Inadimplência escolar: como negociar e recuperar as mensalidades vencidas?

Confira dicas para diminuir a inadimplência escolar
Negociar com os pais e recuperar mensalidades vencidas é essencial para diminuir a inadimplência escolar

As escolas particulares, como qualquer outro modelo de negócio, precisam manter suas finanças sob controle e gerar resultado para os sócios e acionistas. Seu principal produto, o ensino, está diretamente ligado à qualidade de vida e ao bem-estar familiar. É por isso que a inadimplência escolar é extremamente delicada, mas precisa ser combatida.

Afinal, como manter uma estrutura naturalmente onerosa, contratar bons profissionais e oferecer uma educação de qualidade quando há desequilíbrio no caixa? 

Por outro lado, como cobrar pais inadimplentes sem comprometer a imagem da escola ou ferir a lei de inadimplência escolar? 

Cautela, estratégias e relacionamento são algumas posturas fundamentais a serem adotadas, ainda mais em um momento de crise e instabilidade. 

Neste artigo veremos como recuperar as mensalidades em atraso. Confira tudo o que você precisa saber sobre o assunto, incluindo dicas e ferramentas para otimizar seus recebimentos e prevenir a inadimplência.

O que gera a inadimplência da mensalidade escolar?

Crises repentinas, redução do poder econômico, questões familiares pontuais, descontrole financeiro e o próprio esquecimento. Esses são os motivos mais comuns de atraso das parcelas escolares. 

Alguns gestores, cansados do crescimento do índice, afirmam até que o problema da inadimplência escolar é uma questão cultural, de uma sociedade que não valoriza seus profissionais de ensino.

Polêmicas à parte, o indicador de inadimplência escolar deu um salto considerável após a pandemia do Covid-19. 

Uma pesquisa realizada em maio de 2020 pela Explora Pesquisas, Métricas e Inferências Educacionais — a pedido da União pelas Escolas Particulares — aponta que 50% das escolas particulares tiveram redução na receita. 

Houve também uma variação de 9% para 21% no percentual de inadimplentes. O estudo classificou o momento como um “colapso econômico” das escolas particulares, citando inclusive que 95% das instituições avaliadas sofreram com os cancelamentos das matrículas.

Números tão significativos mostram esse como um obstáculo que precisa ser tratado com cuidado. 

Mesmo prejudicada, a escola precisa acolher os dilemas dessas famílias e contribuir no que for possível para uma resolução amigável. 

Situações emergenciais como a que vivenciamos tendem a ser transitórias e não podem ser um empecilho para uma nova matrícula do aluno, após uma melhora da capacidade financeira dos pais ou responsáveis. 

Além disso, é fundamental que as medidas tomadas estejam em conformidade com a legislação.

O que diz a lei sobre a inadimplência escolar?

A relação entre instituição de ensino, alunos e responsáveis está assegurada pelo Código Civil Brasileiro e o Código de Defesa do Consumidor

Assim como acontece na área da saúde, os inadimplentes da educação têm uma série de direitos garantidos. Cabe às escolas o contorcionismo de recuperar os débitos sem infringir esses direitos.

A Lei No 9.870, de 23 de novembro de 1999 é a principal seguradora dos estudantes, uma vez que proíbe a suspensão de provas escolares, retenção de documentos e de outras sanções de espécie acadêmica. Inclusive, não é permitido o cancelamento da matrícula durante o período letivo.

O estabelecimento escolar tem a garantia de entrar com medidas administrativas e judiciais 90 dias após o atraso da mensalidade, desde que os procedimentos atendam às legislações vigentes — incluindo o Código Civil — e não gerem constrangimento ao consumidor.

É proibida a cobrança de mensalidades antecipadas ou de ações que impossibilitem a transferência do aluno para outra escola, negando a emissão de histórico escolar, boletim ou outros documentos. 

O estudante também não pode ser impedido de assistir às aulas, ainda que seus pais tenham pago somente a matrícula.

Resta então à escola cobrar a dívida e negativar o nome do responsável financeiro do estudante nos serviços de proteção ao crédito, se for o caso. 

Cabe lembrar que a escola precisa notificar a pessoa, por escrito, e não constranger os estudantes ou responsáveis no período.

