Carta de cobrança escolar: aprenda como fazer e veja modelos para uma cobrança eficaz e profissional

Empreender tem como parte importante do processo lidar com a inadimplência, e quem resolveu abrir uma escola não foge à regra. Cedo ou tarde — esperamos que tarde — o gestor vai ter que lançar mão de uma carta de cobrança escolar.

Vamos entender um pouco mais sobre esse assunto? A seguir veremos uma série de dicas para uma carta de cobrança escolar eficaz, nas quais abordaremos diversos detalhes essenciais que não podem ficar de fora nesse tipo de processo. Também traremos um valioso passo a passo para redigir uma carta de cobrança escolar!

Mas o que é uma carta de cobrança escolar?

A carta de cobrança escolar é um instrumento de cobrança amigável para pais, alunos ou responsáveis financeiros que estão inadimplentes, sem relação com processos judiciais e com um direcionamento focado na resolução do problema de maneira a manter o bom relacionamento entre as partes. 

No âmbito de uma instituição de ensino, uma carta de cobrança escolar é um modo de tentar mitigar possíveis problemas referentes à inadimplência escolar, tanto no âmbito financeiro quanto para o próprio aluno, que pode ter seu aprendizado prejudicado caso precise deixar a escola.

Por que usar uma carta de cobrança escolar?

Empresas de grande porte que trabalham com pagamento recorrente (assinaturas, por exemplo) são experts em cobrança – afinal, diante da quantidade de clientes que precisa pagar todo mês, fatalmente uma boa parte deles acaba atrasando ou não pagamento, por simples amostragem.

No caso de escolas, a situação é a mesma, mas em uma escala um pouco menor. A quantidade de clientes — pais de alunos — é bem menor, e a própria estrutura financeira de uma instituição de ensino tende a ser mais enxuta. 

Diante desse cenário, emerge uma questão que não aparece nos outros tipos de empresas: a importância do relacionamento próximo entre instituição e família. E esse é um assunto que deve sempre pautar as melhores estratégias de comunicação na carta de cobrança para escolas.

Muitos são os motivos que provocam o atraso e o não pagamento das mensalidades escolares. No âmbito familiar, pode ser que os pais ou responsáveis estejam passando por uma situação financeira anormal. Apesar disso, uma instituição de ensino precisa manter suas finanças em bom grau de estabilidade, pois os gastos são enormes!

Afinal, como fazer para cobrar mensalidade escolar em atraso? As estratégias são muitas: passam por simples notificações, contatos telefônicos, por e-mail e até mesmo por WhatsApp. Mas e quando nada disso funciona?

Então é mesmo hora de utilizar uma carta de cobrança escolar!

Agora que já entendemos por que e quando devemos usar esse tipo de instrumento, vamos a partir de agora buscar as melhores maneiras de como abordar a inadimplência na carta de cobrança escolar.

Elementos essenciais da carta de cobrança escolar

Afinal, como escrever uma carta de cobrança escolar? Que elementos são necessários na composição desse instrumento?

A estrutura básica de uma boa carta de cobrança escolar tem alguns elementos essenciais, como identificação da instituição, cabeçalho, informações do aluno e débitos pendentes. 

Confira algumas orientações gerais sobre cada um dos elementos:

• Identificação da instituição: informações geralmente contempladas em um papel timbrado. Aqui vão nome, endereço, telefone, e-mail e CNPJ da escola.
• Cabeçalho: local, data e assunto do documento. Aqui também cabem informações complementares, como nome e contato do responsável pelo setor financeiro ou de cobranças.
• Informações do aluno: dados completos do aluno, bem como de seu responsável financeiro (nome, CPF e endereço).
• Débitos pendentes: descrição detalhada das mensalidades atrasadas, como valor, mês de referência e data de vencimento.

Vale ressaltar que a etiqueta e uma comunicação educada em uma carta de cobrança escolar, sem termos ofensivos e agressivos, são também elementos fundamentais e fazem parte do escopo de uma carta de cobrança humanizada.

