela empresa ficam centralizados em um portal, ou seja, o acesso é unificado, simples e rápido. 

Com isso, também são drasticamente reduzidos os custos com deslocamento, impressão, arquivo, análises e trabalhos manuais que envolvam os documentos da sua empresa. 

O Autentica não só otimiza processos administrativos, bem como evita fraudes em processos cadastrais, valida a identidade de clientes, formaliza contratos e confirma a conclusão de serviços. E o melhor: tudo de forma rápida, segura e acessível a todo tipo de negócio. 

Um ambiente organizado facilita a vida de toda empresa. Com o fluxo intenso de documentos dentro dos negócios, ter uma boa gestão documental não é um luxo, mas sim uma necessidade de toda empresa que deseja se manter e ter bons resultados. 

Mais que simplesmente lidar com a papelada, apostar em uma triagem documental atenta a boas práticas organizacionais é uma maneira de mostrar ao mundo quais são os ideais do seu negócio. E, certamente, controle e planejamento são duas virtudes que certamente você quer que a sua empresa tenha e demonstre. 

Para o desenvolvimento de uma gestão documental eficiente, entender sobre as funcionalidades e benefícios do uso da tecnologia é um diferencial. Com o fim de aprender um pouco mais sobre o assunto, não deixe de conferir nosso post sobre Gestão de documentos: como a tecnologia pode te ajudar a ter mais eficiência. 

Juliana Torquato

Juliana Torquato

Juliana Torquato é uma renomada autora com vasta expertise em tecnologia, finanças, crédito, cobrança, antifraude e gestão de negócios. Com uma carreira consolidada nesses campos, ela se destaca por oferecer análises relevantes, que fornecem insights valiosos para o universo corporativo.

Conteúdo Relacionado

Saiba tudo sobre diligência prévia de pessoa física
Antifraude

Quais informações analisar em diligência prévia de pessoa física

Saiba o que analisar na diligência prévia de pessoas físicas para mitigar riscos e garantir segurança nas transações comerciais.

por Marcos Favero
31/03/2025
Due Diligence imobiliária: Melhores Práticas
Antifraude

Due diligence imobiliária: conheça as melhores práticas

Garanta transações seguras com uma due diligence imobiliária eficaz. Evite riscos jurídicos e financeiros. Saiba como se proteger!

por Marcos Favero
30/03/2025
Fraude contra credores: como identificar e prevenir
Antifraude

Fraude contra credores: como identificar e prevenir prejuízos na sua empresa

Descubra o que é fraude contra credores, como identificá-la e dicas para prevenir prejuízos financeiros em sua empresa.

por Juliana Piccoli
21/01/2025
Guia Prático de Solução Antifraude para E-commerce
Antifraude

Antifraude para e-commerce: conheça as melhores práticas para reduzir fraudes

Descubra o papel crucial das soluções antifraude para e-commerce, como implementá-las e os benefícios que elas proporcionam.

por Juliana Piccoli
22/08/2024
image
  • Antifraude
  • Cadastro
  • Cobrança
  • Comunicação
  • Crédito
  • Institucional
  • Negócios
  • Vendas
Segurança da Informação

Assertiva Soluções © 2025

Nenhum Resultado
Ver Todos os Resultados
  • Categorias
    • Antifraude
    • Cadastro
    • Cobrança
    • Comunicação
    • Crédito
    • Negócios
    • Vendas
  • Soluções
  • Materiais Gratuitos

Assertiva Soluções © 2025