Cobrar exige cuidados para garantir o recebimento sem estremecer a relação com o consumidor. O setor deve se pautar no planejamento estratégico e em políticas bem estruturadas para reduzir a inadimplência. Evitar que os clientes atrasem o pagamento, contudo, é sempre a melhor forma de domá-la.
A ideia pode parecer óbvia, mas nada fácil. Os motivos que levam uma pessoa a não honrar suas dívidas são diversos e precisam ser tratados de maneiras distintas. Disso dependerão as finanças do negócio e o potencial de vender para ele no futuro.
Quer descobrir as vantagens e o caminho para evitar que os clientes atrasem o pagamento? Acompanhe nosso texto e descubra!
Como a inadimplência pode ser ruim para o fluxo de caixa?
As vendas a prazo são um grande incremento para os resultados. É também uma forma de atingir outros públicos e ampliar o alcance dos produtos e serviços da empresa.
Isso quando bem gerenciada e com recebimentos na data certa. Em muitos modelos de negócio, o atraso de um único título pode comprometer a rotina de pagamentos do dia inteiro, até mesmo da semana. Nesse caso, a empresa tende a se tornar também uma inadimplente.
Outro desdobramento frequente é a contratação de empréstimos para cobrir o capital de giro por certo período. Além de trazer custos extras com juros e taxas bancárias, a incerteza do recebimento compromete a quitação do financiamento e o pagamento de outros fornecedores. A inadimplência coloca em risco o andamento do negócio.
Quem trabalha com vendas pulverizadas pode sofrer tanto ou ainda mais com o problema, pois costumam ter um percentual maior de atrasos. O trabalho preventivo é fundamental para conter o problema e manter o fluxo de caixa equilibrado.
Como incentivar os clientes a pagar em dia?
Incentivar os clientes a pagarem suas contas em dia pode parecer um desafio, mas existem várias táticas que podem ser adotadas para tornar isso mais fácil.
Ofereça descontos
- Um desconto para pagamentos antecipados pode ser uma excelente motivação. Clientes adoram economizar e essa pode ser uma forma eficaz de garantir que eles paguem antes do prazo.
Estabeleça prazos claros
- Comunicação é chave. Deixe claro os prazos de pagamento desde o início, para que não haja surpresas ou mal-entendidos.
Envie lembretes
- Lembretes amigáveis, enviados por e-mail ou SMS, podem ajudar os clientes a não esquecerem dos prazos de pagamento. Um simples aviso pode fazer toda a diferença.
Facilite o pagamento
- Ofereça múltiplas opções de pagamento, como cartão de crédito, débito automático e boleto bancário. Quanto mais fácil for pagar, menos chance de atrasos.
Recompense a pontualidade
- Crie um programa de fidelidade que recompense os clientes que pagam em dia. Pode ser um desconto em compras futuras ou pontos que podem ser trocados por produtos.
Quais as 7 dicas para evitar que os clientes atrasem o pagamento?
Veja a seguir os processos mais utilizados para diminuir seu percentual de atrasos. Utilize-as para garantir a entrada das receitas nas datas que você mais precisa.
1. Defina boas políticas para o crédito e a cobrança
Não é exagero afirmar que muitos atrasos podem ser evitados ainda na liberação do crédito. Para tal é fundamental que o setor defina bem as regras para concessão de limites, bem como os documentos e dados que serão coletados para a validação do processo.
Essas medidas são essenciais para combater fraudes, definir corretamente o perfil do cliente e reduzir as vendas para maus pagadores. Além disso, as informações do crédito alimentarão também algumas rotinas da política de cobrança.
2. Realize a cobrança preventiva
Essa é uma abordagem comum no mercado. Visa prevenir os atrasos por esquecimento, desorganização ou outras razões facilmente evitáveis. Diferente da prática antiga de realizar ligações de sondagem, a tendência é o envio de mensagens informativas avisando sobre o vencimento eminente.
Você pode disparar o texto com 3 dias de antecedência ou mesmo na véspera do vencimento. Se possível, anexe o boleto ou um link para acessá-lo. Com essa facilitação o consumidor pode conferir o valor, agendar o pagamento ou já entrar em contato com a empresa para negociar a dívida.
A pré cobrança também facilita a reorganização do fluxo financeiro, reduz os gastos com chamadas ou direciona o agente para outras ações de cobrança.
3. Automatize a cobrança
Sem o apoio da tecnologia o trabalho preventivo é comprometido, pois sua equipe já tem outras demandas para dar conta. Seus agentes devem focar em estratégias de cobrança e de recuperação das dívidas, deixando algumas rotinas ao encargo dos envios automáticos.
Imagine dispor de cinco colaboradores para verificar manualmente o vencimento de cada fatura e para elaborar uma planilha para organizar o início dos contatos. É provável que muitos títulos vençam e que ocorram erros antes dessa conclusão.
Isso sem contar as possíveis ligações para os clientes que já pagaram e outros constrangimentos. Quanto maior o apoio tecnológico, menores serão essas ocorrências.
4. Instaure a regra de cobrança
Parte das medidas de automação é a criação da régua de cobrança do negócio. A ferramenta gerencia os títulos a receber e atrasados e dispara ações conforme o ponto da jornada do cliente.
Em outras palavras, o sistema coleta dados do financeiro e dos clientes e organiza um fluxo de ações de cobrança pré-programadas. Você atinge o cliente em diferentes etapas da cobrança de forma fácil, ágil e por diversos canais.
Sabe aquelas mensagens de aviso de cobrança que mencionamos há pouco? Elas também podem ser cadastradas na régua de cobrança e reduzem bastante a demanda dos seus operadores.