Ficou alguma dúvida sobre os regimentos legais sobre a inadimplência escolar? Confira então o nosso resumão:

Infográfico mostra o que não se deve fazer para reduzir a inadimplência escolar
É importante se atentar a atitudes que não são efetivas — e que não se deve fazer — para reduzir a inadimplência escolar

Qual a melhor maneira de abordar pais ou responsáveis inadimplentes

O que resta à escola então é recuperar as mensalidades vencidas. Então, como fazer isso com excelência, mantendo o bom relacionamento com pais e alunos? Confira nos tópicos a seguir:

Segmente os devedores por perfil

Como já mencionamos, há quem atrase a mensalidade por esquecimento ou por dificuldades momentâneas. 

Existem também outros tipos de devedores, como o crônico, que simplesmente não consegue gerenciar as finanças, e o mau pagador, aquele que realmente não tem intenção de honrar a dívida.

Pessoas diferentes necessitam de abordagens diferentes. Por isso, separe os inadimplentes por valor da dívida, número de mensalidades ou motivos de atraso. 

Assim você tem maior controle da situação e pode investir nas cobranças com maior chance de recuperação. 

Priorize o diálogo

Sabemos que a legislação proíbe ações mais severas no caso de pais e alunos inadimplentes. No entanto, a conversa e a negociação ainda são as melhores saídas em relação às cobranças judiciais. 

Em casos extremos, a escola ainda pode optar pela conciliação extrajudicial à distância, uma forma de garantir o recebimento respeitando as medidas de saúde e o distanciamento.

Demonstre interesse pelo bem-estar da família

É importante criar vínculo com os alunos e suas famílias. No caso do estudante, essa construção é natural. Já para os cuidadores, ela deve ser estabelecida por meio de uma boa estratégia de comunicação.

Mantenha diferentes canais para o atendimento de estudantes e seus responsáveis, como e-mail, WhatsApp e aplicativos de mensagens. 

Procure, também, ligar para os pais em caso de 2 ou mais atrasos, ouvindo suas necessidades e demonstrando solidariedade.

Ressalte o bom trabalho da escola

Quando algo se torna prioridade, dificilmente é esquecido ou deixado como segundo plano. Então, é importante os pais e responsáveis perceberem o quanto a escola agrega valor à vida do estudante, bem como a qualidade do ensino oferecido. 

Aproveite para também reforçar as consequências da inadimplência escolar, como a impossibilidade de renovar a matrícula no próximo ano, por exemplo.

Como reduzir a inadimplência na sua escola?

Já sabe o que falar? Confira, então, as melhores ações e táticas para reduzir a inadimplência das mensalidades escolares e não comprometer as atividades e finanças do colégio.

Defina regras para pagamento 

Toda matrícula deve ser fechada com a assinatura de um contrato de prestação de serviços

No documento, devem estar informados os valores relativos a todo o ano letivo, prazos e formas de pagamento. 

Estabeleça também as normas em caso de atraso, os juros e as multas que serão cobrados.

Tenha uma equipe de cobrança especializada

Um ponto a ser melhorado nas escolas de pequeno e médio porte é a contratação de bons profissionais para a gestão financeira e administrativa. 

É comum o investimento em professores capacitados — natural, pois são o coração do negócio —, no entanto, outras áreas podem não receber o mesmo suporte. 

No caso dos agentes de cobrança, é necessário investir não somente na contratação como também no treinamento

Os agentes de cobrança precisam conhecer a legislação e conduzir as negociações mantendo a ética, a cordialidade e os valores da instituição. 

Evite também que a cobrança seja realizada pela pessoa que cuida dos assuntos acadêmicos do estudante. 

É comum a criação de vínculo com esses profissionais e uma ação de cobrança, ainda que amigável, pode rompê-lo.

Diversifique as formas de pagamento

O boleto bancário é o método para pagamento de mensalidades mais comum e aceito, mas não é o único. 

Ofereça a possibilidade de pagamento por cartão de crédito ou mesmo por PIX, agilizando a rotina do cliente e o recebimento do valor. 

Algumas soluções oferecem inclusive a possibilidade de pagamento por recorrência, garantindo a entrada da receita sem comprometer o limite do cartão de crédito do pai, mãe ou responsável financeiro.

Automatize a cobrança

Evite os casos de esquecimento ou as alegações de que o boleto não chegou a tempo e  inclua a possibilidade do responsável gerar o boleto diretamente no portal da escola, além de enviá-lo por e-mail e link no SMS. 

