Ter uma empresa não se resume a produzir e/ou oferecer um bom produto, ou serviço, é preciso conseguir controlar o fluxo de recursos financeiros que entram e que saem, dentre outras muitas funções ligadas ao dinheiro. É por isso que, para conseguir sobreviver, uma empresa precisa saber como funciona a estrutura do departamento financeiro.
Um departamento financeiro bem estruturado e com processos eficientes, além de profissionais capacitados, pode ser a pedra fundamental para o sucesso de qualquer negócio. É por isso que a dúvida sobre como montar uma estrutura financeira é tão válida entre qualquer empresário.
Mostraremos aqui, neste artigo, os principais conceitos que permeiam os principais temas relacionados aos departamentos financeiros, seus cargos, processos, setores, indicadores, tudo empacotado em uma série de dicas para que você consiga montar a sua estrutura do zero!
O que é, como funciona e qual a importância do departamento financeiro em uma empresa?
A base de qualquer organização tem como princípio a transformação de trabalho em dinheiro. Podemos dizer que o dinheiro, na forma de lucro, é a força propulsora de qualquer operação.
O departamento financeiro é o responsável pelo controle do dinheiro em uma companhia, logo, este setor é o coração de uma organização, sendo até mais relevante que a produção, por exemplo.
É principalmente por esse motivo que ter uma estrutura do departamento financeiro bem definida é extremamente importante para o sucesso de qualquer empresa.
Essa estrutura deve possuir alguns elementos essenciais para poder funcionar bem. Um deles é estabelecer uma conexão forte, transparente e direta com todos os setores da organização.
Quais são os principais cargos em um departamento financeiro?
A estrutura do departamento financeiro pode variar de diversas maneiras, e a mais comumente encontrada é com relação ao tamanho da empresa.
Por exemplo, é muito comum que pequenas empresas e startups tenham na figura do proprietário o seu departamento financeiro, que acaba acumulando todas as funções. Em empresas maiores, o setor é formado por diversos funcionários, sendo que cada um deles possuem cargos e responsabilidades diferentes.
No topo da hierarquia de um setor financeiro encontra-se o Diretor Financeiro (CFO), que lidera o departamento, estabelecendo estratégias financeiras e garantindo a saúde econômica da empresa. Logo após, os Gerentes Financeiros e Contadores, responsáveis pela supervisão das operações financeiras diárias, incluindo planejamento, análise de riscos e tomada de decisões estratégicas.
Já os Analistas Financeiros são fundamentais para preparar e analisar relatórios financeiros, assegurando conformidade e precisão nas tarefas rotineiras e operacionais.
Quais são os principais setores na estrutura do departamento financeiro?
No setor financeiro, existem vários setores-chave que desempenham papéis cruciais na gestão financeira de uma empresa, entre eles podemos citar:
Contas a pagar e receber
Os setores de contas a pagar e a receber desempenham papéis fundamentais em uma empresa, agindo como os pilares da saúde financeira. Contas a Pagar é a divisão responsável por gerenciar pagamentos de saída para fornecedores e credores, esse setor garante que as dívidas da empresa sejam pagas prontamente e com precisão, protegendo sua reputação e possibilitando relações benéficas com parceiros.
Por outro lado, o Contas a Receber supervisiona os pagamentos de entrada de clientes, crucial para manter um fluxo de caixa estável e financiar as operações diárias.
Esse delicado equilíbrio entre o dinheiro entrando e saindo sublinha o papel indispensável desse setor no sucesso operacional de uma empresa e no planejamento estratégico de longo prazo.
Tesouraria
Controla o fluxo de caixa da empresa, ou seja, tudo o que entra e o que sai das suas contas. Trabalha de forma conjunta com o pessoal de Contas a Pagar e Receber.
Tributos
Empresas lidam o tempo inteiro com o pagamento de impostos (especialmente no Brasil). Por isso, é importante possuir uma área responsável por conduzir esse trabalho e atuar estrategicamente na escolha dos melhores regimes tributários.
Planejamento
Área de atuação altamente estratégica no departamento, o planejamento estratégico financeiro trabalha com projeções futuras, controle orçamentário e com ações para a empresa atingir seus objetivos a médio e longo prazo.
Relação com investidores
Grandes empresas de capital aberto possuem essa atribuição a mais dada ao seu departamento financeiro. Cabe, aqui, fazer com que as finanças sejam demonstradas da maneira mais transparente e objetiva possível para os acionistas e investidores.
Dica Extra
Falando em departamento financeiro, aqui vai uma dica valiosa: o Blog e o Canal do Youtube da Assertiva têm material completo sobre treinamento e capacitação do time financeiro!
Também indicamos o curso Cob Class, que aprofunda a questão de crédito e cobrança, os quais são conhecimentos essenciais para setores de Contas a Pagar e Receber.
Como definir os processos financeiros na empresa?
Tão importante quanto construir um departamento financeiro bem estruturado e adequado ao tamanho da operação é definir o conjunto de processos que irá definir sua atuação e seu trabalho. Afinal, é seguindo este fluxo de processos que a movimentação e a gestão financeira realmente acontecem na empresa.
A primeira coisa a ser feita é padronizar os processos. Isso pode ser feito de maneira mais fácil em uma operação que esteja em seu início, mas nada impede que ajustes com este fim sejam feitos em processos já existentes. Após determinar quais os procedimentos padrões, é importante registrar essas informações em documentos para referência futura.
Padronizar e documentar somente, não basta. Estamos falando de um setor com enormes responsabilidades, o que pede que existam algumas ferramentas de verificação. Esse é o papel dos chamados controles internos, feitos por equipes independentes, e das auditorias, que podem inclusive ser realizadas por empresas especializadas externas.
Por fim, podemos citar uma das melhores práticas que existem hoje no mercado para a criação de padrões e processos de qualidade: as SLA, sigla em inglês para Service Level Agreement, que significa Acordo de Nível de Serviço. Trata-se de uma espécie de documento onde ficam acordados os níveis de entrega do serviço de uma empresa contratada, ou neste caso específico, de um departamento em uma organização.
Quais tecnologias são essenciais para a eficiência financeira?
A tecnologia é algo premente na vida da maioria das pessoas hoje, e não poderia ser diferente no ambiente corporativo, especialmente quando falamos de departamento financeiro. Afinal, são muitas informações que precisam ser processadas e acompanhadas! Por isso, sistemas e softwares de backoffice são praticamente obrigatórios em um setor financeiro.
Um tipo de software bastante comum são os sistemas ERP, sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa. Trata-se de uma ferramenta que ajuda a administrar todos os recursos em uma organização, especialmente os financeiros, com controles (de contas a receber, por exemplo) demonstrativos e informativos bastante úteis para todos os tipos de análises.
Outro aspecto que a tecnologia pode trazer é a automação de processos de cobrança de clientes inadimplentes. O Assertiva Recupere, por exemplo, é um sistema que pode ajudar qualquer empresa a automatizar os processos de gestão da cobrança e a diminuir casos de inadimplência que causam impactos financeiros negativos para a empresa.
Conclusão
Abordamos neste artigo, muitos fatores inerentes e essenciais para qualquer setor financeiro, desde sua concepção, passando pelas suas principais atividades, cargos e até mesmo a ajuda que a tecnologia pode trazer para o departamento.
Falando novamente em tecnologia, o Assertiva Recupere pode ser a solução que você busca para melhorar os processos de cobrança e recuperar mais dívidas na sua empresa. É uma plataforma com múltiplas ferramentas totalmente integradas, permitindo uma gestão completa da cobrança. Acesse nossa página e agende uma demonstração gratuita!