5. Tenha um bom gerenciador financeiro
Tecnologia no crédito, na cobrança e também nas finanças. Ter um bom ERP ou sistema financeiro facilita o gerenciamento e o controle dos recebidos, faturas em atraso e contas a receber.
Muitos softwares permitem a integração com softwares de CRM e com a régua de cobrança. Facilitam também a geração de métricas sobre as vendas e os atrasos, bem como outras informações para alimentar o negócio.
6. Mantenha os dados em ordem
Por falar em informações, elas são um recurso valioso para a empresa entender a si mesma e aos seus clientes. Também serão fundamentais na hora de acionar o cliente em uma cobrança preventiva ou efetiva.
Dados cadastrais desatualizados e números de contato incorretos dificultam a localização, retardam suas ações de cobrança e roubam tempo útil dos seus operadores de cobrança.
Sistemas de enriquecimento varrem a base em busca de inconsistências e erros, alimentando-a com informações mais atualizadas das fontes de dados dos serviços de proteção ao crédito.
7. Chame o comercial à responsabilidade
O departamento comercial é acionado geralmente como último recurso da régua de cobrança, quando as demais tentativas de receber o pagamento não surtem efeito. Fazemos assim para evitar que o relacionamento com o cliente esfrie e prejudique as próximas compras.
Contudo, o vendedor é alguém próximo e de confiança do consumidor. Seu trabalho pode se estender além da tiragem dos pedidos, informando com atenção as condições da venda, processos para liberação do crédito e recebimento. Ele deve se apresentar como um aliado e facilitador na vida do cliente, inclusive na etapa do pagamento.
O que evitar na hora da cobrança?
Infelizmente aconteceu e o cliente não liquidou a dívida no prazo. Chega o momento de realizar os próximos acionamentos da régua de cobrança e garantir a entrada da receita o mais breve possível. O que fazer, ou melhor, o que não fazer para garantir que isso aconteça?
Até aqui você já viu como estruturar corretamente o departamento e evitar que seus clientes atrasem o pagamento. Conheça agora os principais erros cometidos no processo de cobrança e veja o que não fazer:
- não encarar a cobrança como prioridade: o acúmulo de funções nas mãos de uma única pessoa resulta em um profissional esgotado e tarefas pela metade. Tenha uma equipe 100% focada na cobrança;
- agentes diferentes cobrando a mesma pessoa: podem passar informações desencontradas e a ideia de desorganização. O ideal é que um único agente trate com o cliente desde o primeiro contato;
- agir com rispidez ou descaso: lembramos sempre aqui na Assertiva que antes da palavra inadimplente existe um cliente. Modere o tom de voz e a linguagem para não perdê-lo;
- não informar as consequências do atraso: a conversa com o cliente deve ser cordial, mas também clara e objetiva. Ao informar os desdobramentos do atraso muitos se motivarão a corrigir o problema.
A aplicação de boas técnicas de cobrança evita que seus clientes atrasem o pagamento. Não existe zero absoluto em inadimplência, pois ela é motivada também por fatores econômicos e comportamentais. A organização do setor, porém, educa o cliente sobre a necessidade de pagar na data e pode conter reincidências de atraso.
Em resumo, evitar que os clientes atrasem o pagamento requer pequenas mudanças na rotina da cobrança. Melhorando os fluxos de processo, a comunicação com o consumidor e o suporte tecnológico você perceberá melhoras nos índices de inadimplência e nos recebimentos. Esperamos que nossas dicas facilitem essa conquista.
Como a comunicação pode ajudar a evitar atrasos de pagamento?
Uma comunicação eficaz é fundamental para evitar atrasos nos pagamentos.
Estabeleça um canal aberto de comunicação com seus clientes. Isso permite que você envie lembretes de pagamento e esclareça dúvidas rapidamente, evitando mal-entendidos.
Seja proativo. Não espere até que o pagamento esteja atrasado para entrar em contato. Lembretes amigáveis e informativos, enviados alguns dias antes da data de vencimento, podem ser muito úteis.
Eduque seus clientes sobre as políticas de pagamento. Explique claramente como e quando os pagamentos devem ser feitos, e quais são as consequências dos atrasos. Informação clara evita surpresas desagradáveis.
Personalize a comunicação. Use o nome do cliente e personalize as mensagens para torná-las mais eficazes. Isso mostra que você se importa e está atento às suas necessidades.
Por fim, use a tecnologia a seu favor. Ferramentas automatizadas de envio de lembretes podem garantir que nenhum pagamento seja esquecido, sem sobrecarregar sua equipe.
Como a análise de crédito pode ajudar a prever e evitar atrasos de pagamento?
A análise de crédito é uma ferramenta poderosa para prever e evitar atrasos nos pagamentos.
Ela avalia o histórico financeiro do cliente, permitindo que você tome decisões informadas sobre a concessão de crédito. Conhecer a pontualidade e a capacidade de pagamento do cliente é crucial.
Segmente seus clientes. Baseado na análise de crédito, você pode segmentar seus clientes em diferentes categorias de risco. Isso permite oferecer condições de pagamento ajustadas ao perfil de cada um.
Monitore continuamente. A análise de crédito não deve ser um evento único. Acompanhe regularmente o comportamento de pagamento dos clientes para identificar possíveis mudanças e agir rapidamente.
Implemente políticas de crédito. Baseadas nas informações obtidas, crie políticas que definam limites de crédito e condições de pagamento. Isso ajuda a proteger sua empresa contra riscos financeiros.
Finalmente, eduque seus clientes sobre a importância do crédito. Explique como manter um bom histórico de crédito pode beneficiá-los a longo prazo, incentivando comportamentos financeiros saudáveis.
Quer ampliar a eficiência e reduzir os custos da cobrança?
