A grande maioria das escolas de ensino fundamental e médio, cursos profissionalizantes, faculdades e universidades ainda mantém o seu processo de entrega ou coleta de documentos e assinatura eletrônica de forma física.

No meio de desafios como a pandemia, mesmo que algumas escolas não tenham novos alunos, apenas o processo de assinar contratos de rematrícula já torna-se um grande desafio. Isso porque, além de levar muito tempo, a rematrícula dos estudantes exige um esforço considerável por parte da instituição de ensino, pois pode envolver todos os alunos da faculdade, escola ou curso. 

Por isso, migrar os seus contratos para o mundo digital é uma ótima oportunidade de ter processos mais ágeis, seguros e digitalizados. 

Neste texto, listamos alguns dos principais conceitos e vantagens em adotar a assinatura digital de contratos e matrículas na rotina da sua escola ou faculdade. Continue a leitura e confira!

Aceite eletrônico por e-mail

O aceite eletrônico por e-mail é uma das estratégias utilizadas para formalizar uma relação comercial. Ou seja, é um tipo de formalização que necessita de um “de acordo” para contratos de adesão ou um “aceite” para uma ordem de serviço. 

Apesar de ter algum peso jurídico, essa formalização ainda é passível de contestação.  

O que é uma assinatura eletrônica?

Assinatura eletrônica é um termo utilizado para definir todos os tipos de assinaturas de contrato realizadas por meios eletrônicos. Podemos definir essas assinaturas em dois grandes grupos. 

Quando utiliza como modo de autenticação um e-CPF ou um e-CNPJ, essa assinatura, em geral, é chamada de Assinatura Digital.

Mas também é possível utilizar como forma de validação legal outros fatores de autenticação e segurança, como:

  • Biometria facial
  • Usuário e senha
  • E-mail
  • Validação automática de documentos
  • Coleta de IPs
  • Geolocalização
  • Validação de telefone celular

Nesses casos, por convenção, acaba recebendo o nome genérico de Assinatura Eletrônica, e é assim que funciona o Assertiva Autentica. Esse tipo de assinatura é utilizado, inclusive, por bancos digitais e diversas instituições financeiras.

Além disso, essa assinatura eletrônica pode ser combinada a um fluxo de coleta e validação de documentos – que em alguns casos é manual e, em outros, automático, tornando muito mais ágil e seguro todo o processo de assinar o contrato de uma escola, universidade ou mesmo de cursos livres.

Níveis de segurança da assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica geralmente tem níveis de validação e segurança diferentes. Algumas contam apenas com uma espécie de aceite digital enviado para algum e-mail, enquando outras fazem uso de um carimbo de tempo e coletam alguns dados sobre quem assinou o contrato – como e-mail, IP, informações sobre navegador, Sistema Operacional, etc. 

Nos níveis mais avançados, como é o caso da assinatura eletrônica do Assertiva Autentica, é realizado também a coleta e validação de alguns documentos de identificação, com um score que indica a probabilidade da pessoa que está assinando ser ela mesma. Além disso, é realizada uma análise de prova de vida baseada em uma estratégia de liveness detection

A força e validade jurídica de um contrato é regida pela quantidade e tipos de evidências que indicam que as partes que assinaram são elas mesmas, que concordaram com os termos do contrato e que esse contrato não foi modificado após a referida assinatura.

Carimbo de tempo

Toda vez que um contrato é assinado, é extremamente importante que a data e a hora em que esse ato ocorreu seja registrada. No mundo físico esse tipo de problema é facilmente resolvido, pois ambas as partes têm acesso ao contrato prévio. Além disso, para uma maior segurança é possível recorrer a um registro em cartório. Mas no mundo digital o desafio é um pouco maior.

Para resolver isso foi criado o carimbo de tempo, que é um documento emitido por uma Autoridade Certificadora de Tempo – ACT. Esse carimbo é utilizado para garantir que as informações contidas no contrato já estavam daquela mesma forma quando ele foi assinado. 

Isso é uma garantia importante de que o contrato não sofreu alteração após a assinatura das partes. 

Onboarding Digital

O onboarding digital é uma forma de construir de forma eletrônica – e com pouco contato humano – todo o processo de entrada de um novo aluno na sua instituição de ensino. Essa expressão é muito utilizada por bancos e é uma estratégia para digitalizar o processo de entrada do cliente. 

Isso tem grande impacto na diminuição ou eliminação do trabalho manual de entrada dos clientes, uma vez que:

  • Padroniza os processos;
  • Reduz erros e falhas humanas;
  • Permite a digitalização e transformação ágil da empresa.

Nesse sentido, o processo de onboarding digital envolve fases como:

  1. Coleta dos dados e documentos;
  2. Comunicação para aceitar ou pedir documentos adicionais;
  3. Validação das informações apresentadas;
  4. Assinatura eletrônica dos contratos envolvidos.

Conheça o Assertiva Autentica!

O Assertiva Autentica é uma ferramenta de construção de jornadas digitais e biometria facial utilizada para validar a identidade de pessoas, formalizar propostas e evitar fraudes. 

Se a sua escola, faculdade ou mesmo curso livre tem problemas com clientes que não reconhecem contratos, fraudes documentais ou outros tipos de contenciosos, o Assertiva Autentica pode ser uma ótima solução para os seus desafios! 

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