Aproveite e envie lembretes automáticos sobre o vencimento e o atraso da mensalidade.

Ofereça descontos

Conceder desconto para pagamento até a data de vencimento é uma forma de recompensar os bons pagadores e estimular o hábito em toda a carteira de estudantes. 

A ação não deve ser encarada como uma redução de receita e sim como um pedágio para garantir o fluxo da caixa. 

No final, essa diferença no montante será menor que os gastos decorrentes da inadimplência.

Quais ferramentas podem ser usadas?

A tecnologia é a grande aliada dos setores de crédito e cobrança para diminuir a inadimplência escolar.

Recursos de comunicação e inteligência de dados colaboram para a organização da gestão escolar, recuperação das mensalidades e relacionamento com cuidadores e alunos. Entenda como essas ferramentas ajudam a sua instituição.

Sistemas de gestão escolar

Toda empresa precisa manter a organização e disciplina nas rotinas financeiras, contábeis e administrativas. 

Sem um software de gestão, essa tarefa fica bem mais demorada e complexa, além de ser suscetível a erros.

O legal de contar com um sistema especializado é o gerenciamento adaptado ao modelo de negócio escolar. 

Muitos fazem a gestão acadêmica, administrativa e financeira em uma mesma plataforma, contendo módulos de cobrança, agenda escolar e gestão de relacionamento. 

Régua de cobrança

A régua de cobrança é a ferramenta que coloca os eventos de um ciclo de venda em ordem cronológica, disparando mensagens e ações conforme a posição do cliente em cada etapa.

No caso das escolas, pode ser programada para enviar SMS com lembrete de vencimento, e-mails de cobrança ou alertar os agentes sobre o dia ideal para efetuar uma ligação ou enviar a carta de inadimplência escolar.

Análise de crédito

Ainda que não seja o momento para dispensar novas matrículas, realizar uma consulta de crédito do responsável financeiro pode ajudar a escola a mensurar a capacidade de pagamento das mensalidades, validar os dados e documentos fornecidos e combater alguns golpes.

Se possível, estruture uma análise mais detalhada e adote uma política de crédito para o negócio. Além de oferecer uma visão ampliada sobre os riscos do negócio, a medida ajuda na prevenção da inadimplência e dos gastos demasiados com as cobranças.

Automação de mensagens 

Envie mensagens de cobrança e avisos de vencimento com alguns cliques, utilizando disparadores de SMS e e-mail marketing. Essas ferramentas possibilitam o envio de comunicações para milhares de contatos simultaneamente e com custo verdadeiramente acessível.

Sugira o seguro escolar

As corretoras de seguros oferecem diversos produtos além dos conhecidos seguros de vida e de veículos. 

Um deles é o seguro escolar, que honra o pagamento do contrato de mensalidades em caso de morte, invalidez ou outras fatalidades. 

Considere manter uma parceria com uma dessas empresas, oferecendo o serviço no ato da matrícula.

Assinatura digital de contratos

Sua escola ainda assina contratos manualmente? A assinatura digital permite o fechamento de matrículas e negociação de acordos online, sem a necessidade presencial dos responsáveis e do diretor do colégio. 

A ferramenta, além de promover o distanciamento social e o bem-estar das famílias, reduz o constrangimento de aguardar o gestor financeiro na secretaria da escola, ou ser visto pelos demais pais e colegas. 

Utilizar a tecnologia de assinatura em contrato digitais facilita a organização desses documentos e também reduz custos com impressão e armazenamento de documentos.

Conter a inadimplência escolar é um direito da instituição de ensino, no entanto, a ação não pode ferir os direitos do consumidor, nem a educação do estudante. 

Conferimos aqui algumas formas para lidar com o problema sem infringir a lei ou comprometer o nível de ensino. 

Considere-as na hora de elaborar seu planejamento estratégico e tenha em mente: negociar é sempre mais rápido e simples do que receber a dívida judicialmente.

Quer reduzir as mensalidades em atraso? Invista na consulta de crédito!

Minimizar a inadimplência na escola particular requer, assim como em outros nichos, o trabalho de consulta e análise de crédito. 

É por isso que convidamos você a conhecer um pouco mais sobre o Crédito Mix, nossa solução para validação cadastral e análise da capacidade de pagamento de pessoas físicas e jurídicas. 

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