Não podemos ignorar a intensa revolução tecnológica vivida nos últimos anos, com a digitalização de muitos processos rotineiros. Nesse contexto, o surgimento do documento digital é uma realidade que, apesar de tantos avanços, ainda traz insegurança a muitas empresas e pessoas.
Ainda apegados às formalidades que envolvem a assinatura e a posse de um documento físico, muitos indivíduos têm uma dificuldade maior em confiar nos documentos digitais. Afinal, trata-se de uma grande quebra de paradigmas e de procedimentos, tudo em um período de tempo tão curto.
Apesar disso, é essencial entender como essa tecnologia funciona, quais as vantagens e a validade do documento digital, afinal, essa é uma tendência que veio para ficar. E a sua empresa precisa sempre estar atenta às mudanças do mercado.
Qual a diferença entre o documento digital, o impresso e o digitalizado?
O documento impresso é aquele que a maioria das pessoas conhece: em via física, geralmente papel, com a assinatura também física das partes.
O documento digital, por outro lado, é gerado completamente pela via virtual. Isso significa que foi gerado em uma realidade digital e a assinatura também se deu por meio virtual, comumente mediante assinatura digital.
Apesar de ser comum a confusão entre documento digital e digitalizado, o documento digitalizado é como um meio termo entre o digital e o físico. Isso quer dizer que se trata de um documento físico (impresso) que passou por um processo de digitalização e, a partir de então, é um arquivo digital.
Quais as vantagens que o documento digital pode trazer à empresa?
Feitas as diferenciações sobre os termos, uma questão relevante que remanesce é: afinal, é vantajoso se valer de um documento digital? A resposta é sim.
O documento digital, assim como o impresso, confere segurança jurídica e, ao mesmo tempo, outros benefícios que a via física nem sempre é capaz de dar.
Com o documento digital, empresas atuam em favor da sustentabilidade, afinal, é inegável a economia de recursos físicos e naturais para a produção e a manutenção de papel.
Além do aspecto ecológico, o uso do documento digital propicia ao seu negócio:
- praticidade e economia: é inegável que a busca por um documento digital é mais simples que aquela de um físico. São dispensadas as inúmeras pastas e arquivos gigantes caso exista um banco de dados digital com a ferramenta de busca: basta colocar o nome do arquivo e ele estará ali, em segundos, diante de você. Além da praticidade, as empresas que apostam no documento digital economizam com o armazenamento, arquivamento, impressão e manutenção dos documentos físicos;
- desburocratização: não existem limites geográficos que impeçam a agilidade na elaboração de documentos digitais. Além disso, e principalmente com a assinatura digital, não é necessária a observância de procedimentos que envolvam órgãos oficiais, como cartórios de registro.
- diminuição de riscos: com os arquivos digitais, desaparecem as preocupações relacionadas à perda, ao extravio e à destruição dos documentos físicos;
- facilidade nos processos: a sua empresa estará livre de gastar dinheiro e tempo no desenvolvimento e na execução de planos de localização dos arquivos impressos.
Qual a validade jurídica de um documento digital?
Mesmo com tantas vantagens do documento digital, é bem possível que você esteja se perguntando: mas isso é seguro para a minha empresa?
Não existem dúvidas de que o documento digital tem validade jurídica. A Medida Provisória 2.200-2/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Pública Brasileiras, a partir do que se pôde afirmar que os documentos digitais são válidos juridicamente.
Desde então, a legislação brasileira tem se atentado a essa realidade, com a criação de dispositivos legais que regulamentam a questão. Por exemplo, o Código Civil reconhece o uso de documentos eletrônicos como meio de prova, o que também é permitido pelo Código de Processo Civil.
Não é à toa que, entre março e agosto de 2020, aumentou em 20 vezes o número de assinaturas de contratos digitais. Certamente, o contexto pandêmico favoreceu esse cenário; contudo, isso só foi possível pela existência de regulamentação do documento digital.
Para isso, contudo, fique atento: é necessário o uso da tecnologia para confirmar a veracidade da assinatura das partes. A credibilidade jurídica de um documento digital, portanto, depende da utilização de certificados e assinaturas digitais que atestem a identidade do usuário.
Como começar a usar documento digital na sua empresa?
Já que é essencial a existência de certificados de identificação do usuário, o seu negócio precisa estar atento à melhor tecnologia que garanta validade aos seus documentos digitais.
Para integrar todas as etapas da jornada do cliente na sua empresa, é muito interessante investir no onboarding digital. Resumidamente, trata-se da digitalização de todas as etapas que envolvam informações e contatos com os seus clientes e fornecedores.
Para tanto, o seu negócio deve apostar em ferramentas disponíveis no mercado, como a assinatura eletrônica por biometria facial. Essa tecnologia usa as características da face para identificar os usuários e estabelecer níveis de segurança à sua empresa.
Um exemplo de tecnologia que facilita o dia a dia da sua empresa é o Autentica, que evita fraudes nos processos, identifica os usuários, formaliza propostas e confirma a prestação dos serviços.
Afinal, qual é o documento mais confiável: digital ou impresso?
Com tantas informações sobre os documentos digitais, é normal que prevaleça essa dúvida. É importante ter em mente que a criatividade dos fraudadores sobre meios de aplicar golpes atinge tanto os documentos físicos como os impressos.
Contudo, quando se trata do documento digital, algumas vantagens atreladas a esse tipo de formalização contratual são imbatíveis. Além da confirmada segurança jurídica, o documento digital é mais prático, ecologicamente consciente e traz economia ao seu negócio.
Não podemos ignorar que o processo e o arquivo digitais são imunes a rasuras, a violações e a perdas dos documentos, trazendo mais tranquilidade às empresas.
Definitivamente, o documento digital é uma vantagem ao seu negócio. Para saber mais sobre o assunto, inclusive sobre como o processo de fechamento de negócios é mais rápido com a assinatura eletrônica, sugerimos a leitura do nosso artigo que mostra como as assinaturas eletrônicas reduzem em 96% o tempo do fechamento de contrato.