Prazos e detalhes importantes em uma carta de cobrança escolar

Outro elemento importante que deve constar em uma carta de cobrança escolar é estabelecer prazos para o pagamento dos débitos. Trata-se de uma informação que também deve constar na carta de cobrança escolar.

Estabelecer prazos e deixá-los registrados no documento de cobrança torna o processo confiável e preciso, uma vez que deixa claro os termos que devem ser cumpridos e reserva um tempo útil para as partes poderem, eventualmente, conversar e negociar.

Além disso, estabelecer prazos faz com que a comunicação seja assertiva e inibe que qualquer das partes atue com negligência por não ter uma data específica de vencimento dos débitos. Em suma, o prazo é a proteção tanto para a escola quanto para os responsáveis financeiros do aluno.

Proteção essa que passa também pela necessidade de revisão e conferência de todos os dados e detalhes da carta, como valores devidos, possíveis correções, datas e formas de pagamento. Tudo relativo ao financeiro deve estar devidamente “mastigado”.

Qual a lei que protege o aluno inadimplente?

Da mesma maneira que a lei fornece instrumentos de cobrança e processo para clientes inadimplentes, garante também que nenhum aluno seja prejudicado enquanto estiver matriculado na instituição.

Em outras palavras, nenhum aluno pode ter restritos os seus direitos acadêmicos pela instituição de ensino diante da alegação de inadimplência. Tais direitos incluem a realização de provas, retirada de documentos escolares (incluindo diplomas), e todos os que figuram no âmbito pedagógico.

Vale lembrar que, ao mesmo tempo, se comprovadamente inadimplente, a instituição pode impedir que o aluno faça a renovação de sua matrícula para continuar o curso.

Para saber mais, recomendamos a leitura deste artigo, publicado no site do Ministério da Educação, que fala sobre a Lei nº 9.870, de 23 de dezembro de 1999.

Ainda no âmbito da legalidade, é altamente recomendado que a instituição de ensino cuide muito bem de seus documentos e assinaturas eletrônicas (ou via papel, caso ainda utilizem) para evidenciar toda a jornada do aluno na instituição. 

Ações de acompanhamento: orientações gerais

Uma vez enviada a carta de cobrança para os responsáveis financeiros do aluno, surge a necessidade de acompanhamento desse processo. A primeira coisa a ser feita é a confirmação do recebimento, que pode ser consolidada por meio de simples assinatura.

Depois, é preciso acompanhar o desenrolar da situação. Isso pode ser feito por meio de prazos estabelecidos, por exemplo, em uma régua de cobrança e também a partir de outras técnicas de negociação e cobrança possíveis de serem colocadas em prática.

Dentre as ações mais comuns, estão contatos telefônicos, envio de e-mails e de lembretes de pagamento, e até mesmo o agendamento de reuniões entre a escola e os responsáveis financeiros do aluno. Todo esse processo pode ser automatizado e racionalizado por meio de uma boa plataforma automatizada de cobrança.

Modelos de carta de cobrança escolar

Para ajudar você a implantar essa ferramenta, trouxemos abaixo alguns exemplos de carta de cobrança para mensalidades escolares. 

Optamos aqui pelas ocorrências mais comuns, que são as de mensalidade atrasada e as de mensalidades vencidas há mais de 30 dias. Sinta-se livre para fazer as alterações que precisar, conforme as necessidades da instituição.

Carta de cobrança de mensalidade atrasada

Carta de cobrança escolar para vencimento acima de 30 dias

Conclusão

Uma carta de cobrança é um instrumento comum em praticamente todos os tipos de empresa, mas em escolas a situação fica um pouco diferente. É preciso, como vimos, seguir certas orientações específicas tanto de comunicação com as partes inadimplentes quanto de legislação.
Em paralelo a isso, como sempre, planejamento é necessário.

Por isso, recomendamos a você que baixe a nossa planilha de Gestão de Pagamentos e Cobrança, que vai ajudar muito na organização desse processo.