Mesmo com a digitalização de processos, otimização de etapas e incorporação do virtual, muitas empresas ainda dependem de documentos físicos para validar contratos. Nesse contexto, o uso da assinatura eletrônica tem-se mostrado cada vez mais um meio de firmar contratos mesmo à distância, e o melhor: de maneira segura, rápida e barata.
Diversos negócios digitalizaram etapas de suas cadeias de produção e não há motivo para também não fazê-lo em relação aos contratos. Ter uma assinatura eletrônica é uma oportunidade para tornar os processos da sua empresa mais ágeis, menos custosos e sem barreiras físicas.
Além de entender melhor como funciona a assinatura eletrônica, neste artigo você vai descobrir como dados coletados em pesquisas relevantes comprovam que esse mecanismo tecnológico vai poupar tempo e dinheiro para a sua empresa.
O que é assinatura eletrônica
Assinatura eletrônica é o nome dado aos mecanismos que possibilitam o acesso, o compartilhamento e a aprovação de informações, tudo digitalmente. É um termo geral, que abrange diversos tipos de tecnologias distintas, cada qual com um nível de segurança específico e uma inteligência diversa.
Os termos assinatura eletrônica e assinatura digital não coincidem. Assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica e tem como grande diferencial o uso da criptografia. Isso significa que, mesmo que adulterado o documento, o procedimento continua seguro, pois nesse caso a assinatura digital se tornará inválida.
Diante da segurança que as assinaturas digitais conferem, para a sua obtenção é necessário obter um Certificado Digital, emitido por uma Autoridade Certificadora.
Outros tipos de assinatura eletrônica são: biometria facial, usuário e senha, geolocalização, token, e-mail, entre outros. Ou seja, é considerada assinatura eletrônica todo tipo de assinatura que se utiliza do digital.
A assinatura eletrônica tem validade jurídica?
A resposta para essa questão é sim. A assinatura eletrônica deve ser encarada como uma aliada do seu negócio, que está atento à transformação digital, e é, sim, uma forma juridicamente reconhecida de dar aceite nos mais diversos tipos de contratos.
Documentos digitais podem ser assinados eletronicamente e isso tem validade jurídica. A grande questão é saber qual o nível de segurança que cada transação e organização exige para reconhecer a assinatura eletrônica.
Bancos podem ser mais rigorosos em relação aos parâmetros de segurança da assinatura digital, critérios esses que tendem a ser mais maleáveis por uma mídia social, por exemplo.
O fato é que, independentemente do nível de segurança, desde que observadas as exigências de cada empresa ou organização, a assinatura eletrônica tem plena validade jurídica.
A biometria facial, por exemplo, é uma tecnologia inteligente que mapeia as características da face de um usuário e funciona como uma espécie de impressão digital. Por meio dela, são identificados pontos nodais do rosto e é feita uma análise de compatibilidade entre duas imagens.
A biometria facial, aliada à assinatura eletrônica, tem o condão de confirmar que a pessoa é quem diz ser, registrar exatamente quando se deu o aceite (carimbo de tempo) e criar uma chave de criptografia comprovando a imutabilidade desses documentos, dando a garantia jurídica necessária.
O dono do sistema é quem define qual o grau de compatibilidade que deve ser alcançado para que o próximo passo seja tomado, que chega a 99%. É, portanto, um tipo de assinatura eletrônica extremamente confiável, assim, com total validade jurídica.
Como a assinatura digital reduz custos e tempo de fechamento de contratos?
Além da segurança atrelada ao uso de uma assinatura eletrônica, o que também vale para as assinaturas digitais, é evidente a economia de tempo e de dinheiro ao se investir nessa tecnologia.
A assinatura digital, que é aquela criptografada, significa a supressão da manutenção de arquivos físicos. Isso não só envolve o acúmulo de papéis, mas também os custos de manutenção e de colaboradores que organizem o local, despesas essas inexistentes quando tudo vai para o digital.
Esses são exemplos de custos invisíveis, que impactam diretamente no valor operacional do negócio e, consequentemente, na obtenção de lucros. Empresas despendem quantias significativas com armazenamento, logística de documentos e procedimentos em cartórios.
Estima-se que, em certos contratos, é possível obter mais de 80% de economia no custo de formalização, conforme dados do Relatórios da Electronic Signature & Records Association, quando se opta pela via digital em detrimento dos cartórios.
Ao migrar para soluções de assinatura eletrônica, conforme informações prestadas pelo relatório acima citado, empresas podem aumentar de 55% a 78,62% a economia das operações. Tudo isso por conta da supressão de gastos com material, envio, assinatura e administração.
Os números continuam a impressionar: essa tecnologia garante uma diminuição na média de 80% do tempo de resposta, os erros são evitados na proporção de 90% e a produtividade das empresas aumenta em 80%.
Não bastassem essas vantagens, com a assinatura digital os processos também são menos burocráticos, com a consequente redução de tempo no fechamento dos contratos. A demora no fechamento dos contratos geralmente se dá pela necessidade de várias autenticações e revisões, prolongando o processo por dias.
Uma pesquisa realizada pela Forrester Consulting, denominada “Total Economic Impact”, concluiu que sistemas de gestão do fluxo de assinaturas eletrônicas reduzem em até 96% o tempo do ciclo de um único documento físico. Isso significa uma redução de uma média de sete dias para somente duas horas!
A assinatura eletrônica é, definitivamente, a tecnologia que a sua empresa precisa ter para que galgue melhores resultados, com economia de tempo e de dinheiro.
Assinatura eletrônica, por biometria facial, melhora a eficiência e traz segurança ao seu negócio
Com tantas vantagens atreladas ao uso da assinatura eletrônica, não é de se espantar como a biometria facial é importante para deixar o seu negócio mais seguro e eficaz.
Além de dispensar acúmulo de documentos físicos e a demora atrelada aos processos cartorários, o reconhecimento facial é extremamente seguro e o seu nível de rigidez é determinável. Ou seja, quanto mais complexos os processos, maior o grau de compatibilidade que pode ser exigido.
Ao comparar a face com um banco de dados, é possível estabelecer um padrão que irá, ou não, liberar a continuidade do processo. Isso, além de agilizar o negócio, evita fraudes, gerando confiabilidade ao cliente e segurança à empresa.
Apostar na biometria facial é investir em um tipo de assinatura eletrônica que vai gerar resultados reais à sua empresa.
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